Jokainen joukkue kohtaa päivittäisessä toiminnassaan haasteet, jotka vaikuttavat sen toiminnan tehokkuuteen, estäen sitä lyömästä viikoittain, kuukausittain ja neljännesvuosittain KPI: iin. Se voi olla väärinkäytöksiä, toistuvia tehtäviä heidän tehtäväluettelossaan, joka vaatii manuaalista panosta tai hajautettua joukkuetta.
Onneksi hyvä työnkulun hallintatyökalu voi auttaa sinua virtaviivaistamaan kaikkia yritystehtäviäsi, parantamaan tiimin yhteyksiä ja vähentämään toimintavirheitä.
Oikean työnkulun hallintaohjelmiston valitseminen, joka vastaa yrityksesi tarpeitasi, on kuitenkin helpompaa sanoa kuin tehdä. Yksi virhe valintaprosessissa voi maksaa budjettisi, resurssit tai ajan.
Tässä oppaassa jaamme kaiken mitä sinun on tiedettävä siitä, kuinka valita oikea työnkulun hallintaohjelmisto yrityksellesi. Loppuun mennessä sinulla on tieto tehdä tietoinen päätösOptimoi joukkueesi tuotannonja ajaa menestystä.
Sisällysluettelo
- Pilvitallennus yrityksille
- Helppokäyttöisyys
- Skaalautuvuus
- Turvallisuus ja noudattaminen
- Kustannukset ja hinnoittelu
Yrityksen tarpeiden arviointi
Jos haluat Yrityksen perustaminen, oikea työnkulun hallintaohjelmisto voi olla pelinvaihtaja ensimmäisestä päivästä lähtien. Se voi auttaa järjestämään tehtäviä, virtaviivaistamaan viestintää ja asettamaan vahvan perustan tehokkaalle toiminnalle.
Tutki seuraavaa arvioidessasi yrityksesi tarpeita:
Liiketoimintaprosessi
Yrityksillä on erilaisia prosesseja, jotka niiden on virtaviivaistaa toiminnan tehokkuuden saavuttamiseksi.
Tutkimuksen mukaan 55,2% yrityksistä on ostanut työnkulunhallintaohjelmiston heidän työnkulkuongelmiensa ratkaisemiseksi. Tässä on joitain tärkeimmistä liiketoimintaprosesseista, joita he halusivat virtaviivaistaa:
Työnkulun hallintaohjelmiston arvon maksimointi vaatii ratkaisun valitsemisen, joka on räätälöity organisaation prosesseihin.
Aloita kartoittamalla perusteellisesti kriittiset työnkulkut, jotka tarvitsevat virtaviivaistamista - tietojen syöttämistä, työntekijöiden mukana olevaa, osastojen välistä yhteistyötä, saapuvien puhelujen käsittelyä ja paljon muuta. Nämä kipupisteet opastavat sinua oikeaan työkaluun.
YrityksilleYritysluokan työnkulkujärjestelmäErityisesti heidän teollisuuden pystysuoraan rakennettu voi tarjota valtavia hyötyjä.
Terveydenhuollon organisaatiotVoi vaatia vahvoja HIPAA -vaatimustenmukaisuusominaisuuksia, kun taas rahoitusyritykset saattavat tarvita edistyneitä turvallisuus- ja tilintarkastusominaisuuksia.
Sitä vastoin vähittäiskauppiaat voisivat hyödyntää teollisuuskohtaista automaatiota markkinointikampanjoille, varastonhallinnalle ja asiakaspalvelulle.
Läpinäkyvyyden ja avoimen viestinnän parantamisen tulisi olla prioriteetteja riippumatta työnkulkuratkaisujen arvioinnissa.
Työkalut, jotka parantavat viestintää ja virtaviivaista toimintaa, ovat ratkaisevan tärkeitä, kun valitaan parhaita työnkulun hallintaohjelmistoja.
Esimerkiksi Blink tarjoaa ominaisuuksia, jotka on suunniteltu parantamaan tiimiyhteistyötä jakamalla päivityksiä tehokkaasti ja helpottamalla viestintää, ja se on Meta -työpaikan vaihtoehto.
Toteuttamalla oikean työnkulkumoottorin, jota täydentävät yhteistyövälineet, kuten Blink, yritykset varustavat itsensä ainutlaatuisiin prosesseihinsa räätälöityyn digitaaliseen työpaikkaan.
Tämä tarkoituksellinen lähestymistapa varmistaa, että valitset ohjelmiston, joka eliminoi pullonkaulat, vähentää kalliita virheitä ja ajaa joukkueesi tuottavuuden uusiin korkeuksiin ja mukauttaa sujuvasti kehittyviin tarpeisiisi.
Joukkueyhteistyö
Työnkulun hallintaohjelmiston ansiosta voit yhdistää organisaatiosi osastot ja helpottaa sujuvaa reaaliaikaistayhteistyö ja viestintä joukkueiden välillä, varmistaa projektien onnistunut loppuun saattaminen.
Tämän tutkimuksen mukaan 32,9% yrityksistä ilmoittaa, että automaatio on tehnyt heidän liiketoiminnastaan yhteistyöhön.
Valitse työnkulun hallintaohjelmisto, jolla on yhteistyöominaisuuksia, jotta tiimisi voi työskennellä yhdessä ja yhdenmukaistaa prosessit pyrkiessään saavuttamaan liiketoimintatavoitteet.
Alla on ominaisuuksia, joita etsitään työnkulun hallintaohjelmistosta:
- Reaaliaikainen viestintä ja yhteistyö: Se varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla vähentäen väärinkäsityksiä, jotka vahingoittavat projektin suorituskykyä.
- Mukautettavissa olevat työnkulut: Ohjelmistolla tulisi olla useita muokattavia malleja, jotta ryhmällesi tarvitaan hallinta, jota he tarvitsevat järjestelmän käyttämiseen.
- Tehtävien hallinta: Sillä pitäisi olla ominaisuuksia tehtävien määrittämisessä, määräaikojen asettamisessa ja päivitysten seuraamisessa ryhmän jäsenten pyrkimyksen saavuttamiseksi yleisten liiketoimintatavoitteiden murskaamiseksi
- Tiedostojen jakaminen ja asiakirjayhteistyö: Se antaa joukkueille mahdollisuuden työskennellä asiakirjojen uusimpien versioiden parissa ja seurata reaaliaikaisia muutoksia muutamalla napsautuksella.
- Yksityiskohtainen raportointi ja analytiikka: Tarvitset sitä seurataksesi tiimisi suorituskykyä eri prosesseissa ja strategisesti parantaa niitä.
Integrointi
Yksi tapa saada irti työnkulun hallintaohjelmistosta on valita yksi, joka integroi useita kolmansien osapuolien sovelluksia.
Tämän avulla voit luoda käyttöliikenteen työnkulkuja,Paranna joukkueesi tuottavuuttaja tee yrityksestäsi yhteistyöhön.
Voit esimerkiksi integroidaprojektinhallintaohjelmistoonline -tiedonhallintaalustan kanssa työnkulun hallintatyökalussa.
Tiimisi käyttää projektinhallintatyökalua reaaliaikaiseen yhteistyöhön projekteissa ja lataa työtiedostoja online-tietoalustalle keskitetyn alustan avulla.
Kun olet asettanut työkalusi, sinun kannattaa integroida se usein käyttämiäsi software -ohjelmistossa, kutenpilvivarastojen tarjoajat, rahoitusalustat ja online -tietokannat.
Hyvä vaihtoehto on käyttää IaaS-ystävällistä alustaa työnkulkujärjestelmän yhdistämiseen haluamasi SaaS-ohjelmistosi ja kolmansien osapuolien työkalut prosessien virtaviivaistamiseen.
Zapieron erinomainen esimerkki integraatiokeskeisestä työnkulkutyökalusta. Sen avulla yritykset voivat yhdistää yli 5000 sovellusta ilman koodaustietoa, luomalla automatisoidut työnkulut (nimeltään 'Zaps') eri palveluiden välillä.
Voit esimerkiksi luoda uuden tehtävän automaattisesti projektinhallintatyökalusi, kun CRM: ään lisätään uusi lyijy tai lähettää löysäilmoitus, kun uusi tiedosto ladataan pilvitallennukseen.
Valitse vaihtoehtoisesti ohjelmisto, jossa on sisäänrakennetut integraatiot haluamasi työkalujen ja kolmansien osapuolien alustoihin.
Tällaisen työnkulun ohjelmiston rajoitetut integraatiovaihtoehdot voivat kuitenkin aiheuttaa ongelmia skaalausoperaatioiden yhteydessä.
Arvioi ohjelmistovaihtoehdot
Kun olet arvioinut yrityksesi tarpeita, työnkulun hallinnan erilaiset käytettävissä olevat vaihtoehdot saattavat pilata sinut valinnan vuoksi. Tässä on keskeiset ominaisuudet, jotka sinun on otettava huomioon tarkastellessasi erilaisia vaihtoehtoja:
Pilvitallennus yrityksille
Pilvivarastointiin on monia vaihtoehtoja, mutta sinun on oltava valikoivampaa varmistaaksesi, että tiedostosi on suojattu tietohäviöltä ja että yrityksesi noudattaa tiedonhallintalakeja.
Yksityisyyden kannaltaInternxt Drive Business -yritykseenTarjoaa päästään salatun pilvipalvelun, joka on avoimen lähdekoodin ja GDPR-yhteensopiva.
Internxt Drive suojaa yrityksiäRansomware -hyökkäykset ja tietojen menetyksetPäästä päähän -salauksella ja useilla palvelimilla, joissa tiedostot salaavat, varmuuskopioidaan ja kiinnitetään hakkereilta.
Toisin kuin muut yritykset, Internxt ei pidä salausavaimia tietoihisi, joten kukaan ei voi käyttää tiedostoja, ellei tilinhoitaja valtuutta.
Lisävarusteena voit jakaa ja tehdä yhteistyötä asiakirjoissa turvallisesti joukkueissa ja hallita enintään 100 käyttäjän ryhmää premium -suunnitelmalla, joka tarjoaa 2 kt tallennustilaa käyttäjää kohti ja alkaa 8,99 €/käyttäjä/kuukausi
Pro:
- Saavutettavissa:Työntekijät voivat käyttää tiedostoja mistä tahansa laitteesta, mikä tekee Internxt -asemasta sopivan hybridi-, etä- tai toimistoympäristöihin.
- Muokattavissa:Lisää jäsenet ryhmään ja allota säilytys jäsenille tarvittaessa. Hallitse laskutusta ja maksuja helposti ja vaihda henkilökohtaisten ja pilvitilien välillä.
- Yhteistyöystävällinen:Salaa ja lähetä tiedostoja turvallisesti Internetin kautta, salasana-suojaa ja rajoita pääsyä jaettuihin tiedostoihin milloin tahansa.
- Erittäin skaalautuva:Päivitä tai alenna tilaussuunnitelmasi vastaamaan yrityksen tarpeitasi resursseja.
- Tulevat päivitykset:B2B -suunnitelmiin lisätään uusia julkaisuja ja päivityksiä pian, mukaan lukien tiedostoversio ja käyttölokit.
Helppokäyttöisyys
Valitsemasi työnkulun hallintaohjelmiston on oltava helppoa jokaiselle ryhmän jäsenelle riippumattatekninen taito.
Tiimisi pitäisi pystyä käyttämään sitä vaivattomasti vangitsemaan koko tehtävien virtaus eri vaiheissa ja luomaan kattavat työnkulut luottamatta IT -tiimiin.
No-koodialustan käyttäminen helpottaa tiimisi oppimista ja sopeutumista työkaluun, mikä lisää eri osastojen käyttöönoton todennäköisyyttä.
Lisäksi,kannustaa työntekijöitäOsoittaa heidän ideoitaan yrityksen työnkulun tehokkuuden parantamiseksi.
Joitakin työnkulun hallintaohjelmistojen etsimistä intuitiivisista ominaisuuksista sisältävät intuitiivisen visuaalisen mallinnuksen, vetämis- ja pudotusmuodon rakentajat, automatisoidut raporttien rakentajat ja työnkulun visualisointi.
Suosittu työnkulun hallintaTyökalut, kuten maanantai.comja Trello, tarjoa intuitiivisia rajapintoja veto- ja pudotustoiminnoilla, mikä tekee heistä ryhmän jäsenten saataville, joilla on erilainen tekninen asiantuntemus.
Graafinen mallintaminen auttaa sinua visualisoimaan prosessit sekä työntekijöiden ja osastojen roolit jokaisessa työnkulkuvaiheessa hyvin kartoitettujen prosessivirtojen luomiseksi.
Toisaalta vedä ja pudota lomakkeen rakentajat antavat joukkueellesi luoda dynaamisia muotoja hienostuneiden elementtien avulla muutamassa minuutissa tekemättä raskaita nostoja.
Skaalautuvuus
Yrityksesi tarvitsee futuristisen työnkulkujärjestelmän kasvaakseen ja sopeutuakseen vastaamaan sen muuttuvia tarpeita.
Työnkulun työkalun tulisi pystyä käsittelemään suurempaa käyttäjäkantaa, laajentamaan liiketoimintaa, monimutkaisia työmenetelmiä ja päivittäistä tiedon määrää kohtaamatta viivästyksiä tai edellyttäen ryhmäsi monimutkaisia säätöjä.
Valitse skaalautuvuudelle rakennetun työnkulkujärjestelmän ottamalla huomioon tekijät, kuten ohjelmiston arkkitehtuuri, suorituskyky, räätälöintivaihtoehdot jaturvaominaisuudet.
Esimerkiksi työnkulun hallintatyökalu, jolla on runsaasti räätälöintivaihtoehtoja
Yritystason ratkaisut, kuten JIRA ja NINTEX
Turvallisuus ja noudattaminen
Parhaimmilla työnkulun hallintatyökaluilla on turvallisuuskäytäntöjä ja puitteita, ja ne noudattavat teollisuuskohtaisia määräyksiä organisaatioiden IT-infrastruktuurin jaarkaluontoiset tiedot ulkoisista uhista.
Varmista, että ohjelmistoa ylläpitävät palvelimet noudattavat tietoturvatodistuksia, kutenHIPAA -vaatimustenmukaisuusja ISO 27001: 2005.
Varmista lisäksi, että työnkulkutyökalulla on vankkoja tietoturvaprotokollia, kuten datasalaus, roolipohjainen tietoturva jaMonitektorien todennus(MFA).
MFA: n sisällyttäminen tarjoaa lisäsuojaustasoa, joka takaa yrityksesi tietojen turvallisuuden luvattomalta merkinnästä.
Kun valitset työnkulun hallintajärjestelmää, on tärkeää ottaa huomioon sen kykynsä mukauttaa MFA, koska tämä voi suuresti edistää liiketoiminnan varmistamista ja herkän tiedon luottamuksellisuuden säilyttämistä.
Kustannukset ja hinnoittelu
Ohjelmiston omistamisen tai käytön aiheuttamien kustannusten on sovittava budjettisi ja liiketoimintatarpeisiisi.
Hinnoittelu voi vaihdella merkittävästi eri työnkulun hallintatyökalujen välillä. Esimerkiksi Asana tarjoaa ilmaisen perussuunnitelman pienille joukkueille, kun taas yritysratkaisuilla, kuten Smartsheetillä, voi olla korkeammat käyttäjäkohtaiset kustannukset, mutta ne tarjoavat edistyneempiä ominaisuuksia.
Jos päätät käyttää paikan päällä olevaa työnkulkujärjestelmää, budjetti ohjelmistolisenssin saamisen ja suurten päivitysten tekemisen ennakkomaksujen budjetissa.
Pilvityönkulkujärjestelmällä toistuvien kustannusten, kuten tilausmaksujen, päivitysten, ylläpidon ja teknisen tuen budjetti.
Työnkulkujärjestelmien yleisimmät maksumallit ovat tilauspohjaiset hinnoittelumallit tai maksullisina maksusuunnitelmat, kuten palvelut, kuten Internxt Object Storage, objektin tallennuspalvelu, joka on rakennettu yrityksille, jotka on rakennettu suurten tallennusmäärien käsittelemiseksi.
Palveluntarjoajien hintatilauspohjaiset maksumallit käyttäjää kohti kuukaudessa. Luokitella ne tasoille, kuten 'järjestelmänvalvoja' ja 'Näytä vain', ja lisää kustannuksia ottaessasi ylimääräisiä käyttäjätasoja.
Maksat maksat yrityksesi resurssit, jotka voivat olla hyvinkustannustehokas.
Myyjä voi esimerkiksi tarjota porrastetun rakenteen, kuten maksamalla 80 dollaria kuukausittain työnkulkujen luomiseksi ja automatisoimiseksi 3-5 prosessille.
Erityisesti työnkulkutyökalut voivat maksaa jopa 2 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa 50 dollariin+ käyttöä kohti valitsemastasi suunnitelmasta riippuen, tarvitsemasi työkalut, tallennusvaatimuksesi jne.
Työnkulkuohjelmiston kustannusten määrittämiseksi ota yhteyttä tukkeutumiseen antaaksesi sinulle selkeän, läpinäkyvän hinnoittelukehyksen, joka kattaa kaikki piilotetut maksut.
Ohjelmiston toteuttaminen ja käyttöönotto
Kun olet ostanut työnkulun hallintaohjelmiston, käytät sitä tehokkaiden työnkulkujen toteuttamiseen, kun eri joukkueet omaksuvat sen vähitellen. Tässä on mitä voit odottaa valitsemaltasi ohjelmistolta:
Käyttöönotto ja asennus
Hyvän työnkulunhallintatyökalun tulisi olla helppo asentaa ja ottaa sidosryhmille ottaa käyttöön arkipäivän tehtäviä ja parantaa tiimin suorituskykyä.
Palveluntarjoajan tiimin tulisi olla valmiustilassa auttamaan sinua saumattomasti perustamaan ja käyttöönottamaan ohjelmiston työnkulun versiosta riippumatta.
Niiden tulisi myös noudattaa parhaita käyttöönottokäytäntöjä tukemaan organisaation mukautettujen työnkulkujen käyttöönottoprosessia.
Tässä on mitä toteutusprosessi näyttää:
- Liiketoimintaprosessin kartoitus. Kerää tietoja prosesseista, jotka haluat automatisoida ja hallita. Valitse yksi tai kaksi prosessia, joiden kanssa yrityksesi kamppailee ja aloita.
- Tunnista sidosryhmät ja ota heistä yhteyttä tarpeiden määrittämiseksi ja auttamaan sinua perustamaan erilaisia automaation johtamia työnkulkuja.
- Käytä työnkulun rakentajaa edustaaksesi visuaalisesti työnkulun vaiheita. Kerää panosta kaikilta sidosryhmiltä ennen siirtymistä seuraavaan vaiheeseen.
- Suunnittele työnkulku ja lomakkeet työnkulun hallintaohjelmistossa. Käytä vähäkoodin työnkulkujärjestelmän veto- ja pudotusominaisuutta suunnitellaksesi ja muokataksesi työnkulkumalliasi.
- Automatisoi työnkulku yksinkertaisella automaatiotyökalulla.
- Taistelu Testaa työnkulkua käyttäjäryhmän avulla varmistaakseen, että sen suunnittelu on tarkka.
- Kouluta käyttäjiä siitä, kuinka työnkulkujärjestelmää käytetään työkalun nopean käyttöönoton kannustamiseen.
- Käynnistä järjestelmä ja aloita käsitysten kerääminen luomasi prosesseihin ja työnkulkuihin.
Koulutus ja tuki
Jotta työnkulun hallintaohjelmistosi toteutuu, myyjän tulisi tarjota riittäväJatkuva koulutus ja tuki.
Tämä antaa sujuvasti siirtymisen työnkulun hallintasovelluksen käyttöön. Joten tarkista toimittajan koulutusresurssioppaat ja sellainen tuki, jota he tarjoavat ennen työnkulun hallintaohjelmistojen ostamista.
Esimerkiksi resurssikeskus, jossa on tuoteopetusvideoita jaTietokantatiedostotVarustaa tiimillesi taitot, joita he tarvitsevat työkalun käyttämiseen työkalujen työläisten työnkulkuprosessien luomiseen ja virtaviivaistamiseen organisaatiosi sisällä.
Blinkillä on ohjekeskus resursseilla, kuten käyttäjäoppaiden, sisäisten tukiasiakirjojen ja järjestelmänvalvojan oppaat käyttäjien auttamiseksi useiden ongelmien ratkaisemisessa.
Tarjoa koulutusta useissa muodoissa, kuten online, henkilökohtainen tai dokumentoinnin kautta, kaikkien oppimistyylin mukauttamiseksi.
Esimerkiksi hallinnollisten valmennusistuntojen kanssa järjestelmänvalvojat voivat parantaa taitojaan vastaamaan vastaavien vastuunsa tarpeita.
Lisäksi myyjällä tulisi olla laadukas tukihenkilöstö, joka on tavoitettavissa puhelimitse, live chat ja tekstiviesti.
Heidän tulisi auttaa tiimisi ratkaisemaan haasteita, joita he kokevat päivittäisiä tehtäviä, vähentämällä pullonkauloja ja lisäämällä työvoiman tehokkuutta.
Johtopäätös
Oikean työnkulun hallintaohjelmiston käyttäminen on ratkaisevan tärkeää maksimaalisen toiminnan tehokkuuden saavuttamiseksi. Voit virtaviivaistaa tehtäviä, parantaa joukkueyhteistyötä ja saavuttaa yrityksesi tavoitteet tehokkaammin.
Suorittamalla yllä olevat toimenpiteet, kuten arvioimalla yrityksesi tarpeet perusteellisesti, arvioimalla ohjelmistovaihtoehtoja ja ottaen huomioon helppokäyttöisyys, löydät organisaatiollesi räätälöidyn työnkulun ratkaisun.
Varmista lisäksi, että priorisoit turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden, kun tehdään ohjelmistovalintaSuojaa yrityksesi tietojaja IT -infrastruktuuri hyökkäyksistä.