Taulukon automatisointi Wordissa Excelin avulla on hieno temppu säästää aikaa ja varmistaa asiakirjojen tarkkuus. Linkittämällä Excel -laskentataulukon Word -asiakirjaan, voit saada taulukon päivityksen automaattisesti aina, kun Excel -tiedot muuttuvat. Alle 100 sanalla, miten se tehdään: Luo ensin taulukko Exceliin tietojen kanssa, jotka haluat sisällyttää. Avaa sitten sana, siirry insert -välilehteen, napsauta 'Object', valitse 'Object' uudelleen ja valitse Excel -tiedosto. Voila! Sanapöytäsi heijastaa nyt kaikki Excelissä tehdyt muutokset.
Askel askeleelta opetusohjelma: taulukon automatisointi sanalla Excel
Ennen kuin sukellamme yksityiskohtiin, ymmärretään, mitä aiomme tehdä. Nämä vaiheet opastavat sinua linkittämällä Excel -taulukon Word -asiakirjaan, jolloin sanataulukko voidaan päivittää automaattisesti kaikilla Excel -tiedostossa tehtyjen muutosten avulla.
Katso myös:Kuinka muuntaa sanataulukko HTML: ksi: vaiheittainen opas
Vaihe 1: Valmistele Excel -taulukko
Luo ja muotoile taulukko Excel -muodossa. Varmista, että tiedot on järjestetty haluamallasi tavalla, joka ilmestyy Word.
Hyvin jäsennelty Excel-taulukko on ratkaisevan tärkeää, koska nämä tiedot näytetään Wordissa. Varmista, että kaikki tiedot ovat tarkkoja ja muotoiltu oikein, koska tämä säästää aikaa myöhemmin.
Vaihe 2: Aseta objekti sanaan
Avaa sana, siirry 'Lisää' -välilehteen, napsauta 'Object' ja valitse sitten Object 'Object' -valikosta.
Lisäämällä objektin, upotat tai linkität ulkoisen tiedoston Word -asiakirjaasi. Tarkoituksemme varten linkität yleensä Excel -tiedoston varmistaaksesi, että se päivittää automaattisesti.
Vaihe 3: Linki Excel -tiedosto
Siirry Object -valintaikkunassa 'Luo tiedosto' -välilehdestä, napsauta 'Selaa', etsi Excel -tiedosto, valitse se ja tarkista 'Link to tiedosto'.
Kun linkität tiedoston sen sijaan, että upottaisit sen, Word luo yhteyden alkuperäiseen Excel -tiedostoon. Kaikki Excel -tiedoston päivitykset heijastavat Word -asiakirjassa automaattisesti.
Vaihe 4: Muuta kokoa ja muotoile tarpeen mukaan
Säädä taulukon koko ja muoto sanassa tarvittaessa.
Joskus taulukko ei välttämättä näy täsmälleen niin kuin haluat sen sanalla. Voit muuttaa sen kokoa ja muotoilla sitä aivan kuten minkä tahansa muun taulukon kanssa, rikkomatta linkkiä Excel -tiedostoon.
Kun olet suorittanut nämä vaiheet, Word -asiakirja sisältää taulukon, joka päivitetään automaattisesti aina, kun Excel -tiedostoa on muokattu. Tämä on hieno tapa varmistaa asiakirjojen johdonmukaisuus ja säästää aikaa manuaalisiin päivityksiin.
Vinkkejä: taulukon automatisointi Wordissa Excelin avulla
- Tarkista Excel-tietosi ennen kuin linkität sen Wordiin virheiden välttämiseksi.
- Varmista, että Excel -tiedosto pysyy samassa paikassa linkin ylläpitämiseksi.
- Jos Word -asiakirja jaetaan muiden kanssa, he tarvitsevat myös pääsyn Excel -tiedostoon päivitetyn taulukon tarkastelemiseksi.
- Käytä selkeää ja erillistä muotoilua Excelissä varmistaaksesi, että taulukko näyttää hyvältä, kun se näkyy sanassa.
- Muista päivittää Excel -tiedosto säännöllisesti pitääksesi Word -taulukon virran.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voinko muokata taulukon tietoja Wordissa sen jälkeen, kun ne on linkitetty Exceliin?
Ei, kaikki muokkaukset on tehtävä Excel -tiedostossa. Word -taulukko on vain heijastus Excel -tiedoista.
Mitä tapahtuu, jos siirrän tai nimeän Excel -tiedoston uudelleen sen linkittämisen jälkeen?
Linkki rikkoutuu, ja Word -taulukko ei enää päivitä. Sinun on palautettava taulukko uuteen tiedoston sijaintiin tai nimeen.
Voinko linkittää useita Excel -taulukoita Word -asiakirjaan?
Kyllä, voit linkittää niin monta taulukkoa kuin tarvitset toistamalla kunkin taulukon vaiheet.
Kuljeeko taulukon muotoilu Excelissä Wordiin?
Kyllä, suurin osa muotoilusta siirtyy, mutta joudut ehkä säätämään sanan ulkonäköä optimaalisen näytön saavuttamiseksi.
Jos lähetän Word -asiakirjan jollekin muulle, päivittääkö taulukko heille?
Kyllä, mutta vain jos heillä on pääsy linkitettyyn Excel -tiedostoon ja se on samassa tiedostopolussa kuin kun linkitit sen.
Yhteenveto
- Valmista Excel -taulukko käyttämillä tietoilla.
- Aseta objekti sanaan siirtymällä 'Insert' -välilehteen.
- Linki Excel -tiedosto valitsemalla Object -valintaikkunan 'Link to tiedosto'.
- Muuta ja muotoile taulukkoa sanaan tarvittaessa.
Johtopäätös
Taulukon automatisointi Excelillä on tehokas tekniikka, joka voi virtaviivaistaa työnkulkua ja varmistaa, että asiakirjat ovat aina ajan tasalla uusimpien tietojen kanssa. Seuraamalla tässä artikkelissa hahmoteltuja vaiheita voit luoda dynaamisen linkin Excel -tietojen ja Word -asiakirjojen välillä, minimoimalla manuaalisten päivitysten tarve ja vähentämällä ihmisvirheen mahdollisuuksia.
Työskenteletkö taloudellisten raporttien, tietojen analysoinnin tai minkä tahansa muun asiakirjan, joka vaatii johdonmukaisia päivityksiä, tämä menetelmä säästää aikaa ja auttaa sinua ylläpitämään ammatillista standardia työssäsi. Lisäksi lisättyjen vinkkien ja vastausten kanssa yleisiin kysymyksiin on hyvin varustettu käsittelemään tätä tehtävää varmasti. Joten mene eteenpäin, kokeile sitä ja katso kuinka vaivattomasti sanataulukot voivat päivittää vain muutamalla napsautuksella!