Avattava luettelon luominen Excelissä on yksinkertainen mutta tehokas työkalu tietojen syöttämisen tarkkuuden ja nopeuden parantamiseksi. Tämän toiminnon avulla voit tarjota ennalta määritetyn luettelon vaihtoehdoista, joista käyttäjät voivat valita, minimoimalla virheet ja säästää aikaa. Kun olet lukenut tämän lyhyen yleiskatsauksen, tiedät kuinka perustaa avattava luettelo ja tehdä laskentataulukoitasi käyttäjäystävällisempiä.
Askel askeleelta opetusohjelma: avattavasta luettelon luomisesta Excelissä
Ennen kuin sukellamme vaiheisiin, ymmärretään, mitä aiomme tehdä. Avattava luettelo Excelissä on olennaisesti valikko, joka aukeaa, kun napsautat solua, jolloin voit valita vaihtoehdon ennalta määritetystä luettelosta. Se on täydellinen silloin, kun sinulla on joukko tiettyjä merkintöjä, kuten nimiä, sijainteja tai tilaa syötettäväksi laskentataulukossa.
Vaihe 1: Valitse solu, jossa haluat luettelon
Napsauta solua, jossa haluat, että avattava luettelo ilmestyy.
Tästä solusta tulee luettelosi lähtökohta, joten valitse tiedoillesi järkevä sijainti.
Vaihe 2: Siirry Data -välilehteen ja napsauta datan validointi
Etsi Excelin yläreunan nauhan data -välilehti ja napsauta Data -työkaluryhmän datan validointi.
Tämä vaihe avaa asetukset, jotka hallitsevat, millaisia tietoja voidaan syöttää soluun.
Vaihe 3: Valitse Data -validointikeskuksessa 'luettelo' salli -ruudusta
Napsauta Data -validointivalintaruudun Asetukset -välilehdessä avattavasta sallivalintaruudusta ja valitse 'luettelo'.
Valitsemalla 'luettelo' kerrot Excelille, että solun tulisi sallia valinnat vain tarjoamastasi luettelosta.
Vaihe 4: Kirjoita luettelosi kohteet
Kirjoita lähdeaarttiin luettelosi kohteet, jotka on erotettu pilkuilla tai valitse kohteita sisältäviä solualue.
Jos kirjoitat kohteita, varmista, että pilkujen jälkeen ei ole tiloja, ellet halua näiden tilojen näkyvän luettelossasi.
Vaihe 5: Napsauta OK luodaksesi pudotusluettelon
Kun olet kirjoittanut luettelokohteet, sulje tietojen validointivalintaruutu napsauta OK.
Avattava luettelo on nyt aktiivinen! Napsauta solua ja näet pienen nuolen näkyvän, napsauta nuolta ja luettelosi ilmestyy valintaan.
Kun olet suorittanut yllä olevat vaiheet, sinulla on solu, jossa on avattava nuoli. Napsauttamalla tätä nuolta näyttää luettelon syötetyistä vaihtoehdoista, ja voit valita sovellettavan. Tämä tekee tietojen syöttämisestä paitsi nopeamman, myös johdonmukaisemman laskentataulukon ajan.
Vinkkejä avattavasta luettelon luomisesta Excelissä
- Pidä luettelosi lyhyinä ja selkeinä helpon valinnan varalta.
- Jos luettelosi on pitkä, harkitse sen järjestämistä aakkosjärjestyksessä tai loogisissa ryhmissä.
- Käytä listatuotteesi nimetyt alueet, jos ne sijaitsevat laskentataulukon toisessa osassa, mikä helpottaa luetteloidesi hallintaa ja päivittämistä.
- Suojaa solut, jotka sisältävät luettelosi esineitä, jotta ne estävät niitä muuttamasta tai poistamasta vahingossa.
- Testaa avattava luettelo varmistaaksesi, että se toimii odotetusti ja että kaikki suunnitellut kohteet ovat mukana.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voinko luoda avattavasta luettelon toisesta laskentataulukosta?
Kyllä, voit viitata luettelotuotteisiin eri laskentataulukosta. Kun kirjoitat luetteloruudun luetteloruutuun, määritä vain arkin nimi ja solualue.
Voidaanko avattava luettelo lajitella aakkosjärjestyksessä automaattisesti?
Ei, Excel ei lajittele luettelon kohteita automaattisesti. Sinun on lajiteltu luettelokohdat ennen avattavasta luettelon luomista tai lajitella ne manuaalisesti lähdeaarttiin.
Voinko muuttaa fontin koon tai värin avattavassa luettelossa?
Ei, Excel ei salli sinun muuttaa fontti-ominaisuuksia itse avattavassa luettelossa. Voit muuttaa vain luettelon sisältävän solun fonttikokoa ja väriä.
Onko avattavassa luettelossa olevien kohteiden lukumäärälle?
Excel-rajat avattavasta luettelokohdasta 32 767. Käytettävyyden vuoksi on kuitenkin parasta pitää luettelosi lyhyinä ja hallittavissa.
Lue myös:Kuinka luoda avattava luettelo Excelissä useilla valinnoilla
Voinko linkittää avattava luettelo soluun toisessa työkirjassa?
Kyllä, mutta toisen työkirjan on oltava avoin luettelon toimintaan. Muutoin Excel ei voi vetää tietoja suljetusta työkirjasta.
Yhteenveto
- Valitse luettelo.
- Päästä tietojen validointiin Data -välilehdestä.
- Valitse 'luettelo' datan validointiasetuksista.
- Kirjoita tai valitse luettelokohteesi alue.
- Vahvista napsauttamalla OK.
Johtopäätös
Avattava luettelo Excelissä on hieno temppu, joka voi parantaa huomattavasti tiedonhallintataitojasi. Olitpa yritysanalyytikko, opettajan luokittelutehtävät tai vain joku, joka rakastaa henkilötietojen järjestämistä, avattava luettelot voivat tehdä työstäsi paljon helpompaa ja tarkempaa. Muista, että avain hyvään avattavaan luetteloon on selkeä, tiivis joukko vaihtoehtoja, jotka kattavat kaikki mahdolliset merkinnät käyttämättä käyttäjää.
Excel on tehokas työkalu, ja sen toiminnot, kuten avattava luettelo, tekevät siitä erottua tiedonhallintaohjelmiston merestä. Yllä olevien vaiheiden avulla sinun pitäisi pystyä luomaan omat avattavasta luettelot helposti. Älä pelkää kokeilla erilaisia luettelovaihtoehtoja ja -asetuksia löytääksesi mikä sopii parhaiten erityistarpeisiisi. Ja pidä aina mielessä, että perimmäinen tavoite on tehdä tietojen syöttämisestä helppoa.
Jos olet löytänyt tämän oppaan, kuinka luoda avattava luettelo Excel -hyödykkeestä, kannattaa ehkä tutkia edistyneempiä ominaisuuksia, kuten datan validointisäännöt, ehdollinen muotoilu ja kääntötaulukot, jotta voitaisiin parantaa edelleen Excel -kykyäsi. Hyvää laskentataulua!