Kahden Excel-luettelon ristiviittaaminen voi tuntua pelottavalta tehtävältä, mutta se on todella helppoa, kun tiedät vaiheet. Tämän prosessin avulla voit verrata kahta luetteloa nähdäksesi, mitkä kohteet näkyvät molemmissa, mikä voi olla uskomattoman hyödyllistä monissa tehtävissä. Vain muutamassa yksinkertaisessa vaiheessa voit nopeasti ja tehokkaasti viitata tietosi saadaksesi tarvitsemasi oivallukset.
Askel askeleelta opetusohjelma: Kuinka ylittää kaksi luetteloa Excelissä
Ennen kuin sukellamme vaiheittaiseen prosessiin, ymmärrämme, mitä yritämme saavuttaa. Kaksi luettelon ristiviittaaminen auttaa sinua tunnistamaan ottelut tai erot luetteloiden välillä, mikä voi olla erittäin kätevä tietojen analysoinnissa, varastonhallinnassa tai jopa vain henkilökohtaisten kokoelmien seuraamisessa.
Vaihe 1: Aseta Excel -työkirja
Valmista kaksi Excel-luetteloa, jotka haluat viitata.
Kaksi luetteloa on valmis Excel -työkirjaasi on ratkaisevan tärkeää. Varmista, että jokainen luettelo on omassa sarakkeessaan ja että ne ovat linjassa niin, että vertailemasi tiedot ovat vierekkäin. On myös hyödyllistä saada otsikoita jokaiselle luettelolle selkeyden vuoksi.
Vaihe 2: Käytä ottelutoimintoa
Kirjoita ottelutoiminto uuteen sarakkeeseen yhden luettelon vieressä.
Excel -ottelufunktio etsii määritettyä kohtaa solualueella ja palauttaa sitten kyseisen kohteen suhteellisen sijainnin. Voit käyttää tätä toimintoa luetteloiden ristiviittaamiseen, sinun kannattaa kirjoittaa kaava, jossa haluat tulosten näkyvän. Se näyttää jotain näin: = ottelu (a2, b: b, 0). Tämä kaava etsii arvoa solussa A2 sarakkeessa B.
Vaihe 3: Kopioi kaava alas
Vedä kaava alas soveltaaksesi sitä koko luetteloon.
Kun ottelutoiminto on asetettu, sinun on kopioitava se sarakkeesta niin, että se koskee kaikkia luettelosi kohteita. Voit tehdä tämän napsauttamalla pientä neliötä solun oikeassa alakulmassa kaavalla ja vetämällä sitä alas.
Vaihe 4: Analysoi tulokset
Tutki tuloksia otteluiden ja erojen tunnistamiseksi.
Kun olet käyttänyt ottelutoimintoa luetteloosi, näet joko numerot tai virheet. Numerot osoittavat sijainnin toisessa luettelossa, josta ottelu löydettiin, kun taas virheet (yleensä #n/a) tarkoittavat, että vastaavuutta ei ollut. Näiden tietojen avulla voit nähdä nopeasti, mitkä kohteet näkyvät molemmissa luetteloissa.
Vaihe 5: Käytä ehdollista muotoilua (valinnainen)
Käytä ehdollista muotoilua korostaaksesi otteluita tai eroja.
Jos haluat tehdä tuloksista vielä selkeämmän, voit käyttää Excelin ehdollista muotoilua. Tämän avulla voit asettaa sääntöjä-esimerkiksi korostaa soluja, joissa on löydetty ottelu-mikä voi tehdä ristiviestinnästäsi paljon helpompaa lukea yhdellä silmäyksellä.
Kun nämä vaiheet on suoritettu, näet, mitkä ensimmäisen luettelon kohteet näkyvät toisessa luettelossa ja mitkä eivät. Tämä voi auttaa sinua tekemään päätöksiä tietojen perusteella, kuten mitkä kohteet on asetettava uudelleen tai mitkä tehtävät on jo suoritettu.
Vinkkejä kahden luettelon viittaamiseen Excelissä
- Varmista, että luettelosi ovat puhtaita ja vapaa kopioita ennen kuin aloitat ristiviittauksen; Tämä antaa sinulle tarkimmat tulokset.
- Jos sinulla on suuri tietojoukko, harkitse molempien luetteloiden lajittelua aakkosjärjestyksessä ennen ristiviittausprosessin aloittamista, jotta se olisi helpompaa hallita.
- Käytä IfError -toimintoa ottelutoiminnolla, jotta tulokset olisivat luettavissa (esim. = IfError (ottelu (a2, b: b, 0), “ei ottelua”)).
- Muista, että ottelutoiminto on tapausherkkä, joten varmista, että tietosi ovat johdonmukaisia kirjallisuuden suhteen.
- Jos joudut viitata yli kaksi luetteloa, harkitse VlooKUP: n tai hakemiston käyttämistä ja vastaa toimintoja edistyneempiin vertailuihin.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Entä jos saan #n/a -virheen?
Tämä tarkoittaa, että ensimmäisestä luettelostasi kohdetta ei löydy toisesta luettelosta.
Voinko käyttää tätä menetelmää verrataksesi enemmän kuin kahta luetteloa?
Kyllä, mutta enemmän kuin kahdessa luettelossa kannattaa ehkä käyttää VLOOKUP tai hakemisto- ja sovitustoimintoja, jotka sopivat paremmin monimutkaisten vertailuihin.
Onko luettelojärjestyksellä merkitystä?
On parasta, että etsit luettelo ensimmäiseksi luetteloksi, mutta voit säätää ottelutoimintoa vastaavasti, jos ne ovat eri järjestyksessä.
Onko tapa korostaa ottelut automaattisesti?
Kyllä, ehdollisen muotoilun avulla voit asettaa säännöt korostaaksesi automaattisesti otteluita tai eroja luetteloissasi.
Voinko käyttää tätä menetelmää tekstiin ja numeroihin?
Ehdottomasti ottelutoiminto toimii sekä tekstin että numeroilla, varmista vain, että tiedot on muotoiltu johdonmukaisesti.
Lue myös:Kuinka käyttää luetteloita WhatsAppissa?
Yhteenveto
- Aseta Excel -työkirja kahdella luettelolla.
- Käytä ottelutoimintoa.
- Kopioi kaava luettelon läpi.
- Analysoi tulosten ja erojen tulokset.
- (Valinnainen) Käytä ehdollista muotoilua korostaaksesi tuloksia.
Johtopäätös
Kaksi Excel-luetteloa ristiviittaaminen on voimakas taito arsenaalissasi riippumatta siitä, olitpa data-analyytikko, varastopäällikkö vai vain joku, joka haluaa pitää asiat järjestettyinä. Edellä esitetyt vaiheet tarjoavat suoraviivaisen menetelmän tietojen vertaamiseksi, ja pienellä harjoituksella siitä tulee toinen luonne. Muista, että avain onnistuneeseen ristiviittaukseen on luetteloidesi valmistelussa ja ymmärrystä siitä, kuinka Excelin toimintoja manipuloida tarvitsemasi tulokset. Jos olet edelleen nälkäinen lisää Excel -tietoa, kun olet hallinnut, kuinka ylittää kaksi Excel -luetteloa, siellä on runsaasti resursseja, jotka auttavat sinua jatkamaan oppimismatkaa. Hyvää ristiviittauksia!