Jakeluettelon muokkaaminen Outlookissa on suoraviivainen tehtävä. Ainoa mitä sinun täytyy tehdä, on avaa osoitekirja, löytää vaihdettavan jakeluluettelon ja lisätä tai poistaa jäsenet tarpeen mukaan. Kun olet tallentanut muutokset, päivitetty luettelo on valmis käytettäväksi seuraavaan sähköpostiisi.
Askel askeleelta opetusohjelma: Kuinka muokata jakeluluetteloa Outlookissa
Ennen sukellusta vaiheisiin on tärkeää ymmärtää, että jakeluluettelo on ryhmä sähköpostiosoitteita, joihin voit ottaa yhteyttä kaikkiin kerralla. Jotta voit jakeluluetteloa Outlookissa, sinun on vain käytettävä osoitekirjaa, tehdä haluamasi muutokset ja tallentaa ne.
Vaihe 1: Avaa osoitekirja
Avaa osoitekirja Outlookissa, johon jakeluluettelosi tallennetaan.
Napsauta Outlookin navigointiruudussa 'People' tai 'Yhteystiedot' versiostasi riippuen. Näytön yläosassa sinun pitäisi nähdä 'osoitekirja' -painike. Napsauttamalla tätä avaa yhteystietotiedot ja jakeluluettelot.
Vaihe 2: Etsi jakeluluettelo
Etsi jakeluluettelo, jota haluat muokata.
Kun osoitekirja on auki, voit löytää hakupalkin löytääksesi muutosmahdollisuudet. Napsauta luetteloa avataksesi sen.
Vaihe 3: Muokkaa luetteloa
Lisää tai poista jäsenet jakeluluettelosta.
Kun jakeluluettelo on auki, voit lisätä uusia jäseniä napsauttamalla 'Lisää jäseniä' ja etsimällä yhteystietoja. Jos haluat poistaa jäsenen, napsauta heidän nimeään ja valitse sitten 'Poista jäsen'. Varmista, että tarkista luettelosi ennen tallentamista.
Vaihe 4: Tallenna muutokset
Tallenna päivitetty jakeluluettelo.
Kun olet tehnyt kaikki halutut muutokset, on välttämätöntä tallentaa päivitetty luettelo. Etsi 'Tallenna ja sulje' -painiketta tai sulje vain jakeluluettelo -ikkuna, ja sinua pyydetään tallentamaan muutokset.
Kun nämä vaiheet on suoritettu, jakeluluettelo päivitetään uusien lisäämiesi jäsenten tai poistamiesi jäsenten kanssa. Seuraavan kerran kun lähetät sähköpostin tähän luetteloon, se siirtyy kaikkiin nykyisiin jäseniin.
Vinkkejä jakeluluettelon muokkaamiseen Outlookissa
- Tarkista sähköpostiosoitteet ennen niiden lisäämistä tarkkuuden varmistamiseksi.
- Jos sinulla on suuri jakeluluettelo, harkitse sen jakamista pienempiin, kohdennetumisiin luetteloihin.
- Muista tarkistaa ja päivittää jakeluluettelot säännöllisesti pitääksesi ne merkityksellisinä.
- Tunnistaa ne helposti jakeluluetteloihisi merkityksellisiä nimiä myöhemmin.
- Muista, että jakeluluettelon muutokset vaikuttavat kaikkiin tulevaisuuden luetteloon lähetettyihin sähköpostiviesteihin.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voinko palauttaa jakeluluettelon, jos teen virheen muokkaamisen aikana?
Kyllä, voit palauttaa aiemman version jakeluluettelosta, jos olet tehnyt virheen. Jos haluat tehdä tämän, tarkista yhteystietojesi varmuuskopiot tai ota yhteyttä IT -osastollesi apua.
Onko rajaa kuinka monta jäsentä voin lisätä jakeluluetteloon?
Vaikka Outlook ei aseta tiukkaa rajaa, on parasta pitää jakeluluettelot hallittavissa. Jos sinulla on liian monta jäsentä, saatat törmätä sähköpostipalvelimien ongelmiin, jotka hylkäävät viestit koon vuoksi.
Kuinka voin jakaa päivitetyn jakeluluettelon kollegan kanssa?
Jotta voit jakaa päivitetyn jakeluluettelon kollegan kanssa, voit lähettää sen liitteenä sähköpostissa tai jakaa sen jaetun yhteystietokansion kautta, jos se on saatavana organisaatiossasi.
Mitä eroa jakeluluettelon ja yhteysryhmän välillä on?
Jakeluettelo ja yhteysryhmä ovat olennaisesti samat asiat Outlookissa. Ne ovat molemmat kokoelma sähköpostiosoitteita, joita käytetään sähköpostin lähettämiseen useille ihmisille kerralla.
Katso myös:Kuinka muokata Excel Down Down -luetteloa: Vaiheittainen opas
Miksi en löydä jakeluluetteloa, jonka haluan muokata?
Jos et löydä etsimäsi jakeluluetteloa, se voidaan tallentaa toiseen paikkaan, tai sinulla ei ehkä ole tarvittavia käyttöoikeuksia sen muokkaamiseksi. Tarkista IT -osastoltasi tai henkilöltä, joka on luonut luettelon apua varten.
Yhteenveto
- Avaa osoitekirja
- Etsi jakeluluettelo
- Muokata luetteloa
- Tallenna muutokset
Johtopäätös
Jakeluluettelon muokkaaminen Outlookissa voi aluksi tuntua pelottavalta, mutta kun saat sen ripustavan, se on melko yksinkertaista. Kyse on siitä, että tiedät, mistä löytää luettelosi ja miten tarvittavat muutokset voidaan tehdä tehokkaasti. Muista aina tarkistaa työsi ennen kuin lyö säästää, koska nämä muutokset voivat vaikuttaa viestintään tiimissäsi tai yrityksessäsi. Pienellä harjoituksella olet Outlook Distribution Pro -profiili nopeasti. Jos löydät itsesi kiinni tai epävarma, älä epäröi tavoittaa IT -osastoasi tai kysyä Microsoftin tukiresursseja. Ne voivat tarjota hyödyllisiä neuvoja ja varmistaa, että sähköpostiviestisi sujuvat sujuvasti. Mene nyt ja valloita nämä jakeluluettelot!