Jos haluat tuoda tietoja MS Word -sovelluksesta MS Exceliin, sinun on vain valittava tietot sanalla, kopioitava se ja liitä se sitten Exceliin. Tiedot jaetaan sitten automaattisesti riviksi ja sarakkeiksi Excelissä, joita voit muotoilla ja manipuloida tarpeen mukaan.
Tämän toiminnon suorittamisen jälkeen pystyt hyödyntämään Excelin tehokkaita työkaluja tietojen analysointiin ja visualisointiin, mikä helpottaa suurten tietojen kanssa.
Esittely
Oletko kyllästynyt syöttämään tietoja manuaalisesti Excel -laskentataulukoihisi? Oletko koskaan halunnut, että voisit vain siirtää sen pitkän luettelon Word -asiakirjasi nimistä ja numeroista Exceliin tarvitsematta kirjoittaa kaikkea uudelleen? No, sinulla on onnea! Tietojen tuominen Microsoft Wordista Microsoft Exceliin ei ole vain mahdollista; Se on myös suhteellisen helppo tehdä.
Tämä tehtävä on välttämätön jokaiselle, joka käsittelee tietoja säännöllisesti. Olitpa opiskelija, joka on laatinut tutkimusta, raporttia laatii työntekijää tai yrityksen omistajaa, joka seuraa varastoa, tiedon tuoneen oppiminen MS Wordista MS Exceliin voi säästää paljon aikaa ja vaivaa. Se on taito, josta on tulossa yhä merkityksellisempi maailmassa, jossa tiedot ovat kuningas, ja kyky hallita ja analysoida tehokkaasti, että tiedot voivat antaa sinulle merkittävän reunan.
Askel askeleelta opetusohjelma tietojen tuomiseksi MS Wordista MS Exceliin
Ennen kuin pääsemme yksityiskohtiin, on välttämätöntä ymmärtää, että tämän prosessin menestys riippuu suurelta osin siitä, kuinka tiedot on muotoiltu Word -asiakirjassa. Ihannetapauksessa sen tulisi olla taulukossa tai luettelossa, joka voi helposti kääntää Excelin riveiksi ja sarakkeiksi.
Vaihe 1: Avaa Word -asiakirja
Avaa MS Word -dokumentti, joka sisältää tiedot, jotka haluat tuoda Exceliin.
Kun asiakirjasi on auki, varmista, että kopioitavat tiedot on järjestetty. Jos se on taulukossa, varmista, että sarakkeet ja rivit on selvästi määritelty. Jos se on luettelossa, yritä saada se siistissä, sarakkeessa olevassa rakenteessa.
Vaihe 2: Valitse tiedot
Korosta Word -asiakirjan tiedot, jotka haluat siirtää Exceliin.
Ole varovainen, valitse vain tarvitsemasi tiedot. Jos sisällytät vahingossa ylimääräistä tekstiä tai kuvia, se saattaa vaikeuttaa prosessia, kun liität sen Exceliin.
Vaihe 3: Kopioi tiedot
Napsauta hiiren kakkospainikkeella korostettuja tietoja ja valitse 'Kopioi' tai painaa näppäimistösi Ctrl+C.
Tämä vaihe on suoraviivainen, mutta on elintärkeää varmistaa, että olet kopioinut kaiken, mitä aiot.
Vaihe 4: Avaa MS Excel
Siirry MS Excel -sovellukseen ja avaa uusi tai olemassa oleva laskentataulukko, johon haluat liittää tiedot.
Varmista, että Excel -laskentataulukko on asetettu vastaanottamaan tiedot sinulle hyödyllisellä tavalla. Ajattele rivien ja sarakkeiden järjestely ja minne haluat tietojen menevän.
Lue lisää:Kuinka tuoda XPS-asiakirjoja Wordiin: Vaiheittainen opas
Vaihe 5: Liitä tiedot
Excelissä napsauta hiiren kakkospainikkeella solua, jossa haluat alkaa liittää tiedot ja valitse 'liitä' tai paina näppäimistöllä olevaa Ctrl+V: tä.
Liitosten jälkeen Excel järjestää tiedot automaattisesti soluihin. Saatat joutua säätämään sarakkeen leveydet tai rivinkorkeudet tietojen paremmin sovittamiseksi.
Ammattilaiset
| Hyöty | Selitys |
|---|---|
| Säästää aikaa | Sen sijaan, että kaikki tietojasi kopioidaan manuaalisesti, kopiointi Wordista ja liittäminen Exceliin voi säästää työtuntia. |
| Vähentää virheitä | Kopioimalla ja liittämällä tietoja, vähennät mahdollisuuksia tehdä virheitä, jotka ovat yleisiä manuaalisten tietojen syöttämisen kanssa. |
| Joustavuus | Voit tuoda kaikki tai vain osan tietoistasi Wordista Exceliin, mikä antaa sinulle mahdollisuuden hallita sitä, mitä tietoja siirretään. |
Haitat
| Haitta | Selitys |
|---|---|
| Muotoiluongelmat | Joskus tiedot eivät välttämättä liitä Exceliin niin siististi kuin odotettiin, mikä voi vaatia ylimääräistä puhdistusta. |
| Rajoitetut tietotyypit | Kaikki tietotyypit tai elementit (kuten kuvat tai monimutkaiset taulukot) ei voida siirtää sujuvasti sanasta Exceliin. |
| Oppimiskäyrä | Niille, jotka eivät tunne Exceliä, liitettyjen tietojen manipulointi ja Excelin ominaisuuksien hyödyntäminen voi vaatia lisäoppimista. |
Lisätiedot
Kun tuodaan tietoja MS Wordista MS Exceliin, on olemassa muutamia ylimääräisiä vinkkejä, jotka voivat auttaa prosessista entistä tasaisemmin. Esimerkiksi, jos Word -tietosi sisältävät paljon muotoilua, kuten lihavoitu tai kursivoitu teksti, kannattaa ehkä liittää sen Exceliin käyttämällä 'liitä erityistä' vaihtoehtoa tämän muotoilun ylläpitämiseksi. Toisaalta, jos haluat vain raakadatan ilman mitään turmeltumista, voit valita 'liitä arvot' -vaihtoehdon.
On myös syytä huomata, että Excelillä on valikoima työkaluja, jotka voivat auttaa sinua lajittelemaan, suodattamaan ja analysoimaan tuodut tiedot. Joten kun olet saanut tietosi Exceliin, ota jonkin aikaa tutkia näitä ominaisuuksia ja nähdä, kuinka ne voivat auttaa sinua työskentelemään tehokkaammin. Ja muista, harjoittelu tekee täydellisestä - mitä enemmän harjoittelet tietojen tuontia, sitä nopeampaa ja helpompaa siitä tulee.
Yhteenveto
- Avaa Word -asiakirja
- Valitse tiedot
- Kopioi tiedot
- Avoin MS Excel
- Liitä tiedot
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voinko tuoda tietoja Wordista Exceliin, jos se ei ole taulukossa?
Kyllä, voit tuoda tietoja, jotka eivät ole taulukossa, mutta se saattaa vaatia enemmän muotoilua Excelissä liittämisen jälkeen.
Entä jos haluan tuoda vain osan tiedoista Wordista?
Valitse ja kopioi vain tuontia haluamasi tiedot ja noudata samoja vaiheita liittääksesi Exceliin.
Voinko tuoda kuvia sanasta Exceliin?
Kuvat eivät siirrä samalla tavalla data. Niitä voidaan kopioida ja liittää erikseen, mutta ne eivät integroitu Excel -soluihin, kuten tekstiin tai numeroihin.
Voinko muokata tietoja Excelissä sen jälkeen, kun se on tuonut?
Ehdottomasti, kun tiedot ovat Excelissä, voit muokata, muotoilla ja analysoida sitä kuten minkä tahansa muun Excel -tiedon kanssa.
Päivittääkö datan Excelissä, jos teen muutoksia Wordissa?
Ei, kun tiedot on kopioitu ja liitetty, sitä ei enää ole linkitetty Word -asiakirjaan. Mahdolliset sanan muutokset eivät heijasta Excelissä, ellet tarkoita tietoja uudelleen.
Johtopäätös
Tietojen tuominen MS Word -sovelluksesta MS Exceliin ei tarvitse olla askareita. Seuraamalla yllä kuvattuja vaiheita, voit siirtää tietojasi nopeasti ja tehokkaasti hyödyntämällä sitä, mitä molemmilla sovelluksilla on tarjottavanaan. Muista, että avain datan sujuvan tuonnin sujumiseen on siististi järjestetty tieto sanana ja perehtynyt Excelin toiminnallisuuteen. Kun olet hallinnut tämän taiton, löydät sen arvokkaana tietojen hallintaan ja analysointiin eri tehtävien ja projektien välillä.
Joten mene eteenpäin ja kokeile sitä. Ja kuka tietää, tämä saattaa olla vain tuottavuushack, jota olet etsinyt tiedonkäsittelyominaisuuksien varaamiseksi!