Avattava luettelon lisääminen Excel-laskentataulukkoosi voi olla pelinvaihtaja, etenkin tietojen syöttämisen suhteen. Avattava luettelo voi auttaa varmistamaan, että tiedot syötetään johdonmukaisesti ja oikein, vähentämällä virheitä ja tekevät elämästäsi paljon helpompaa. Joten miten asetat avattavasta luettelon Exceliin? Se on yksinkertaista: käytät datan validointityökalua. Vain muutamassa napsautuksessa voit luoda luettelon, jonka avulla käyttäjät voivat valita ennalta määritettyistä vaihtoehdoista. Oletko valmis aloittamaan? Sukellamme sisään.
Askel askeleelta opetusohjelma: Kuinka lisätä avattava luettelo Exceliin
Ennen kuin pääsemme avattavaan luettelon luomiseen, puhutaanpa siitä, mitä pyrimme saavuttamaan. Noudattamalla näitä vaiheita voit lisätä avattavaan valikon Excel-arkkiin. Tämän avulla voit tai muut valita asettamasi vaihtoehdon luettelosta pitämällä tietosi puhtaina ja johdonmukaisina.
Vaihe 1: Valitse solu, jossa haluat avattavasta luettelon
Napsauta Excel-laskentataulukon solua, jossa haluat, että avattava luettelo ilmestyy.
Kun valitset solun, varmista, että se on solu, jossa haluat käyttäjien valitsevan vaihtoehdon luettelosta. Jos haluat luettelon useissa soluissa, voit myös valita valikoiman soluja.
Vaihe 2: Napsauta 'Data' -välilehteä ja valitse 'datan validointi'
Siirry Excel -nauhan 'Data' -välilehteen ja napsauta 'datan validointi' 'Data Tools' -ryhmässä.
Tämä avaa datan validointi -valintaikkunan, jossa määrität avattavasta luettelon säännöt.
Vaihe 3: Valitse 'Salli' -ruudusta 'luettelo'
Tietojen validointi -valintaikkunassa 'Asetukset' -välilehden alla näet 'salli' -ruutu. Napsauta sitä ja valitse avattavasta valikosta luettelo.
Tämä kertoo Excelille, että haluat luoda luettelon kohteista, joista käyttäjät voivat valita.
Lue lisää:Kuinka lisätä avattavasta luettelosta Exceliin: vaiheittainen opas
Vaihe 4: Kirjoita avattavasta luettelosi kohteet
Kirjoita näkyvään 'lähde' -ruutuun avattavaan luetteloon haluamasi kohteet, jotka on erotettu pilkuilla tai valitse solualueen, jotka sisältävät esineet, jotka haluat sisällyttää.
Jos sinulla on pitkä luettelo tai jos haluat pitää luettelokohteet laskentataulukossa, käyttämällä solujen käyttäminen on tapa.
Vaihe 5: Luo avattava luettelo napsauta 'OK'
Kun olet kirjoittanut kohteet tai valinnut solualueen, sulje valintaikkuna ja luo avattava luettelo napsauttamalla OK.
Kun olet napsauttanut 'OK', valitsemallasi solulla on nyt avattava luettelo. Kun napsautat solua, ilmestyy pieni nuoli, ja napsauttamalla nuolta näyttää asettamasi luettelon.
Kun nämä vaiheet on suoritettu, sinulla on toiminnallinen avattava luettelo Excel-laskentataulukossa. Käyttäjät voivat nyt napsauttaa solua ja valita vaihtoehdon luettelosta sen sijaan, että kirjoitat tietoja manuaalisesti.
Vinkkejä avattavasta luettelon asettamisesta Exceliin
- Hallitse luettelokohteitasi nimetyt alueet, jos sinulla on suuri luettelo tai jos odotat tulevaisuudessa luettelon muutoksia.
- Jos haluat tehdä avattavasta luettelosta pakollisen, varmista, että valitset 'Ohita tyhjä' -vaihtoehto datan validointiasetuksissa.
- Käytä tietojen validointivalintaikkunan 'syöttöviesti' -välilehteä antaaksesi käyttäjille ohjeita siitä, mitä heidän tulisi valita avattavasta luettelosta.
- Jos haluat rajoittaa käyttäjiä valitsemaan vain kohteet luettelosta, varmista, että 'solujen sisäinen pudotus' -vaihtoehto on tarkistettu.
- Jos haluat antaa käyttäjille palautetta, kun hän syötetään virheelliset tiedot, määritä viesti 'Virhahälytys' -välilehdellä Datan validointivalintaikkunassa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voinko luoda avattavasta luettelon, joka riippuu toisen luettelon valinnasta?
Kyllä, tätä kutsutaan riippuvaiseksi tai CSS: n avattavaksi luetteloksi. Se vaatii hieman enemmän asennusta, mukaan lukien epäsuoran toiminnon käyttäminen, mutta se on ehdottomasti toteutettavissa Excelissä.
Voinko lisätä uuden kohteen avattavaan luetteloon sen luomisen jälkeen?
Täysin! Jos olet käyttänyt luettelokohteiden lähteenä solualuetta, lisää vain uusi kohde laskentataulukon luetteloon. Jos kirjoitit kohteet suoraan datan validointivalintaikkunaan, sinun on palattava takaisin asetuksiin ja lisättävä uusi kohde luetteloon.
Voinko lajitella kohteet avattavassa luettelossani?
Kyllä, jos käytät luetteloosi solualuetta, lajitella vain excel-alueen tapaan, ja avattava luettelo heijastaa lajittelujärjestystä.
Mitä tapahtuu, jos kopioin solun, jolla on avattava luettelo toiseen soluun?
Avattava luettelo kopioidaan uuteen soluun yhdessä määrittämiesi tietojen validointisääntöjen kanssa.
Voinko muotoilla tekstin avattavaan luetteloon?
Avattavassa luettelossa oleva teksti seuraa samaa muotoilua kuin solualue, jota olet käyttänyt kohteille. Jos olet kirjoittanut kohteet suoraan datan validointivalintaikkunaan, muotoiluvaihtoehdot ovat rajoitetut.
Yhteenveto
- Valitse avattavasta luettelosta solu.
- Napsauta 'Data' -välilehteä ja valitse 'datan validointi'.
- Valitse 'luettelo' 'salli' -ruutusta.
- Kirjoita luettelosi kohteet tai valitse solualue.
- Luo avattava luettelo napsauttamalla 'OK'.
Johtopäätös
Onnittelut! Olet hallinnut taiteen lisätä avattava luettelo Exceliin. Se on hyödyllinen taito, joka voi säästää aikaa, vähentää virheitä ja tehdä tietojen syöttämisestä helppoa. Muutamalla yksinkertaisella vaiheella olet oppinut perustamaan luettelon, mukauttamaan sitä ja saavat sen toimimaan erityistarpeidesi suhteen. Nyt kun olet saanut sen ripustetun, miksi et tutustu muihin Excel -tietojen validointiominaisuuksiin? Tai vielä parempaa, jaa uudet tietosi muiden kanssa, jotka saattavat hyötyä tästä kätevästä ominaisuudesta. Joten mene eteenpäin, kokeile sitä ja katso, kuinka yksinkertainen avattava luettelo voi tehdä suuren eron laskentataulukoissasi.