Alatunnisteen lisääminen, joka sisältää ”sivun [sivun laskenta]” -asiakirjan ”sivu 1”, on yksinkertainen tapa seurata asiakirjan pituutta ja auttaa lukijoita liikkumaan sivuilla. Se on siisti pieni temppu, joka antaa asiakirjallesi ammatillisen kosketuksen ja on erityisen hyödyllinen pitkille raporteille tai käsikirjoituksille. Joten sukeltakaamme sisään ja saadaan nämä alatunnisteet lajitella, vai mitä?
Ennen kuin aloitamme, selvennetään, mitä saavutamme seuraavilla vaiheilla. Lisäämme dynaamisen alatunnisteen, joka päivittää automaattisesti, kun lisäät tai poistat sivuja asiakirjastasi. Tämä tarkoittaa, että jokaisella sivulla on alatunniste, jossa sanotaan ”Y: n sivu X”, jossa x on nykyinen sivunumero ja y on asiakirjan sivujen kokonaismäärä.
Vaihe 1: Avaa alatunniste -osa
Kaksoisnapsauta Word-asiakirjan minkä tahansa sivun alaosaa avataksesi alatunnisteen editointiosa.
Kun kaksoisnapsautat sivun alaosaa, huomaat, että asiakirjasi pääteksti tulee harmaana. Tämä osoittaa, että olet nyt alatunnisteen muokkaustilassa. Jos et ole koskaan aikaisemmin kiinnittänyt otsikkoja tai alatunnisteita, älä huoli! Se on melko suoraviivainen.
Vaihe 2: Aseta sivunumero
Napsauta 'Sivunumero' 'Header & Footer' -ryhmässä 'Insert' -välilehden alla ja valitse sitten 'Sivun alaosa' ja valitse haluamasi tyyli.
Kun olet napsauttanut sivunumeroa, ilmestyy avattava valikko, jossa on erilaisia vaihtoehtoja sivunumeron asettamiseen. Voit valita yksinkertaisen numeron tai valita koristeellisemman tyylin. Kumpi valitset, sana numeroi automaattisesti jokaisen sivun sinulle.
Katso myös:Neljän parhaan tapaan tarkistaa sanamäärä Microsoft Wordissa
Vaihe 3: Kirjoita “of”
Kun olet asettanut sivunumeron, kirjoita sana “OF”, jota seuraa tila. Tämä asettaa alatunnisteesi lukemaan ”Y -sivu x”
Tämä vaihe on niin yksinkertainen kuin miltä se kuulostaa - kirjoita vain sana “OF” tilaa sivun numeron jälkeen. Muista, että luomme mallin jokaiselle sivulle, joten sinun on tehtävä tämä vain kerran.
Vaihe 4: Aseta sivujen kokonaismäärä
Siirry 'Insert' -välilehteen, napsauta 'Pikaosat', valitse '-kenttä', valitse sitten 'Numpages' 'Document Information' -luokasta.
Valitsemalla 'numpages' käsket sanaa lisäämään kentän, joka laskee asiakirjasi sivujen kokonaismäärän. Tämä kenttä päivittyy automaattisesti, jos lisäät tai poistat sivuja.
Vaihe 5: Poistu alatunnisteen muokkaustila
Kaksoisnapsauta missä tahansa alatunniste-osion ulkopuolella tai napsauta 'Sulje otsikko ja alatunniste' 'Headder & Footer' -ryhmässä.
Kun olet asettanut alatunnisteesi, poistu muokkaustilasta kaksoisnapsauttamalla alatunnisteen ulkopuolella tai käyttämällä 'sulje otsikko ja alatunniste' -painiketta. Tämä palauttaa sinut tavalliseen asiakirjan muokkaustilaan.
Kun nämä vaiheet on suoritettu, huomaat, että jokaisella asiakirjasi sivulla on nyt alatunniste, joka lukee ”Y -sivu x.” Kun lisäät, poistat tai järjestää sivuja, sekä nykyinen sivunumero että sivun kokonaismäärä päivitetään automaattisesti. Se on kauneutta käyttää kenttiä Wordissa - ne ovat dynaamisia ja pelastavat vaivat manuaalisten päivitysten vaivaa.
- Varmista, että olet painettuna asettelunäkymässä päästäksesi helposti alatunniste -osaan.
- Jos haluat, että [sivun laskenta] ”-sivu 1 alkaa muulla kuin ensimmäisellä sivulla, käytä 'Erilainen ensimmäinen sivu' -vaihtoehtoa 'Header & Foomer' -työkaluilla.
- Mukauta alatunnisteesi fontti ja koko vastaamaan asiakirjan tyyliä.
- Jos työskentelet asiakirjan osien kanssa, huomaa, että otsikot ja alatunnisteet voivat vaihdella osion mukaan.
- Muista, että 'numpages' laskee asiakirjasi sivujen kokonaismäärän, joten jos sinulla on otsikkosivu tai sisältötaulukko, se sisällytetään laskentaan.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Entä jos haluan eri alatunnisteita asiakirjan eri osioille?
Voit luoda erilliset otsikot ja alatunnisteet eri osioille käyttämällä seuraavaa osaa 'tauko' -sivun asettelu -välilehden alla.
Voinko käyttää tätä menetelmää otsikoihin alatunnisteiden sijasta?
Täysin! Prosessi on sama; Levitä vain vaiheet otsikkoosaan alatunnisteeseen.
Kuinka voin poistaa alatunnisteen asiakirjani ensimmäiseltä sivulta?
Tarkista 'Erilainen ensimmäinen sivu' -vaihtoehto 'Header & Footer' -työkaluissa, joiden avulla voit olla ainutlaatuinen otsikko ja alatunniste ensimmäiselle sivulle.
Entä jos sivun määrä ei päivitetä oikein?
Varmista, että 'numpages' -kenttä ei ole rikki. Jos se on, poista se ja aseta se uudelleen käyttämällä yllä esitettyjä vaiheita.
Voinko lisätä lisätekstiä alatunnisteeseen?
Kyllä, voit kirjoittaa minkä tahansa lisätekstin tai lisätä muita kenttiä sekä sivunumeron ja sivun kokonaismäärän kanssa.
Yhteenveto
- Avaa alatunniste-osa kaksoisnapsauttamalla sivun alaosaa.
- Aseta sivunumero 'Insert' -välilehdestä.
- Kirjoita sivun numeron jälkeen ”” ”.
- Aseta sivujen kokonaismäärä käyttämällä 'Numpages' -kenttää.
- Poistu alatunnisteen muokkaustilasta.
Johtopäätös
Siellä sinulla on se, ihmiset! Alatunnisteessa, jossa sanotaan "sivun [sivun laskenta] sivun sivu 1", on yhtä helppoa kuin piirakka. Vain muutamalla napsautuksella ja vähän kirjoituksella voit antaa asiakirjan, joka on kiillotettu, ammattimainen ilme, joka voi tehdä kaiken muutoksen, olipa kyse sitten kouluraportista tai yritysehdotuksesta. Muista, että kyse ei ole pelkästään asiakirjan näyttämisestä hyvältä; Kyse on myös toiminnallisuudesta. Lukijasi kiittävät sinua siitä, että olet helppo pitää heidän paikkansa ja tietää kuinka paljon sisältöä on luettava. Joten mene eteenpäin, kokeile sitä ja katso Word -asiakirjojen muuttuvan tällä yksinkertaisella mutta tehokkaalla kosketuksella.