Google-dokumentin jakaminen on helppoa! Se on yksinkertainen prosessi, joka vaatii muutaman napsautuksen. Olitpa jakamassa sisältöä yhdelle henkilölle tai ryhmälle, voit valita kunkin henkilön käyttöoikeustason. Kun olet lukenut tämän kappaleen, tiedät tarkalleen, kuinka voit jakaa Google-dokumenttisi muiden kanssa.
Ennen kuin sukeltaa vaiheisiin, on tärkeää ymmärtää, että Google-dokumentin jakaminen antaa muille mahdollisuuden tarkastella, kommentoida tai muokata asiakirjaa määrittämiesi käyttöoikeuksien perusteella.
Vaihe 1: Avaa Google-dokumentti
Avaa Google-dokumentti, jonka haluat jakaa.
Kun asiakirja on auki, etsi sininen "Jaa" -painike näytön oikeasta yläkulmasta. Tämä on porttisi yhteistyöhön!
Vaihe 2: Napsauta Jaa-painiketta
Napsauta "Jaa" -painiketta.
Näyttöön tulee ikkuna, jossa sinua pyydetään antamaan niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa asiakirjan. Jos asiakirja on tarkoitus jakaa suurelle ryhmälle, voit myös kopioida jaettavan linkin.
Vaihe 3: Valitse Käyttöoikeustaso
Valitse kullekin henkilölle käyttöoikeustaso: katsoja, kommentoija tai muokkaaja.
Käyttöoikeustason päättäminen on ratkaisevan tärkeää, koska se määrittää, mitä muut voivat tehdä asiakirjallasi. Haluatko, että he vain näkevät sen, jättävät kommentteja tai heillä on täydet muokkausmahdollisuudet? Valitse viisaasti!
Vaihe 4: Lisää sähköpostiosoitteita
Lisää niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joille haluat jakaa asiakirjan.
Lisätietoja:Kuusi parasta tapaa piilottaa Snapchat-tarinasi muilta (2024)
Voit lisätä useita sähköpostiosoitteita pilkuilla erotettuina. Jos sinulla on Google-ryhmä, voit jakaa asiakirjan koko ryhmän kanssa kirjoittamalla ryhmän sähköpostiosoitteen.
Vaihe 5: Lisää viesti (valinnainen)
Lisää viesti, jos haluat lisätä huomautuksia tai ohjeita vastaanottajille.
Tämä vaihe on valinnainen, mutta se on hyvä tapa tiedottaa vastaanottajille asiakirjan tarkoituksesta tai heidän tarvitsemistaan toimista.
Vaihe 6: Lähetä kutsut
Napsauta "Lähetä" -painiketta lähettääksesi kutsut.
Kun napsautat "Lähetä", jokainen vastaanottaja saa sähköposti-ilmoituksen, jossa on linkki Google-dokumenttiin. Nyt yhteistyö voi alkaa!
Kun olet suorittanut nämä vaiheet, Google-dokumenttisi vastaanottajat saavat sähköpostin, jossa on linkki asiakirjaan. He voivat sitten tarkastella, kommentoida tai muokata asiakirjaa määrittämiesi käyttöoikeuksien mukaan.
Vinkkejä Google-dokumentin jakamiseen
- Tarkista aina sähköpostiosoitteet, joille jaat asiakirjan, välttääksesi tietosuojaongelmia.
- Harkitse "editorin" käyttöoikeuden jättämistä luotetuille henkilöille asiakirjan eheyden säilyttämiseksi.
- Käytä Google Ryhmiä asiakirjojen jakamiseen useiden ihmisten kanssa tehokkaasti.
- Muista, että jaetut asiakirjat löytyvät Google Driven "Jaettu kanssani" -osiosta.
- Käytä kommentti- ja ehdotustiloja yhteistyöhön muokkaukseen ja palautteeseen.
Usein kysyttyjä kysymyksiä Google-dokumentin jakamisesta
Voinko peruuttaa Google-dokumentin jakamisen sen jakamisen jälkeen?
Kyllä, voit helposti poistaa Google-dokumentin jakamisen palaamalla Jaa-asetuksiin ja poistamalla henkilöitä tai muuttamalla heidän käyttöoikeustasojaan.
Mistä tiedän, kenellä on pääsy Google-dokumenttiin?
"Jaa"-asetuksissa on luettelo henkilöistä, joilla on käyttöoikeus, sekä heidän käyttöoikeustasot.
Mitä tapahtuu, jos jaan Google-dokumentin jonkun kanssa, jolla ei ole Google-tiliä?
Heitä pyydetään luomaan Google-tili, mutta voit myös halutessasi jakaa asiakirjan linkillä, jonka avulla he voivat tarkastella sitä kirjautumatta sisään.
Voinko jakaa Google-dokumentin jonkun organisaationi ulkopuolisen kanssa?
Kyllä, voit jakaa Google-dokumentteja kenen tahansa kanssa riippumatta siitä, kuuluvatko he organisaatioosi vai eivät.
Kuinka jaan Google-dokumentin suuren ryhmän kanssa?
Tehokkain tapa on käyttää Google-ryhmää tai jakaa linkki, jota kuka tahansa linkin saanut voi käyttää.
Yhteenveto
- Avaa Google-dokumentti
- Napsauta Jaa-painiketta
- Valitse Käyttöoikeustaso
- Lisää sähköpostiosoitteita
- Lisää viesti (valinnainen)
- Lähetä kutsut
Johtopäätös
Google-dokumentin jakaminen on olennainen taito nykypäivän yhteistyöhön perustuvassa työympäristössä. Se mahdollistaa saumattoman tiimityöskentelyn riippumatta siitä, missä jokainen tiimin jäsen sijaitsee. Vain muutamalla napsautuksella voit luoda alustan tehokkaalle ja tehokkaalle yhteistyöprosessille. Muista, että tärkeintä on valita yhteiskäyttäjille oikea käyttöoikeustaso ja kertoa selkeästi kaikki ohjeet tai odotukset. Nyt kun osaat jakaa Google-dokumentin, yhteistyömahdollisuudet ovat rajattomat. Työskenteletpä sitten kouluprojektin, yritysraportin tai luovan työn parissa, Google-dokumentin jakaminen on ensimmäinen askel kohti menestystä. Joten mene eteenpäin ja jaa pois!