Gantt -kaavion tekeminen Google Sheetsissä on helpompaa kuin luuletkaan! Pohjimmiltaan siihen sisältyy projektitietojen syöttäminen, aikajanan asettaminen ja sitten pinottu pylväskaavio edustaaksesi tehtäviä ja niiden kestoja. Kun olet lukenut tämän artikkelin, voit pilata Gantt -kaavion nopeasti auttaaksesi sinua hallitsemaan projektiasi helposti.
Askel askeleelta opetusohjelma Gantt -kaavion tekemiseksi Google -arkeissa
Ennen kuin hyppäät vaiheittaiseen prosessiin, ymmärretään, mitä pyrimme luomaan. Gantt -kaavio on eräänlainen palkkikartta, joka kuvaa projektiaikataulua. Se näyttää yksittäisten tehtävien aloitus- ja loppupäivät projektissa, tehtävien väliset riippuvuudet ja nykyisen aikataulun tila. Mennään nyt siihen!
Vaihe 1: Aseta projektitiedot
Ensinnäkin sinun kannattaa syöttää projektitiedot Google Sheetsiin.
Tämä sisältää tehtävänimet, aloituspäivät, kestot ja kaikki riippuvuudet. Järjestä nämä tiedot sarakkeiksi helpon pääsyn ja selkeyden vuoksi. Muista merkitä sarakkeet asianmukaisesti!
Vaihe 2: Luo aikajana
Lisää seuraavaksi aikajana, joka kattaa projektisi keston.
Projektitietojen yläpuolella olevassa uudessa rivissä syötä projekti -päivämäärät, joita projektisi kattaa. Muotoile nämä päivämäärinä ja varmista, että ne ovat yksittäisissä soluissa yhdenmukaisesti kunkin tehtävän keston kanssa. Tämä on Gantt -kaavion perusta.
Vaihe 3: Aseta pinottu palkkikartta
Korosta nyt projektitiedot, napsauta Lisää -valikkoa ja valitse kaavio.
Valitse kaavioeditorista pinottu baarikartta kaaviotyypistä avattavasta. Tämä luo visuaalisen esityksen tehtävistäsi ja niiden vastaavista aikatauluista.
Vaihe 4: Mukauta Gantt -kaaviosi
Aika säätää kaavio näyttää enemmän kuin Gantt -kaavio.
Säädä värit, poista kaikki tarpeettomat legenda tai ruudukkoviivat ja muotoile päivämääräakseli heijastamaan projektin aikajanaa oikein. Toista muotoiluvaihtoehtoja, jotta se olisi mahdollisimman selkeä ja visuaalisesti houkutteleva.
Vaihe 5: Päivitä ja ylläpitä Gantt -kaaviosi
Projektisi edetessä sinun on pidettävä Gantt -kaaviosi ajan tasalla.
Säädä säännöllisesti tehtävän kestot, aloita päivämäärät ja lisää kaikki uudet tehtävät tai välitavoitteet tarpeen mukaan. Tämä varmistaa, että Gantt -kaavio heijastaa tarkasti projektisi nykytilaa.
Näiden vaiheiden suorittamisen jälkeen sinulla on toiminnallinen Gantt -kaavio, joka tarjoaa projektisi visuaalisen aikajanan, mikä tekee edistymisen ja määräaikojen jäljittämisen helpoksi.
Vinkkejä Gantt -kaavion valmistukseen Google -arkeissa
- Tarkista aina päivämäärät ja kestosi tarkkuuden vuoksi. Pieni virhe voi heittää pois koko projektin aikajanasi.
- Käytä vastakkaisia värejä projektin eri tehtäviin tai vaiheisiin luettavuuden parantamiseksi.
- Harkitse ehdollisen muotoilun käyttöä aikataulun takana olevien tai valmistuneiden tehtävien korostamiseksi.
- Muista jakaa Google -arkki tiimin jäsenten kanssa yhteistyön suunnittelussa ja päivityksissä.
- Kokeile kaavion mukauttamisominaisuuksia löytääksesi asettelun ja tyylin, joka toimii parhaiten projektitarpeisiisi.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mikä on Gantt -kaavion tarkoitus?
Gantt -kaavio on visuaalinen työkalu, jota käytetään projektien suunnitteluun ja ajoittamiseen. Se auttaa sinua näkemään, mitä on tehtävä ja milloin, samoin kuin kuinka tehtävät ovat päällekkäisiä ja linkkejä toisiinsa.
Voinko lisätä riippuvuuksia Google Sheets Gantt -kaavioon?
Kyllä, voit ilmaista riippuvuudet manuaalisesti käyttämällä nuolia tai viivoja kaaviossa tai asettamalla ehdollisen muotoilun heijastamaan tehtäväsuhteita.
Katso myös:Kuinka tehdä Gantt-kaavio Excelissä: Vaiheittainen opas
Kuinka voin jakaa Gantt -kaavioni muiden kanssa?
Napsauta vain Google -arkkien oikeassa yläkulmassa olevaa ”Jaa” -painiketta ja kirjoita niiden ihmisten sähköpostiosoitteet. Voit myös asettaa heidän lupatasonsa.
Voinko tulostaa Gantt -kaavioni Google Sheetsiltä?
Täysin! Voit tulostaa Gantt -kaavion valitsemalla tiedosto> Tulosta ja säätämällä sitten tulostusasetukset asetuksiin.
Entä jos projektini aikataulu muuttuu?
Ei hätää! Gantt -kaavioiden on tarkoitus olla dynaaminen. Päivitä vain aloituspäivämäärät, kestot tai lisää uusia tehtäviä tarvittaessa projektin muutosten heijastamiseksi.
Yhteenveto
- Aseta projektitiedot.
- Luo aikajana.
- Aseta pinottu palkkikartta.
- Mukauta Gantt -kaaviota.
- Päivitä ja ylläpitä Gantt -kaaviota.
Johtopäätös
Gantt -kaavion luominen Google Sheetsissä on suoraviivainen prosessi, joka voi parantaa merkittävästi projektinhallintakykyäsi. Asettamalla visuaalisesti tehtävät ja niiden aikataulut, voit seurata edistymistä helposti, tunnistaa mahdolliset pullonkaulat ja pitää joukkueesi samalla sivulla. Muista, että avain tehokkaaseen Gantt -kaavioon on tarkkuus ja säännölliset päivitykset. Kun olet mukavampaa Google Sheetsissä, huomaat, että Gantt -kaavion mukauttamisesta ja ylläpidosta tulee toinen luonto. Joten miksi et kokeile sitä? Tämän työkalun toteuttaminen projektisuunnitteluun voisi olla etsimäsi pelinvaihtaja. Nyt kun tiedät kuinka tehdä Gantt -kaavio Google Sheetsissä, mikään ei estä sinua ottamasta projektinhallintataitojasi seuraavalle tasolle. Hyvää suunnittelua!