Nimien erottelu Excelissä voi olla todellinen pelastus, jos joudut joskus jakamaan koko nimet etu- ja sukunimiin tiedonhallinnan helpottamiseksi. Työskenteletpä sitten pitkän luettelon tai vain muutaman merkinnän parissa, Excel tarjoaa yksinkertaisen tavan tehdä tämä käyttämällä "Teksti sarakkeisiin" -ominaisuutta. Muutamalla napsautuksella voit muuntaa sekava tiedot siististi järjestetyiksi sarakkeiksi.
Kuinka erottaa nimet Excelissä
Nimien jakaminen erillisiin sarakkeisiin on helppoa Excelin ominaisuuksien avulla. Tässä käydään läpi vaiheet, joilla tämä saavutetaan saumattomasti.
Vaihe 1: Valitse tiedot
Korosta sarake, joka sisältää täydelliset nimet, jotka haluat jakaa.
Varmista, että valitset vain tarvitsemasi solut. Tämä auttaa estämään ei-toivotut muutokset laskentataulukon muihin osiin.
Vaihe 2: Käytä Text to Columns -ominaisuutta
Siirry nauhan "Data"-välilehteen ja napsauta "Teksti sarakkeisiin".
Tämän työkalun avulla voit määrittää, kuinka haluat jakaa tietosi. Ajattele sitä kuin saksilla leikkaamaan tarvitsemasi osat.
Vaihe 3: Valitse erotinvaihtoehto
Valitse ohjatussa toiminnossa "Delimited" ja napsauta "Seuraava".
Erotin on merkki, joka erottaa tiedot. Nimien kohdalla se on yleensä välilyönti, mutta se voi olla pilkku tai jotain muuta.
Vaihe 4: Valitse erotin
Valitse "Space"-valintaruutu ja napsauta "Seuraava".
Välilyönnin valitseminen käskee Exceliä jakamaan tekstin aina, kun on tilaa, mikä on täydellinen etu- ja sukunimien erottamiseen.
Vaihe 5: Aseta määränpää
Valitse, missä haluat jaetun nimen näkyvän, ja napsauta "Valmis".
Valitsemalla kohteen päätät, mihin uudet sarakkeet sijoitetaan. Se on kuin valitsisit laskeutumispaikan äskettäin erotetuille tiedoille.
Kun olet suorittanut nämä vaiheet, Excel jakaa täydelliset nimet erillisiin sarakkeisiin. Näet etunimet yhdessä sarakkeessa ja sukunimet toisessa.
Vinkkejä nimien erottamiseen Excelissä
- Tee aina varmuuskopio tiedoistasi ennen muutosten tekemistä.
- Käytä "Kumoa" (Ctrl + Z), jos jokin menee pieleen.
- Tarkista erotinmerkki, varsinkin jos nimissäsi on keskimmäiset alkukirjaimet tai ylimääräisiä välilyöntejä.
- Muista säätää sarakkeiden leveyttä, jotta näet kaikki tietosi selkeästi.
- Jos nimet ovat ristiriidassa, yritä ensin siivota välilyönnit käyttämällä Excelin Trim-toimintoa.
Usein kysytyt kysymykset
Entä jos nimissä on toisia nimiä?
Voit edelleen käyttää "Teksti sarakkeiksi" -ominaisuutta, mutta sinun on ehkä säädettävä lisäsarakkeita varten.
Voinko erottaa nimet, jos ne sekoitetaan muiden tietojen kanssa?
Kyllä, mutta ole varovainen ja tarkista valintasi, jotta et vaikuta asiaankuulumattomiin tietoihin.
Mitä tapahtuu, jos erotin ei ole välilyönti?
Valitse oikea erotinvaihtoehto, kuten pilkku tai sarkain, vaiheessa 4.
Voinko käyttää tätä ominaisuutta Excel for Macissa?
Kyllä, vaiheet ovat samanlaisia. "Teksti sarakkeisiin" -ominaisuus on saatavilla molemmilla alustoilla.
Onko olemassa tapaa automatisoida tämä prosessi?
Voit käyttää Excel-makroja automatisointiin, mutta "Teksti sarakkeiksi" -ominaisuus on nopea ja yksinkertainen manuaalisiin säätöihin.
Lisätietoja:Tietojen erottaminen Excelissä: Vaiheittainen opas
Yhteenveto
- Valitse tiedot.
- Siirry "Teksti sarakkeisiin".
- Valitse "Rajoitettu".
- Valitse erotin.
- Aseta määränpää.
Johtopäätös
Nimien erottaminen Excelissä on käytännöllinen taito, joka voi säästää aikaa ja vaivaa, varsinkin jos käsittelet suuria tietojoukkoja. "Teksti sarakkeiksi" -ominaisuuden avulla voit jakaa täydelliset nimet vaivattomasti erillisiin sarakkeisiin, mikä tekee tiedoistasi järjestetympiä ja helpompia käsitellä.
Vaikka prosessi on suoraviivainen, on erittäin tärkeää tarkistaa työsi uudelleen ja varmistaa, että olet valinnut oikean erottimen. Tämä pieni askel voi estää mahdolliset päänsäryt tiellä. Hallitsetpa yhteystietoja, lajittelet luetteloita tai vain järjestät tietojasi, tämän Excel-ominaisuuden hallitseminen antaa sinulle enemmän hallintaa ja tarkkuutta.
Jos haluat sukeltaa syvemmälle Excelin ominaisuuksiin, harkitse muiden ohjelmiston sisältämien tietojenkäsittelytyökalujen tutkimista. Kokonainen maailma toimintoja ja ominaisuuksia odottaa tehdäkseen tiedonhallintatehtävistäsi entistä sujuvampia. Hyvää Exceliä!