Ensimmäisten ja sukunimien vaihtaminen Excelissä voi olla vähän hankala, jos et tunne ohjelman toimintoja. Mutta älä huoli, se ei ole niin monimutkainen kuin miltä näyttää! Pohjimmiltaan käytät yhdistelmää Excelin sisäänrakennettuja toimintoja nimien jakamiseen, kääntämään ne sitten ympäri ja laitat ne lopulta takaisin yhteen. Muutamalla yksinkertaisella vaiheilla nämä nimet vaihdetaan nopeasti.
Askel askeleelta opetusohjelma: Ensimmäinen vaihtaminen ja sukunimi Excelissä
Ennen kuin sukellamme vaiheisiin, ymmärretään, mitä yritämme saavuttaa täällä. Haluamme ottaa luettelon nimistä, jotka ovat muodossa ”ensimmäinen viimeinen” ja vaihtamaan ne “viimeinen, ensin”. Tämä on erityisen hyödyllistä tietojen järjestämisessä tavalla, joka on luettavissa tai vastaa tiettyjä standardeja.
Vaihe 1: Valitse nimet sisältävät solut
Valitse Excel -solut, jotka sisältävät vaihtamasi nimet.
Kun valitset soluja, muista valita vain nimet, jotka haluat vaihtaa. Jos valitset liian monta solua, saatat päätyä tarpeettomiin tyhjiin sarakkeisiin.
Vaihe 2: Käytä ”Teksti sarakkeisiin” -ominaisuutta
Valittujen solujen avulla siirry Data -välilehteen ja napsauta “Teksti sarakkeisiin”.
”Teksti sarakkeisiin” on tehokas työkalu Excelissä, jonka avulla voit jakaa solun sisällön tiettyyn erottimeen, kuten tilaan, pilkkuun tai mihin tahansa muuhun määrittämäsi hahmoon.
Vaihe 3: Valitse ”rajattu” ja napsauta “Seuraava”
Valitse ”Teksti -sarakkeisiin” -toiminnasta “Diffited” -vaihtoehto ja napsauta sitten ”Seuraava”.
”Rajoitettu” tarkoittaa, että solun sisältö jaetaan jokaisessa valitsemasi erottimen esiintymisessä, joka tässä tapauksessa on tila ensimmäisen ja sukunimen välillä.
Vaihe 4: Aseta erotin "tilaan"
Valitse “Avaruus” -ruutu erimielisyytenä ja poista kaikki muut vaihtoehdot ja napsauta sitten ”Seuraava”.
Ole varovainen valitsemalla oikea erotin. Jos valitset väärän, nimet eivät jata oikein. Jos nimissä on keskimmäiset nimikirjaimet, saatat joutua suorittamaan lisätoimenpiteitä niiden käsittelemiseksi.
Vaihe 5: Viimeistele ”Teksti sarakkeet” -toiminto
Napsauta “Viimeistely” suorittaaksesi jako.
Kun olet napsauttanut ”Valmis”, Excel jakaa ensimmäisen ja sukunimet erillisiin sarakkeisiin.
Kun olet suorittanut yllä olevat vaiheet, ensimmäinen ja sukunimesi ovat erillisissä sarakkeissa. Sieltä voit yksinkertaisesti järjestää sarakkeet tarvittaessa, jotta sukunimi ilmestyy ensin, jota seuraa pilkku ja sitten etunimi. Saatat joutua myös käyttämään ketjututehtävää liittyäksesi sukunimeä ja etunimeä takaisin yhteen soluun tarvittaessa.
Vinkkejä ensimmäisen ja sukunimen vaihtamiseen Excelissä
- Varmuuskopioi tietosi aina ennen muutoksia Exceliin. Et halua menettää alkuperäisiä tietojasi, jos jokin menee pieleen.
- Jos sinulla on keskimmäisiä nimiä tai alkukirjaimia, saatat joutua säätämään vaiheitasi näiden ylimääräisten tietojen mukauttamiseksi.
- Käytä “ketju” tai “&” operaattoria liittyäksesi viimeisiin ja etunimiin tarvittaessa takaisin.
- Harkitse “TRIM” -toiminnon käyttöä ylimääräisten välilyöntien poistamiseksi, jotka saattavat näkyä ”tekstin” sarakkeissa ”.
- Harjoittele näytetietojoukkoa ennen kuin käytät muutoksia todellisiin tietoihisi varmistaaksesi, että kaikki sujuu.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Entä jos nimelläni on keskikirjaimet tai toiset sukunimet?
Jos työskentelemäsi nimissä on keskimmäiset nimikirjaimet tai toiset sukunimet, sinun on säädettävä ”Teksti -sarakeissa” -toimintojen erotteluasetukset näiden huomioon ottamiseksi.
Voinko kumota muutokset nimien vaihtamisen jälkeen?
Kyllä, voit kumota muutokset painamalla Ctrl + Z: tä tai käyttämällä Excel -painiketta. On kuitenkin aina hyvä käytäntö varmuuskopioida tietosi ennen muutoksia.
Onko olemassa tapa automatisoida tämä prosessi, jos minulla on suuri luettelo nimistä?
Suuri luettelo nimistä voit luoda kaavan käyttämällä Excel -toimintoja, kuten vasen, oikea, puoliväli, löytää ja Len, prosessin automatisoimiseksi. Vaihtoehtoisesti voit käyttää makroja toistuvien tehtävien automatisointiin.
Ehdotettu lukeminen:Kuinka vaihtaa tuumaa pikseliin Excelissä: Vaiheittainen opas
Voinko vaihtaa nimet takaisin alkuperäiseen muotoon niiden järjestämisen jälkeen?
Kyllä, voit vaihtaa nimet takaisin alkuperäiseen muotoon kääntämällä vaiheet, jotka olet ottanut niiden uudelleenjärjestelyyn.
Entä jos yhdistän nimet vahingossa yhdeksi soluun?
Jos yhdistät nimet vahingossa yhdeksi soluksi, voit erottaa ne ”Teksti-sarakkeisiin” -ominaisuuden ja jakaa ne Excelin sisäänrakennettuihin toimintoihin.
Yhteenveto
- Valitse solut nimillä.
- Käytä ”tekstiä sarakkeisiin”.
- Valitse ”rajattu”.
- Aseta erottimeksi "avaruus".
- Viimeistele velho.
Johtopäätös
Ensimmäisten ja sukunimien vaihtaminen Excelissä saattaa tuntua aluksi pelottavalta, mutta kun saat sen ripustavan, se on helppoa. Muista vain, että avain on jakaa nimet käyttämällä ”tekstiä sarakkeisiin” -ominaisuuden, järjestää ne uudelleen ja laittaa ne sitten takaisin yhteen tarvittaessa. Ja älä unohda noita vinkkejä - ne voivat olla todellisia elinkautisia, varsinkin jos käsittelet suurta tietojoukkoa tai nimiä, joissa on ylimääräisiä komponentteja, kuten keskimmäiset nimikirjaimet.
Tässä artikkelissa esitettyjen vaiheiden avulla sinun ei tarvitse enää leikata manuaalisesti, liittää ja uudelleensijoittaa nimiä. Excelin voimakkaat toiminnot tekevät kaikki raskaat nostat sinulle, säästäen aikaa ja vähentämällä virheiden riskiä. Nyt kun tiedät kuinka vaihtaa ensin ja sukunimet Excelissä, sinulla on hyvin varustettu käsittelemään kaikkia nimiluetteloita, jotka tulevat tietäsi. Hyvää tietoa järjestäminen!