Automaatti Word on kätevä ominaisuus, joka täydentää tekstin automaattisesti asiakirjan kuvioiden perusteella. Jos haluat käyttää sitä, aloita toistuvan tekstin kirjoittaminen, kuten päivämäärä tai yhteinen lause. Kun olet kirjoittanut tekstin muutaman kerran, Word ehdottaa sinulle valmistumista seuraavan kerran, kun aloitat sen kirjoittamisen. Paina vain “Enter” hyväksyäksesi ehdotuksen ja siirtyäksesi työhösi.
Kun olet käyttänyt automaattisen toimitusominaisuutta, huomaat, että asiakirjojen luomisprosessi muuttuu nopeammaksi ja tehokkaammaksi. Tämä työkalu on erityisen hyödyllinen niille, jotka työskentelevät usein tietojen syöttämisen kanssa tai joiden on syötettävä toistuvat tiedot asiakirjoihinsa.
Esittely
Oletko koskaan löytänyt saman asian yhä uudelleen sanana -asiakirjassa? Olipa se päivämäärä, allekirjoitus tai standardilauseke sopimuksessa, toistuva kirjoittaminen voi olla todellinen kipu. Siellä Wordin automaattipöytä -ominaisuus tulee pelastamaan päivän. Tämä hieno työkalu ottaa huomioon kirjoittamasi ja muutaman toiston jälkeen tarjoaa sen viimeistelemään sinulle.
Automaatti ei kuitenkaan ole vain mukavuutta. Se kulkee käsi kädessä lisääntyneen tuottavuuden, vähentyneen ihmisvirheen ja virtaviivaisten työprosessien kanssa. Kuva tämä: Sinulle on annettu tehtäväksi kirjoittaa sadan asiakkaan yksityiskohdat raporttiin. Ilman automaattiä, se on sata mahdollisuutta kirjoittaa väärin nimeä tai väärin numeroa. Automaattisesti se on helppoa. Tämä ominaisuus on siunaus jokaiselle, joka haluaa ajaa aikaa pois asiakirjan luomistehtävistä, opiskelijoista ammattilaisille kaikille.
Automaattitietokäyttöä käytetään sanassa
Seuraavat vaiheet opastavat sinua Word -automaattisen ominaisuuden käytön avulla, jolloin voit nopeuttaa asiakirjojen luomista.
Vaihe 1: Aloita kirjoittaminen
Aloita kirjoittamalla tekstin, jonka haluat automaattisesti asiakirjassa.
Tässä ensimmäisessä vaiheessa aloitat vain kirjoittamisen tekstisi kuten normaalisti. Tarkoituksena on antaa sanan tunnistaa kuvio tai usein käytetty tekstijono.
Vaihe 2: Jatka tekstin kirjoittamista muutaman kerran
Kirjoita sama teksti vielä muutaman kerran asiakirjassa.
Kun jatkat saman tekstin kirjoittamista, sana alkaa poimia toistosta. On tärkeää tehdä tämä useita kertoja, jotta ohjelma voi rekisteröidä tarkasti, mitä haluat automaattisesti.
Vaihe 3: Etsi automaattipohjakehote
Katso kehotusta, joka tulee näkyviin, kun aloitat tekstiä uudelleen.
Muutaman toiston jälkeen sana tarttuu ja näyttää kehotuksen ehdotetulla automaattitekstillä. Kehotus näkyy harmaana ehdotuksena, jonka voit hyväksyä tai sivuuttaa.
Vaihe 4: Hyväksy automaattiesitys ehdotus
Paina “Enter” hyväksyäksesi automaattisen toimitusehdotuksen ja suorita teksti.
Kun näet ehdotetun tekstin, vain "Enter" -näppäimen lyöminen automaattisesti toimittaa loput tekstistä puolestasi. Tämä vaihe on ominaisuuden käytön ydin-se tekee automaattisen tiedoston tällaisen aikaa säästävän.
Ammattilaiset
| Hyöty | Selitys |
|---|---|
| Lisääntynyt tuottavuus | Automaattiset toimitust vähentävät toistuvan tekstin kirjoittamiseen käytettyä aikaa, jonka avulla voit suorittaa asiakirjat nopeammin ja tehokkaammin. |
| Vähentyneet virheet | Automatisoimalla toistuvan tekstin syöttö manuaalisten kirjoitusvirheiden tai virheiden tekemisen todennäköisyys vähenee merkittävästi. |
| Virtaviivaiset työnkulut | Automaatti voi olla erityisen hyödyllinen tietojen syöttötehtävissä, mikä tekee prosessista sujuvamman ja vähemmän työvoimavaltaisen. |
Haitat
| Haitta | Selitys |
|---|---|
| Rajoitettu toistuvaan tekstiin | Automaatti on hyödyllinen vain tekstissä, joka toistetaan koko asiakirjan ajan, joten sen käyttö on jonkin verran rajoitettua. |
| Mahdollisuus virheelliselle automaattille | Jos ominaisuus tulkitsee kirjoittamistasi väärin, se voi viitata virheelliseen automaattihenkilöstöön, mikä vaatii sinua olemaan valppaana. |
| Riippuvuus ominaisuudesta | Automaattisen tiedoston voimakkaasti luottaminen voi mahdollisesti vähentää kirjoitushaitasi ajan myötä, kun olet tottunut apuun. |
Lisätiedot
Vaikka Word -automaatti on fantastinen työkalu, on olemassa muutamia asioita, jotka on pidettävä mielessä hyödyntääkseen sitä. Ensinnäkin ominaisuus toimii parhaiten todella toistuvan tekstin kanssa. Tämä tarkoittaa, että se sopii paremmin kohteisiin, kuten päivämäärät, nimet ja vakiolauseet kuin pitkät, muuttuvat lauseet.
Harkitse myös kirjoittamasi tekstin muotoa. Jos käytät tiettyä muotoilua - kuten rohkeaa tai kursivointia - varmista, että sisällytät sen alkuperäisiin toistoihin niin, että Wordin automaatti tunnistaa ja ylläpitää sitä. Ja muista, että jos työskentelet arkaluontoisten tietojen kanssa, ole varovainen automaattisesti, koska se voi vahingossa ehdottaa luottamuksellisia tietoja kirjoittaessasi.
Yhteenveto
- Aloita kirjoittamalla teksti.
- Kirjoita sama teksti vielä muutama kerta.
- Etsi automaattipohja Wordilta.
- Hyväksyä automaattisen toimitusehdotuksen painamalla “Enter”.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Entä jos sana ei ehdota automaatti?
Jos sana ei ehdota automaattivalmistetta, et ehkä ole toistanut tekstiä tarpeeksi kertaa. Pysy kirjoittamalla sitä vielä muutama kerta ja ehdotuksen tulisi näkyä.
Voinko käyttää automaattisia numeroita?
Kyllä, sana voi tunnistaa ja ehdottaa myös numeroita, etenkin jos ne seuraavat selkeää mallia.
Toimiiko automaatti erilaisten fonttityylien tai muotoilun kanssa?
Kyllä, niin kauan kuin sisällytät muotoilun alkuperäisiin tekstimerkintöihisi, automaattivirtauksen tulisi kuljettaa se ehdotuksessa.
Kuinka voin sammuttaa automaattiesitysehdotukset, jos en halua käyttää sitä?
Voit sammuttaa automaattisen toimitusehdotukset Wordin vaihtoehdoista “Advanced” -osiossa poistamalla valintaruutu "Näytä automaattiset täydentävät ehdotukset".
Toimiiko automaatti kaikissa sanan versioissa?
Automaatti on saatavana Wordin viimeisimmissä versioissa, mutta ominaisuuden käyttäytyminen voi vaihdella hiukan eri painosten välillä.
Lisätietoja:Kuinka muuttaa iPhone 13 Automaatti -asetukset: Vaiheittainen opas
Johtopäätös
Automaatti Wordissa on enemmän kuin vain viileä temppu - se on muuntava ominaisuus, joka voi vaikuttaa pääosin työnkulkuasi. Olitpa opiskelija, joka kirjoittaa opinto -muistiinpanoja, ammattimaisten laatimisraporttien tai ketään välillä, automaattisen toimitusvoiman hyödyntämisen oppiminen voi säästää aikaa, vähentää virheitä ja virtaviivaistaa tehtäviä.
Muista, kuten mikä tahansa työkalu, se on siellä parantamaan työtäsi, älä korvaa asiantuntemustasi. Joten kokeile sitä, mutta pysy terävänä ja anna automaattisen toimitusten viedä sanataitosi seuraavalle tasolle.