Päivämäärän automaattinen täyttäminen Excelissä on yksinkertainen mutta tehokas työkalu tuottavuuden parantamiseen. Voit tehdä sen muutamalla napsautuksella tai kaavan avulla. Kun olet tehnyt tämän, laskentataulukossasi on solu tai solualue, joka päivittyy automaattisesti nykyisellä päivämäärällä aina, kun avaat asiakirjan. Tämä on erityisen hyödyllistä raporttien luomisessa, toimintojen seurannassa tai aikataulujen hallinnassa, joiden on vastattava nykyistä päivämäärää.
Kun olet suorittanut toiminnon, määrittämäsi solut näyttävät aina nykyisen päivämäärän, mikä varmistaa, että tietosi ovat ajan tasalla ilman, että niitä tarvitsee muuttaa manuaalisesti joka kerta.
Johdanto
Excel, Microsoftin tehokas taulukkolaskentaohjelmisto, on yritysmaailman perustyökalu tiedonhallintaan ja analysointiin. Monet meistä kuitenkin syöttävät edelleen päivämääriä manuaalisesti laskentataulukoihimme, mikä jättää tilaa virheille ja vie arvokasta aikaa. Miksi tehdä niin, kun voit antaa Excelin tehdä sen puolestasi automaattisesti?
Päivämäärän automaattinen täyttäminen Excelissä ei ole vain siisti temppu; se on pelin muuttaja kaikille Exceliä säännöllisesti käyttäville. Olitpa markkinoiden kehitystä seuraava talousanalyytikko, määräajoissa pysyvä projektipäällikkö tai päivittäistä myyntiä kirjaava pienyrityksen omistaja, nykyisen päivämäärän lisääminen automaattisesti Excel-taulukkoon säästää aikaa ja vähentää virheitä. Se on yksinkertainen tapa virtaviivaistaa työnkulkuasi ja varmistaa, että tietosi ovat aina ajan tasalla. Mutta miten asetat sen? Sukeltakaamme sisään.
Päivämäärän automaattinen täyttö Excel-opetusohjelmassa
Tämä osio kattaa vaiheet, joita tarvitaan Excel-laskentataulukon määrittämiseksi täyttämään päivämäärä automaattisesti.
Vaihe 1: Avaa Excel-dokumentti
Avaa Excel-dokumentti, johon haluat päivämäärän täytettävän automaattisesti.
Tässä vaiheessa valmistelet asiakirjaa päivämäärätoimintoa varten. Varmista, että työskentelet oikean tiedoston parissa ja olet tallentanut tarvittavat muutokset ennen kuin jatkat.
Vaihe 2: Valitse solu(t) päivämäärän automaattista täyttämistä varten
Napsauta solua tai valitse solualue, jossa haluat päivämäärän näkyvän.
Valitsemalla solun (solut) kerrot Excelille tarkalleen missä haluat automaattisen päivämäärän näkyvän. Jos aiot täyttää päivämäärän automaattisesti useisiin soluihin, valitse ne kaikki napsauttamalla ja vetämällä.
Vaihe 3: Syötä TODAY-toiminto
Kirjoita "=TÄNÄÄN()" kaavapalkkiin ja paina Enter.
Lisää luettavaa:Päivämäärän automaattinen muotoilu MS Excelissä: Vaiheittainen opas
TODAY-funktio on yksinkertainen mutta tehokas kaava Excelissä. Kun kirjoitat sen soluun, Excel ymmärtää, että sen on näytettävä nykyinen päivämäärä kyseisessä solussa. Päivämäärä päivittyy automaattisesti joka päivä.
Vaihe 4: Muotoile päivämäärä (valinnainen)
Napsauta solua tai soluja hiiren kakkospainikkeella, valitse Muotoile solut ja valitse haluamasi päivämäärämuoto.
Excel tarjoaa useita päivämäärämuotoja, joista valita, riippuen mieltymyksistäsi tai alueellisista standardeista. Päivämäärän muotoilu varmistaa, että se näkyy tyylillä, joka on hyödyllisin asiakirjasi tarkoitukseen.
Plussat
| Hyöty | Selitys |
|---|---|
| Säästää aikaa | Päivämäärän automaattinen lisääminen tarkoittaa, että sinun ei enää tarvitse syöttää nykyistä päivämäärää manuaalisesti, mikä säästää aikaa, jonka voit käyttää paremmin muihin tehtäviin. |
| Vähentää virheitä | Manuaalinen syöttäminen on altis virheille. Tämän tehtävän automatisointi varmistaa tietojesi tarkkuuden. |
| Parantaa tuottavuutta | Päivämäärän automaattisen täytön avulla voit virtaviivaistaa prosesseja, kuten seurantaa ja raportointia, mikä lisää yleistä tuottavuutta. |
Miinukset
| Haittapuoli | Selitys |
|---|---|
| Rajoitettu nykyiseen päivämäärään | TODAY-toiminto lisää vain nykyisen päivämäärän, joten jos tarvitset toisen päivämäärän, sinun on syötettävä se manuaalisesti tai käytettävä eri toimintoa. |
| Ei sovellu historiallisiin asiakirjoihin | Koska päivämäärä päivittyy automaattisesti, se ei ole ihanteellinen taulukoille, jotka edellyttävät staattista historiallista päivämäärää. |
| Saattaa aiheuttaa sekaannusta | Jos asiakirja jaetaan, muut käyttäjät voivat hämmentyä, jos he eivät tiedä päivämäärän automaattisesta päivityksestä, ja he saattavat odottaa eri päivämäärää. |
Lisätietoja
Vaikka TODAY-toiminto on loistava työkalu, on olemassa muita tapoja lisätä päivämäärä automaattisesti Excelissä. Jos esimerkiksi tarvitset päivämäärän ja kellonajan, voit käyttää NYT-toimintoa, joka toimii samalla tavalla. Muista, että vaikka TODAY- ja NOW-toiminnot päivittävät päivämäärän tai päivämäärän ja kellonajan automaattisesti, kun asiakirja avataan tai lasketaan, ne eivät pidä staattista kirjaa siitä, milloin tiedot syötettiin ensimmäisen kerran tai milloin niitä on viimeksi muutettu. Seurantatarkoituksiin kannattaa ehkä käyttää pikanäppäintä Ctrl + ; lisätäksesi nykyisen päivämäärän staattisena arvona, joka ei muutu.
Toinen hyödyllinen vinkki on käyttää ehdollista muotoilua korostaaksesi päivämäärät, jotka lähestyvät määräaikaa tai jotka ovat myöhässä. Näin voit lisätä automaattisesti täytettyihin päivämääriisi uuden toiminnon. Muista, että Excelin monipuolisuus mahdollistaa paljon luovuutta tietojen hallinnassa, joten älä pelkää kokeilla erilaisia toimintoja ja muotoiluvaihtoehtoja.
Yhteenveto
- Avaa Excel-dokumenttisi.
- Valitse solu(t) päivämäärän automaattista täyttämistä varten.
- Siirry TODAY-toimintoon.
- Muotoile päivämäärä (valinnainen).
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on TODAY- ja NOW-toimintojen välillä?
TODAY-toiminto lisää vain nykyisen päivämäärän, kun taas NYT-toiminto sisältää sekä nykyisen päivämäärän että kellonajan.
Voinko asettaa automaattisesti täytetyn päivämäärän päivittymään tiettyyn aikaan?
Ei, päivämäärä päivittyy, kun asiakirja avataan tai laskentataulukkoon suoritetaan laskutoimitus.
Muuttuuko automaattisesti täytetty päivämäärä, jos lähetän Excel-tiedoston toiselle aikavyöhykkeelle?
Kyllä, se päivittyy sen laitteen järjestelmäajan mukaan, jossa se on avattu.
Onko olemassa tapaa täyttää päivämäärä automaattisesti ilman, että se päivitetään päivittäin?
Kyllä, voit lisätä staattisen päivämäärän käyttämällä Ctrl + ; pikakuvake.
Voinko käyttää automaattisesti täytettyä päivämäärää laskelmissa?
Täysin! Koska Excel tunnistaa sen päivämääräksi, voit käyttää sitä erilaisissa päivämäärä- ja aikalaskelmissa.
Johtopäätös
Päivämäärän automaattisen lisäämisen hallinta Excelissä voi parantaa tehokkuuttasi ja tietojen tarkkuutta merkittävästi. Halusitpa käyttää TODAY-toimintoa tai staattisia päivämääriä, Excel tarjoaa joustavuutta tarpeidesi mukaan.
Muista, että avain Excelin hallintaan on käytettävissäsi olevien toimintojen ymmärtäminen ja oikeiden toimintojen löytäminen tiettyihin tehtäviisi. Tämän artikkelin vinkkien ja temppujen avulla olet hyvällä matkalla kohti Excel-ammattilaista. Jatka tutkimista, jatka oppimista ja mikä tärkeintä, jatka huippua!