Sanojen toistaminen Excelissä voi olla vähän hankala, mutta se on täysin toteutettavissa! Seuraamalla yksinkertaista kaavaa, voit nopeasti tunnistaa ja korostaa kaikki kaksoiskappaleet laskentataulukossa. Tämä on hieno temppu tietää, varsinkin jos muokkaat suuria määriä tekstiä tai tietoja Excelissä.
Toiminnan suorittamisen jälkeen näet toistuvat sanat, jotka on korostettu laskentataulukossa, mikä tekee ne helpoksi löytää ja korvata tai poistaa ne tarpeen mukaan.
Esittely
Oletko koskaan löytänyt itsesi vierittämään massiivisen Excel -taulukon läpi, silmät lasitetut yrittäen havaita nuo ärsyttävät toistuvat sanat? Se on kuin neulan etsiminen heinäsuovasta, eikö niin? Mutta älä pelkää, tiedonharrastajani! Aiomme sukeltaa typerän karkeaan siitä, kuinka tarkistaa sanat Excelissä.
Olitpa opiskelija, joka yrittää puhdistaa opinnäytetyösi, markkinoija, joka analysoi asiakaspalautetta, tai vain joku, joka yrittää järjestää mojovan päivittäistavarakaupan luettelon, tämä opas on sinulle. Ja olkaamme rehellisiä, kuka ei rakasta pientä Excel -taikuutta helpottaaksesi elämää? Joten tartu kuppi kahvia ja aloitetaan, että laskentataulukkojen tekeminen virheettömät ja siistit!
Kuinka tarkistaa sanojen toistaminen Excel -opetusohjelmassa
Ennen kuin hyppäämme vaiheisiin, ymmärretään, mitä pyrimme saavuttamaan täällä. Haluamme tunnistaa kaikki sanat, jotka näkyvät useammin kuin kerran Excel -arkissamme. Tämä voi olla todella hyödyllistä, jos olet oikoluku tai varmistat, että luettelosi on ainutlaatuinen.
Vaihe 1: Käytä Countif -toimintoa
Kirjoita laskentatoiminto tyhjään soluun tietojesi vieressä.
COUNTIF -toiminnon avulla voit tehdä Excel -arvon tekemällä raskaan nostamisen puolestasi. Tämä funktio laskee kuinka monta kertaa tietty arvo näkyy solualueella.
Vaihe 2: Viittaus alueeseen
Määritä alue, josta haluat etsiä kopioita.
Kun kirjoitat Countif -toiminnon, sinun on kerrottava Excel, mistä etsiä. Alueen viittaaminen tarkoittaa, että korostavat tarkistamasi sanoja sisältäviä soluja.
Vaihe 3: Määritä kriteerit
Aseta erityinen sana, jota etsit kriteerinä.
Kulkutoiminnossa kriteerit ovat mitä yrität löytää kaksoiskappaleet. Tämä voi olla tietty sana tai jos tunnet olosi hienoa, voit tarkistaa toistuvat sanat.
Vaihe 4: Vedä toiminto alas
Kopioi toiminto muihin soluihin tarkistaaksesi koko sarakkeen tai rivin.
Kun kaava on asetettu, voit vain vetää sen alas (tai yli) levittääksesi sitä muihin soluihin. Tällä tavoin voit tarkistaa kopioita koko luettelosi ajan.
Ammattilaiset
| Hyöty | Selitys |
|---|---|
| Säästää aikaa | Sen sijaan, että skannataan tietosi manuaalisesti kaksoiskappaleiden varalta, Excel tekee sen murto -osan ajasta. |
| Tarkkuus | Kaava varmistaa, että et missaa mitään toistuvia sanoja, antaen sinulle tarkkoja tuloksia. |
| Monipuolisuus | Tätä menetelmää voidaan käyttää yksittäisiin sanoihin tai kokonaisiin lauseisiin, mikä tekee siitä arvokkaan eri tehtäviin. |
Haitat
| Haitta | Selitys |
|---|---|
| Oppimiskäyrä | Jos olet uusi Excel, kaavojen kaltaisten kaavojen käyttäminen voi aluksi tuntua pelottavalta. |
| Rajoitettu konteksti | Toiminto tunnistaa kaksoiskappaleet, mutta ei osoita missä ne sijaitsevat lauseessa tai kappaleessa. |
| Kaavojen ylenmäärä | Liian paljon luottaminen kaavoihin voi tehdä sinusta vähemmän valppautta tietojen manuaalisessa tarkistamisessa. |
Lisätiedot
Kun tarkistat sanat Excelissä, on välttämätöntä muistaa, että ohjelmisto on uskomattoman tehokas, mutta ei tyhjän. Voi olla tapauksia, joissa sanat eroavat kirjaimisesta tai välimerkistä johtuen, ja Excel näkevät nämä ainutlaatuisina. Joten vaikka Countif -toiminto on upea työkalu, se ei korvaa innokasta ihmisen silmää.
Toinen vinkki on käyttää ehdollista muotoilua samanaikaisesti Countif -toiminnon kanssa. Tämä voi visuaalisesti korostaa kopioita ja tehdä niistä erottuva, lisäämällä tietosi ylimääräisen selkeyden. Muista, että avain Excelin hallitsemiseen on harjoittelu, joten älä vältellä kokeilemaan erilaisia toimintoja ja kaavoja!
Lue lisää:Kuinka laskea sanoja Excel: Vaiheittainen opas
Yhteenveto
- Käytä tyhjän solun Countif -toimintoa.
- Viittaa potentiaalisia kaksoiskappaleita sisältävien solualueen.
- Määritä sana tai lause, jonka tarkistat kriteerinä.
- Vedä funktio muihin soluihin tarkistaaksesi koko luettelon.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voinko käyttää countifia tarkistaaksesi kaksoiskappaleet, ei vain sanat?
Kyllä, voit! Aseta vain lause kriteeriksi Countif -funktiossasi.
Entä jos haluan tarkistaa sanat, jotka ovat samanlaisia, mutta eivät tarkkoja kopioita?
Tällöin haluat ehkä käyttää Excelille 'sumeaa haku' -ainetta, joka voi vastata samanlaisia sanoja tai lauseita.
Kuinka voin korostaa kaksoiskappaleita, kun löydän ne?
Voit käyttää ehdollista muotoilua korostaaksesi soluja, joiden lukumäärä on suurempi kuin 1, mikä osoittaa kaksoiskappaleet.
Voiko Councif sivuuttaa tapauksen tarkistettaessa kaksoiskappaleita?
Oletusarvoisesti Countif ei ole tapausherkkä. Jos tarvitset kuitenkin tapausherkän tarkistuksen, sinun on käytettävä erilaista lähestymistapaa, kuten tarkka toiminto.
Onko olemassa tapa poistaa kopioita niiden löytämisen jälkeen?
Kyllä, Excelillä on 'Poista kaksoiskappale' -ominaisuus Data -välilehden alla, joka voi nopeasti poistaa valitun alueen päällekkäisyydet.
Johtopäätös
Tiedotuksen kanssa aseistettujen sanojen tarkistamiseksi Excelissä olet nyt hyvin varustettu käsittelemään näitä pitkiä luetteloita ja tietojoukkoja luottavaisesti. Muista, että vaikka Excel voi olla tehokas liittolainen tiedonhallinnassa, se ei ole erehtymätön. Tarkista työsi aina ja käytä toimintojen ja muotoilun yhdistelmää varmistaaksesi tarkimmat tulokset.
Ja tietysti, mitä enemmän harjoittelet näiden työkalujen avulla, sitä taitavampaa sinusta tulee. Hyvää laskentataulua, ja olkoon tietosi aina yhtä puhdasta ja ainutlaatuista kuin uudet Excel -taidot!