Kahden Excel -tiedoston vertaaminen voi olla pelottava tehtävä, etenkin kun käsitellään suuria tietojoukkoja. Se on kuitenkin välttämätöntä paha monille ammattilaisille, joiden on analysoitava tietoja, tarkistettava eroja tai varmistettava yksinkertaisesti, että kaksi tiedoston versiota ovat identtiset. Onneksi tämän prosessin yksinkertaistamiseksi on olemassa useita menetelmiä. Tämän artikkelin lukemisen jälkeen sinulla on tietoa, jolla verrataan kahta Excel -tiedostoa helposti.
Askel askeleelta opetusohjelma: Kuinka verrata kahta Excel -tiedostoa
Kun sinulla on kaksi Excel -tiedostoa, joita sinun on verrattava, etsit todennäköisesti eroja tietoissa, muotoilussa tai kaavoissa. Alla olevat vaiheet opastavat sinua näiden elementtien vertaamiseen löytämään eroja.
Vaihe 1: Avaa molemmat Excel -tiedostot
Molempien vertailutiedostojen avaaminen on prosessin ensimmäinen askel.
Kun molemmat tiedostot ovat auki, voit alkaa vertailla tietoja visuaalisesti. Tämä menetelmä ei kuitenkaan ole tehokas suurille tietojoukkoille ja voi johtaa menetettyihin eroihin.
Vaihe 2: Käytä 'Näytä vierekkäin' -ominaisuus
Excelin 'Näytä vierekkäin' -ominaisuuden avulla voit nähdä molemmat tiedostot samanaikaisesti.
Tämä ominaisuus on hyödyllinen kahden arkin vertaamisessa nopeasti. Voit selata molempia arkkeja samanaikaisesti, mikä helpottaa erojen havaitsemista.
Vaihe 3: Vertailee 'tiedustele' -lisäosaa
'Kysy' lisäys on Excel-ominaisuus, joka auttaa vertailemaan kahta tiedostoa yksityiskohtaisesti.
Kun olet ottanut käyttöön Excel-asetusten 'tiedustele' -lisäosan, voit vertailla sitä kahta tiedostoa. Se tuo esiin arvojen, kaavojen ja muotoilun erot.
Vaihe 4: Käytä kolmannen osapuolen ohjelmistoa
Jos Excelin ominaisuudet eivät vastaa tarpeitasi, harkitse tiedostojen vertailuun suunniteltujen kolmansien osapuolien ohjelmistojen käyttöä.
Saatavilla on monia ohjelmistovaihtoehtoja, jotka tarjoavat edistyneitä ominaisuuksia Excel -tiedostojen vertailuun. Ne voivat nopeasti korostaa eroja ja tuottaa raportteja, mikä tekee vertailuprosessista paljon tehokkaamman.
Suositeltu lukeminen:Kuinka verrata kahta Excel-arkkia VLOOKUP: n avulla: vaiheittainen opas
Näiden vaiheiden suorittamisen jälkeen sinulla on selkeä käsitys kahden Excel -tiedoston välisistä eroista. Nämä tiedot voivat olla arvokkaita tietojen analysointiin, virheen tarkistamiseen tai versionhallinnan ylläpitämiseen.
Vinkkejä kahden Excel -tiedoston vertaamiseen
Pidä nämä vinkit mielessä vertaamalla kahta Excel -tiedostoa tarkan ja tehokkaan prosessin varmistamiseksi.
- Varmuuskopioi excel -tiedostot aina ennen vertailua, jos tietoja muuttuu prosessin aikana.
- Käytä Excelin ehdollisen muotoilun 'korosta solujen sääntöjä' -ominaisuutta visuaalisesti.
- Jos vertaat tietoja, varmista, että tiedostot on rakennettu samalla tavalla, samoilla sarakkeilla, riveillä ja tietotyypeillä.
- Harkitse Excelin 'ratamuutos' -ominaisuuden käyttöä meneillään oleviin vertailuihin.
- Muista, että jotkut kolmansien osapuolien työkalut voivat tarjota edistyneempiä vertailuominaisuuksia kuin Excel.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuinka voin ottaa käyttöön Excel-lisäosan 'tiedustele'?
Jos haluat ottaa käyttöön lisäaineen, siirry tiedostoon> Asetukset> Lisäosat, valitse 'Kysy' ja napsauta 'Go'. Valitse 'Kysy' -ruutu ja napsauta 'OK'.
Voinko verrata kahta lakanaa samassa Excel -tiedostossa?
Kyllä, voit käyttää 'Näytä vierekkäin' -ominaisuutta tai ehdollista muotoilua verrataksesi kahta arkkia samassa Excel -tiedostossa.
Korostaako Excel erot automaattisesti?
Excel ei korosta automaattisesti eroja, mutta voit käyttää ehdollista muotoilua tai 'tiedustele' lisäainetta erojen tunnistamiseksi.
Ovatko kolmansien osapuolten vertailutyökalut turvallisia käytettäväksi?
Hyvämaineisimmat kolmansien osapuolien työkalut ovat turvallisia, mutta varmista aina, että lataat luotettavasta lähteestä ja sinulla on asianmukaiset turvatoimenpiteet.
Entä jos kahdella Excel -tiedostolla on erilaiset rakenteet?
Eri rakenteiden tiedostojen vertaaminen voi olla haastavaa. On parasta muokata yksi tiedosto vastaamaan toista ennen vertailua tai käyttää työkalua, joka pystyy käsittelemään rakenneeroja.
Yhteenveto
- Avaa molemmat Excel -tiedostot
- Käytä 'Näytä vierekkäin' -ominaisuus
- Käytä yksityiskohtaista vertailua 'tiedustele' lisäosaa
- Harkitse kolmansien osapuolien ohjelmistoja edistyneeseen vertailuun
Johtopäätös
Kahden Excel -tiedoston vertaamisen ei tarvitse olla päänsärky. Olitpa data -analyytikko, kirjanpitäjä tai vain joku, joka yrittää löytää eroja kahden budjetin laskentataulukon välillä, yllä esitetyt menetelmät voivat auttaa virtaviivaistamaan prosessia. Sisäänrakennettujen Excel-ominaisuuksien, kuten 'näkymä vierekkäin' ja 'tiedustele' lisäosan, käytöstä kolmansien osapuolien työkalujen hyödyntämiseen monimutkaisempiin tehtäviin, on ratkaisu jokaiselle vertailutasolle. Muista, että huomio yksityiskohtiin on avainasemassa, ja joskus pienin ero voi johtaa merkittäviin oivalluksiin tai estää kalliita virheitä. Joten seuraavan kerran, kun kohtaat kaksi Excel -tiedostoa, jota on verrattava, hengitä syvään, seuraa vaiheita ja tiedä, että sinulla on työkaluja ja tietoja, joita tarvitaan käsillä olevan tehtävän torjumiseksi.