Gmailissa sijaitsevan toimiston vastaisen vastauksen perustaminen on helppoa. Voit kertoa ihmisille, että et voi vastata heidän sähköposteihinsa heti luomalla räätälöityä viestiä, joka lähetetään automaattisesti jokaiselle, joka lähettää sinulle sähköpostia, kun olet poissa. Vain muutamassa vaiheessa Gmail asetetaan pitämään ihmiset silmukassa, vaikka et ole työpöydälläsi.
Askel askeleelta opetusohjelma: Office -vastauksen luominen Gmailissa
Ennen kuin sukellamme vaiheisiin, puhutaan siitä, mitä teemme täällä. Aiomme perustaa automaattisen vastauksen, joka lähetetään jokaiselle, joka lähettää sinulle sähköpostia tietyn ajanjakson aikana. Tämä viesti kertoo heille, että olet poissa toimistosta ja milloin he voivat odottaa vastausta takaisin.
Vaihe 1: Avaa Gmail -asetukset
Napsauta Gmail -postilaatikkosi oikeassa yläkulmassa olevaa vaihdekuvaketta ja valitse 'Katso kaikki asetukset'.
Kun olet asetusvalikossa, löydät joukon erilaisia vaihtoehtoja. Etsit ”yleistä” -välilehteä, jonka pitäisi olla oletuksena avoin.
Vaihe 2: Vieritä alas 'loma -vastaukseen'
Jatka vierittämistä, kunnes löydät 'loma -vastauksen' -osan. Täällä määrität toimistoviestin.
Se on melko kaukana, joten älä lannistu, jos et näe sitä heti. Jatka vain vieritystä, kunnes löydät osion, joka on merkitty ”lomavastuu”.
Vaihe 3: Kytke lomalle vastaaja
Kun löydät 'lomavastuu' -osan, näet painikkeen, jossa sanotaan 'lomavastuu pois'. Napsauta sitä kytkeäksesi sen päälle.
Nyt kun se on päällä, huomaat vielä muutama vaihtoehto. Täällä mukautat viestisi ja asetat päivämäärät.
Vaihe 4: Aseta ensimmäinen päivä
Napsauta ensimmäistä päivää kohdassa olevaa ruutua ja valitse päivämäärä, jonka haluat, että toimistosi vastauksesi aloittaisi.
Lue myös:Kuinka vastata viestiin Instagram: Vaiheittainen opas
Tämä on tärkeää, koska se on silloin, kun automaattiset vastauksesi alkavat lähteä ulos. Varmista, että valitset oikea päivämäärä!
Vaihe 5: Aseta viimeinen päivä (valinnainen)
Jos tiedät milloin palaat, napsauta viimeisen päivän alla olevaa ruutua ja valitse palautuspäiväsi.
Jos et ole varma milloin olet palannut, voit jättää tämän tyhjän. Muista vain sammuttaa toimistosi vastauksesi palatessasi.
Vaihe 6: Kirjoita viestisi
Kirjoita Office -viesti toimitetussa ruudussa. Tätä ihmiset saavat, kun he lähettävät sinulle sähköpostia poissa ollessasi.
Muista sisällyttää kaikki tärkeät tiedot, kuten kun tulet takaisin tai kenen kanssa he voivat ottaa yhteyttä poissaolosi.
Vaihe 7: Tallenna muutokset
Vieritä sivun alaosaan ja napsauta 'Tallenna muutokset'. Onnittelut! Office -vastauksesi on nyt perustettu.
Älä unohda tätä vaihetta, koska jos et tallenna, kaikki kova työsi on turhaa!
Kun olet tallentanut muutokset, toimistosta vastauksesi on kaikki asetettu. Jokainen, joka lähettää sinulle sähköpostia määritelmäsi aikana, vastaanottaa viestisi automaattisesti, kertomalla heille, että olet poissa ja milloin odottaa vastausta. Se on yksinkertainen, mutta tehokas tapa hallita odotuksia ja pitää sähköpostiviestinnän ammattilainen, vaikka et ole käytettävissä.
Vinkkejä toimistosta vastauksen luomiseen Gmailissa
- Mukauta viestisi heijastamaan persoonallisuuttasi tai yritysbrändisi.
- Pidä viesti lyhyt ja asia; Pitkää selitystä ei tarvita.
- Anna tarvittaessa vaihtoehtoinen yhteyshenkilö tai tuki sähköposti.
- Tarkista kirjoitusvirheiden tai virheiden viestisi ennen tallentamista.
- Muista sammuttaa lomavastuu, kun palaat tai aseta päättymispäivä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voinko perustaa toimistosta vastauksen vain yhdelle tietylle sähköpostiosoitteelle?
Ei, toimiston ulkopuolinen vastaus lähetetään kenellekään, joka lähettää sinulle sähköpostia asettamasi aikataulun aikana.
Lähetetäänkö virka -vastaukseni jokaiselle vastaanottalleni sähköpostille?
Office -vastauksesi lähetetään jokaiselle henkilölle kerran 4 päivässä, jos hän jatkaa sähköpostia sinulle.
Voinko luoda erilaisia viestejä eri ihmisryhmille?
Gmailin lomavastuu sallii vain yhden viestin, joten se on sama kaikille.
Entä jos unohdan sammuttaa virka -vastaukseni?
Jos olet asettanut päättymispäivämäärän, se sammuu automaattisesti. Muuten sinun on sammuttava manuaalisesti.
Voinko asettaa puhelimestani vastauksen?
Kyllä, voit määrittää toimiston vastauksen älypuhelimen Gmail -sovellukseen.
Yhteenveto
- Avaa Gmail -asetukset.
- Vieritä alas 'loma -vastaukseen'.
- Kytke lomavastuu.
- Aseta ensimmäinen päivä.
- Aseta viimeinen päivä (valinnainen).
- Kirjoita viestisi.
- Tallenna muutokset.
Johtopäätös
Ja siellä sinulla on se, Gmailin ulkopuolisen vastauksen asettaminen on todella niin yksinkertaista. Seuraamalla yllä kuvattuja vaiheita voit varmistaa, että sähköpostisi yhteystietosi on tietoinen poissaolostasi ja tietää milloin odottaa vastausta. Se on ammattimainen kohteliaisuus, joka vie vähän vaivaa, mutta menee pitkälle hyvän viestinnän ylläpitämisessä. Muista, että avain hyvään toimistoviestiin on selkeys ja lyhyys. Ja älä unohda sammuttaa sitä, kun palaat - tai aseta päätypäivämäärä sekaannuksen välttämiseksi. Pidä nämä vinkit mielessä, ja muotoilet täydellisesti toimistosta vastauksia nopeasti. Hyvää sähköpostia!