Kyllä tai ei -sarakkeen luominen Excelissä on oikeastaan melko yksinkertaista. Ainoa mitä sinun täytyy tehdä, on kirjoittaa ”kyllä” tai “ei” haluamasi pylvään soluihin. Jos haluat siirtyä askeleen pidemmälle, voit luoda datan validointia avataluettelon luomiseen jokaiselle solulle, mikä helpottaa vastausten syöttämistä ja johdonmukaisuuden varmistamista.
Tämän toiminnon suorittamisen jälkeen sinulla on sarake, joka näyttää selvästi kyllä tai ei vastauksia, joita voidaan helposti analysoida tai käyttää suodattimien tai ehdollisen muotoilun luomiseen.
Esittely
Kun työskentelet tietojen kanssa, etenkin ammattimaisessa ympäristössä, selkeys ja johdonmukaisuus ovat avainasemassa. Excel on tehokas työkalu, joka auttaa meitä järjestämään, analysoimaan ja esittämään tietoja ymmärrettävällä tavalla. Yksi yksinkertaisimmista, mutta tehokkaimmista tavoista tehdä tämä on luomalla kyllä tai ei -sarake. Tämä voi olla hyödyllinen moniin tarkoituksiin, osallistumisen seuraamisesta varastojen hallintaan tai jopa tutkimuksiin. Kyllä tai ei-muoto tarjoaa binaarisen, helposti luettavan ja suoraviivaisen vastauksen, joka eliminoi epäselvyyden.
Se on merkityksellistä jokaiselle, joka käyttää Exceliä päivittäisessä työssään, riippumatta siitä, olitpa johtaja, joka pitää välilehtiä projektien valmistumisista, opettajien, jotka tallentavat opiskelijoiden osallistumisen, tai tutkija, joka korostaa kyselytuloksia. Tässä artikkelissa opimme sinut läpi vaiheet luodaksesi kyllä tai ei mitään saraketta ja keskustelemme siitä, miksi tämä ominaisuus on niin hyödyllinen.
Askel askeleelta opetusohjelma: KYLLÄ tai EI
Ennen sukellusta vaiheisiin on tärkeää ymmärtää, mitä nämä vaiheet toteutuvat. Noudattamalla näitä ohjeita voit luoda Excel -laskentataulukon sarakkeen, joka hyväksyy vain 'kyllä' tai 'ei' kelvollisiksi tuloiksi. Tämä varmistaa tietojen johdonmukaisuuden ja yksinkertaistaa kaikkia mahdollisia analyysejä tai raportointia näiden tietojen kanssa.
Vaihe 1: Valitse sarake
Napsauta sarakkeen yläosassa olevaa kirjainta, jossa haluat kyllä tai ei vaihtoehtosi olla.
Sarakkeen valitseminen on ensimmäinen vaihe, joka mukauttaa sitä. Napsauttamalla sarakkeen kirjainta varmistat, että kaikki tekemäsi muutokset koskevat koko sarakkeeseen. Tämä pitää tietojen yhtenäisen ja organisoidun.
Vaihe 2: Siirry Data -välilehteen
Siirry näytön yläosassa olevan Excel -nauhan Data -välilehteen.
Tieto -välilehti löydät työkaluja laskentataulukon tietojen hallintaan, kuten lajittelu, suodatus ja tietojen validointi - mitä käytämme luomaan kyllä tai ei saraketta.
Vaihe 3: Napsauta datan validointi
Napsauta Data -välilehdessä 'datan validointi' -painiketta.
Tietojen validointi on ominaisuus, jonka avulla voit hallita, millaisia tietoja voidaan syöttää soluun. Tietojen validoinnin avulla voimme rajoittaa valitun sarakkeen tulot vain 'kyllä' tai 'ei'.
Vaihe 4: Aseta validointikriteerit
Aseta tietojen validointivalintaruudussa Salli -kenttä "luettelo" ja kirjoita lähde -kenttään ”Kyllä, ei”.
Liittyvät:Kuinka lisätä kyllä tai ei Excel: Vaiheittainen opas
Sallintakentän "luettelon" asettaminen antaa sinun antaa avattava luettelo vaihtoehdoista jokaiselle sarakkeen solulle. Kun syötät ”Kyllä, ei” lähdekenttään, käsket Exceliä sallimaan vain nämä kaksi vaihtoehtoa.
Vaihe 5: Vahvista ja testaa
Napsauta 'OK' tallentaaksesi datan validointiasetukset ja napsauta sitten mitä tahansa sarakkeen soluja nähdäksesi avattavasta luettelon kyllä ja ilman vaihtoehtoja.
Kun olet perustanut datan validoinnin, on aina hyvä idea testata se. Solun napsauttamisen tulisi nyt näyttää avattava nuoli, joka napsautettaessa näyttää vaihtoehdot. Jos yrität kirjoittaa jotain muuta kuin 'kyllä' tai 'ei', Excelin pitäisi estää sinua tekemästä niin ja näyttää virheilmoitusta.
Ammattilaiset
| Hyöty | Selitys |
|---|---|
| Johdonmukaisuus | Kyllä tai ei -sarake varmistaa, että tiedot syötetään johdonmukaisesti kaikkialla. Tämä estää positiivisten ja negatiivisten vasteiden erilaisia variaatioita ja helpottaa tietojen lajittelua, suodattamista tai analysointia. |
| Analyysin helppous | Binaarisilla tiedoilla, kuten kyllä tai ei, on paljon helpompaa luoda kuvaajia, suorittaa laskelmia ja tehdä johtopäätöksiä tietoistasi. Excel itse tarjoaa monia sisäänrakennettuja työkaluja, jotka toimivat hyvin tällaisen tiedon kanssa. |
| Käyttäjäystävällinen | Jopa niille, jotka eivät ole Excel -asiantuntijoita, kyllä tai ei mitään saraketta on helppo ymmärtää ja käyttää. Tietojen validoinnin avulla luotu avattavasta luettelosta on helppo syöttää tietoja ilman kirjoitusvirheitä tai virheitä. |
Haitat
| Haitta | Selitys |
|---|---|
| Vivahteen puute | Yksinkertainen kyllä tai ei -sarake ei salli vivahteisia vastauksia. Joidenkin tietojen osalta saatat tarvita lisää vaihtoehtoja tai asteikkoa vastausten tarkkaan. |
| Rajoitettu joustavuus | Kun olet asettanut datan validoinnin, nämä solut ovat rajoitettu vain niihin kahteen vasteeseen. Jos tilanne muuttuu ja sinun on lisättävä vaihtoehto, sinun on muokattava datan validointisääntöjä. |
| Mahdollinen liiallinen käyttö | Voi olla houkuttelevaa käyttää kyllä tai ei mitään sarakkeita kaikkeen, koska ne ovat niin yksinkertaisia, mutta kaikki tiedot eivät ole parhaiten esitetty binaarimuodossa. Tämä voi johtaa monimutkaisten tietojen ylimääräiseen yksinkertaiseen. |
Lisätiedot
Kun työskentelet Excelin kanssa, mahdollisuudet voivat tuntua loputtomilta, ja se johtuu siitä, että he ovat! Kyllä tai ei -sarake on vain jäävuoren huippu, kun kyse on tietojen organisaatiosta ja manipuloinnista. Yksi Excelissä olevista hienoista asioista on sen muokattavuus. Sano, että olet luonut kyllä tai ei -sarake, mutta huomaat, että sinun on lisättävä toinen vaihtoehto. Ei ongelmaa - päättävä takaisin tietojen validointiasetuksiin ja säätä tarvittaessa.
Tai ehkä haluat käyttää ehdollista muotoilua tehdäksesi kaikki 'kyllä' -vastaukset vihreäksi ja kaikki 'ei' -vastaukset punaisiksi. Voit myös tehdä sen. Tärkeintä on pitää tietosi puhtaina ja järjestäytyneinä, mikä helpottaa sinulle tai kaikkia muita, jotka saattavat käyttää laskentataulukkoasi, ymmärtää ja tehdä päätöksiä tietojen perusteella. Pidä nopea avainsana mielessä - yksinkertaisuus on usein paras ystäväsi, kun kyse on tiedonhallinnasta Excelissä.
Yhteenveto
- Valitse sarake
- Siirry Data -välilehteen
- Napsauta datan validointia
- Aseta validointikriteerit
- Vahvistaa ja testaa
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voinko lisätä lisää vaihtoehtoja kyllä tai ei sarakkeeseen?
Kyllä, voit muokata tietojen validointiasetuksia milloin tahansa lisävaihtoehtojen sisällyttämiseksi.
Mitä tapahtuu, jos yritän antaa toisen arvon validoidussa solussa?
Excel estää sinua syöttämästä arvoja, jotka eivät vastaa tietojen validointikriteerejä ja näyttävät virheilmoituksen.
Voinko käyttää datan validointia useissa sarakkeissa kerralla?
Täysin! Voit valita useita sarakkeita ja soveltaa samoja tietojen validointisääntöjä samanaikaisesti.
Onko mahdollista poistaa tietojen validointi?
Kyllä, voit poistaa datan validoinnin palauttamalla tietojen validointivalintaruutuun ja valitsemalla ”tyhjennä kaikki”.
Voinko käyttää ehdollista muotoilua kyllä tai ei sarakkeella?
Ehdottomasti. Ehdollinen muotoilu toimii hyvin kyllä tai ei -sarakkeilla vastausten visuaaliseksi korostamiseksi.
Johtopäätös
Excel on voimakas työkalu oikeissa käsissä, ja pienten ominaisuuksien hallitseminen, kuten kyllä tai ei -sarake, voi vaikuttaa merkittävästi tiedonhallintaan. Pidätkö sitä yksinkertaisena vain 'kyllä' ja 'ei' tai heittämällä 'ehkä' hyväksi, avain on johdonmukaisuus ja helppokäyttöisyys.
Muista, että tavoitteena on saada tietosi toimimaan puolestasi, ei päinvastoin. Joten mene eteenpäin, kokeile sitä ja katso, kun tietosi muuttuvat organisoituneemmiksi ja helpommaksi kuin koskaan ennen. Jatka Excelin ominaisuuksien tutkimista, ja olet hämmästynyt siitä, kuinka paljon tehokkaampaa tietojenkäsittelystäsi voi tulla.