Google Sheetsin suojaaminen salasanalla on erittäin tärkeää, jos käsittelet arkaluonteisia tietoja. Vain muutamalla yksinkertaisella vaiheella voit varmistaa, että vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy arvokkaisiin tietoihisi. Tämän lyhyen yleiskatsauksen avulla olet valmis sukeltamaan yksityiskohtiin ja suojaamaan lakanat hetkessä.
Vaiheittainen opetusohjelma: Google Sheetin salasanasuojaus
Ennen kuin siirrymme asiaan, on tärkeää ymmärtää, että Google Sheets ei tarjoa suoraan salasanasuojausominaisuutta. On kuitenkin olemassa yksinkertainen ratkaisu rajoittamalla pääsyä Google Driven jakamisasetuksiin. Näin voit tehdä sen:
Vaihe 1: Avaa Google Sheet
Avaa Google-taulukko, jonka haluat suojata.
Kun olet avannut Google-taulukon, varmista, että olet kirjautunut oikealle Google-tilille, jolla on taulukon muokkausoikeudet.
Vaihe 2: Napsauta "Jaa" -painiketta
Etsi ja napsauta Jaa-painiketta, joka sijaitsee yleensä taulukon oikeassa yläkulmassa.
Napsauttamalla Jaa-painiketta avautuu uusi ikkuna, jossa voit hallita, kenellä on asiakirjan käyttöoikeus ja mitä käyttöoikeuksia heillä on.
Vaihe 3: Muuta jakamisasetuksia
Muuta jakamisasetuksissa pääsyksi Rajoitettu.
Asettamalla käyttöoikeuden Rajoitettuun varmistat, että vain taulukkoon lisätyt ihmiset voivat avata sen. Kukaan muu ei pääse käsiksi tietoihisi.
Vaihe 4: Lisää tiettyjä ihmisiä
Lisää käyttöoikeuksia tarvitsevia ihmisiä kirjoittamalla heidän sähköpostiosoitteensa ja valitsemalla heidän käyttöoikeustasonsa (editori, kommentoija tai katsoja).
Ole varovainen sen suhteen, kenelle annat Editorin käyttöoikeudet, sillä he voivat muuttaa jakamisasetuksia ja lisätä muita ihmisiä.
Vaihe 5: Lähetä ja tallenna asetukset
Napsauta 'Lähetä' ilmoittaaksesi lisäämillesi ihmisille ja tallenna sitten jakamisasetukset.
Kun olet suorittanut nämä vaiheet, vain määrittämäsi ihmiset voivat käyttää taulukkoa. Jos joku yrittää käyttää taulukkoa ilman lupaa, häneltä evätään tietosi turvassa.
Lue myös:Excel-taulukon päivittäminen: Pikavinkkejä tehokkaaseen tietojen päivittämiseen
Kun olet suorittanut yllä olevat vaiheet, Google-taulukkosi suojataan, ja vain suoran linkin ja asianmukaiset käyttöoikeudet saaneet voivat tarkastella tai muokata sitä. Tämä lisää suojakerroksen arkaluonteisille tai luottamuksellisille tiedoille.
- Tarkista aina niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joille annat käyttöoikeuden, ja varmista, että ne ovat oikein.
- Tarkista jakamisasetuksesi säännöllisesti varmistaaksesi, ettei luvattomia käyttäjiä pääse käyttämään.
- Harkitse Google Ryhmien käyttöä pääsyn hallintaan, jos jaat taulukon suuren tiimin kanssa.
- Muista, että Google Sheets ei salaa tietoja, joten erittäin arkaluontoista tietoa varten sinun kannattaa harkita lisäturvatoimia.
- Käytä kaksivaiheista todennusta Google-tililläsi ylimääräisen suojaustason saavuttamiseksi.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko asettaa perinteisen salasanan Google Sheetilleni?
Ei, Google Sheets ei tarjoa vaihtoehtoa perinteisen salasanan asettamiseen, mutta voit rajoittaa pääsyä yllä mainittujen ohjeiden avulla.
Onko mahdollista lukita tiettyjä soluja tai alueita Google Sheetsissä?
Kyllä, voit määrittää käyttöoikeuksia tietyille taulukon soluille tai alueille käyttämällä Data-valikon Suojatut alueet -ominaisuutta.
Voinko jakaa Google-taulukkoni muiden kuin Googlen käyttäjien kanssa?
Kyllä, voit jakaa Google Sheetsin muiden kuin Googlen käyttäjien kanssa, mutta heidän on luotava Google-tili nähdäkseen tai muokatakseen taulukkoa.
Mitä tapahtuu, jos poistan jonkun pääsyn taulukkoon?
Jos poistat jonkun käyttöoikeuden, hän ei voi enää tarkastella tai muokata taulukkoa, eivätkä hänen linkinsä enää toimi.
Voinko nähdä, kuka on katsellut Google-taulukkoani?
Vaikka et näe tarkalleen, kuka on katsonut sen, voit nähdä katsojien ja muokkaajien lukumäärän "Työkalut"-valikon Toimintojen hallintapaneelista.
Yhteenveto
- Avaa Google-taulukko, jonka haluat suojata.
- Napsauta "Jaa" -painiketta.
- Muuta jakamisasetuksiksi Rajoitettu.
- Lisää tiettyjä ihmisiä ja aseta heidän käyttöoikeustasonsa.
- Lähetä ja tallenna jakamisasetukset.
Johtopäätös
Nyt kun osaat suojata Google Sheetin salasanalla, voit olla rauhassa tietäen, että tietosi ovat turvassa uteliailta katseilta. Vaikka Google ei välttämättä tarjoa suoraa salasanasuojausta, jakamisasetukset tarjoavat vankan tavan hallita, kenellä on pääsy tietoihisi. Muista, että avain turvallisuuden ylläpitämiseen on säännöllinen käyttöoikeuksien tarkistaminen ja käyttöoikeuksien peruuttaminen tarvittaessa. Pidä tietosi tiukasti lukittuna, niin sinulla on yksi digitaalinen huoli vähemmän mielessäsi. Älä unohda, että ensimmäinen puolustuslinja on aina vahva salasana ja kaksivaiheinen todennus Google-tilillesi – varmista siis, että myös ne ovat paikoillaan! Jos teet kaiken tämän, sinusta tulee Google Sheetsin tietoturva-ammattilainen hetkessä.