Asiakirjojen skannaaminen ja sanan tallentaminen on suoraviivainen prosessi. Tarvitset vain skannerin ja Microsoft Wordin, joka on asennettu tietokoneellesi. Kun skannaat asiakirjan, se muunnetaan digitaaliseksi muotoksi, jota voidaan muokata, jakaa ja tallentaa sanatiedostona.
Skannausprosessin suorittamisen jälkeen sinulla on digitalisoitu versio asiakirjastasi, johon pääsee helposti, muokata ja tallentaa tietokoneellesi tai jakaa muiden kanssa sähköpostitse tai pilvitallennuksella.
Esittely
Nykypäivän nopeatempoisessa digitaalimaailmassa kyky muuntaa nopeasti kopioita asiakirjat muokattaviksi digitaaliksi tiedostoiksi on pelinvaihtaja. Olitpa opiskelija, ammattilainen tai vain joku, joka yrittää tyhjentää kotitoimistonsa, tietäen, kuinka skannata asiakirjoja ja tallentaa ne sanaan, voi säästää aikaa ja vaivaa. Se on taito, josta on tullut yhä merkityksellisempi, kun siirrymme kohti paperittomia ympäristöjä ja etätyön asennuksia.
Asiakirjojen skannaus ei kuitenkaan ole vain mukavuutta. Kyse on myös turvallisuudesta ja saavutettavuudesta. Digitaaliset tiedostot voidaan varmuuskopioida, salata ja käyttää mistä tahansa, toisin kuin fyysiset asiakirjat, jotka ovat alttiita vaurioille ja menetyksille. Lisäksi kun asiakirja on sanamuodossa, tekstiä voidaan muokata, muotoilla ja etsiä helposti. Tämä opetusohjelma on kaikille, jotka haluavat digitalisoida paperipolunsa ja tehdä heidän asiakirjoistaan monipuolisempia ja käyttäjäystävällisempiä. Sukellamme sisään ja opitaan skannaamaan asiakirjat ja tallentamaan ne sanaan.
Askel askeleelta opetusohjelma asiakirjojen skannaamisesta ja tallenna sanasta
Ennen kuin aloitamme, varmista, että tietokoneellesi on asennettu skanneri ja Microsoft Word. Skannausprosessi voi vaihdella hiukan riippuen skannerimallistasi ja käyttämäsi sanasi versiosta, mutta yleisten vaiheiden tulisi olla samanlaisia.
Vaihe 1: Valmistele asiakirja
Varmista, että asiakirjasi on puhdas ja vapaa niitteistä tai taitoksista, jotka voivat vaikuttaa skannauksen laatuun.
Suositeltu lukeminen:Asiakirjojen skannaaminen iPadissa: Vaiheittainen opas aloittelijoille
Asiakirjan valmistelu on ratkaisevan tärkeää puhdasta, luettavissa olevaa skannausta. Poista mahdolliset esteet, kuten niittejä tai paperileikkeitä, jotka saattavat aiheuttaa hilloa tai vahingoittaa skanneria. Jos asiakirja on ryppyinen tai taitettu, yritä tasoittaa sitä parhaiden tulosten saavuttamiseksi. Mitä parempi asiakirjasi kunto, sitä parempi skannauksen laatu on.
Vaihe 2: Aseta asiakirja skanneriin
Avaa skannerin kansi ja aseta asiakirja kasvot alaspäin lasille. Kohdista se oikein skannerin ohjeiden mukaisesti.
Asiakirjan asettaminen oikein skannerisängylle varmistaa, että se skannaa suoraan ja kattaa kaiken sisällön. Etsi skannerista merkkejä tai oppaita, jotka osoittavat, mihin paperi sijoitetaan. Sulje kansi huolellisesti, jotta asiakirjan siirtäminen ei ole paikoillaan.
Vaihe 3: Avaa Microsoft Word
Käynnistä Microsoft Word tietokoneellesi ja luo uusi asiakirja tai avaa olemassa oleva, jos haluat lisätä siihen skannatun kuvan.
Sanalla aloittaminen on välttämätöntä, koska skannattu asiakirjasi tuodaan. Jos lisäät skannatun kuvan olemassa olevaan asiakirjaan, varmista, että tiedät tarkalleen mihin haluat sen menevän.
Vaihe 4: Käy skanneriin
Siirry Wordissa “Lisää” -välilehteen, napsauta “Kuvia” ja valitse vaihtoehto, joka sanoo "skannerista tai kamerasta".
Tämä vaihe voi vaihdella Word -version perusteella, mutta ”Lisää” -välilehti on yleensä paikka löytää skannausvaihtoehtoja. Jos et näe skannerisi luettelossa, varmista, että se on kytketty oikein tietokoneeseen ja kytketty päälle.
Vaihe 5: Skannaa asiakirja
Valitse skanneri luettelosta, säädä asetuksia tarvittaessa ja paina sitten ”Skannaa” aloittaaksesi skannausprosessin.
Kun osut ”skannauksella”, skannerisi tekee työnsä ja digitalisoi asiakirjan. Skannerista ja asetuksista riippuen tämä saattaa viedä hetken.
Vaihe 6: Aseta skannattu asiakirja sanaan
Kun skannaus on valmis, se ilmestyy kuvana Word -asiakirjassa. Voit sijoittaa, muuttaa sitä uudelleen tarvittaessa.
Sinulla on nyt digitaalinen kopio fyysisestä asiakirjastasi suoraan Word -tiedostosi. Täältä voit muokata kuvaa, rajata sitä tai kääriä tekstiä sen ympärille - riippumatta siitä, mitä tarvitset integroidaksesi sen asiakirjaasi saumattomasti.
Ammattilaiset
| Hyöty | Selitys |
|---|---|
| Sopivuus | Asiakirjojen skannaaminen suoraan Wordiin säästää aikaa ja virtaviivaistaa työnkulkua. Ei tarvita välivaiheita, kuten skannaus PDF -tiedostoon tai kuvatiedostoon ja muuntamalla se sitten. |
| Muokattavuus | Kun asiakirjasi on sanalla, voit muokata tekstiä helposti, muotoilla sitä ja tehdä tarvittavat muutokset. Tämä on erityisen hyödyllistä lomakkeissa tai asiakirjoissa, jotka vaativat usein päivityksiä. |
| Jakrettavuus | Digitaaliset asiakirjat voidaan jakaa helposti sähköpostitse tai pilvipalveluilla, mikä tekee yhteistyöstä tehokkaamman. Voit myös varmistaa, että kaikki työskentelevät asiakirjan ajantasaisin versio. |
Haitat
| Haitta | Selitys |
|---|---|
| Laatukysymykset | Jos skannauksen laatu on huono tai asiakirja on huonossa kunnossa, tulos ei ehkä ole ihanteellinen. Saatat joutua viettämään ylimääräistä aikaa skannatun kuvan puhdistamiseen. |
| Laitteiden riippuvuus | Sinulla on oltava toimiva skanneri ja versio Wordista, joka tukee skannausta. Kaikilla ei ole pääsyä näihin, mikä saattaa rajoittaa tämän menetelmän hyödyllisyyttä. |
| Oppimiskäyrä | Niille, jotka eivät ole tekniikan taitavia, prosessi saattaa tuntua pelottavalta. Skannaus- ja tuontiprosessin kanssa voi viedä jonkin aikaa. |
Lisätiedot
Asiakirjojen skannaaminen ja sanan tallentaminen voi olla reaaliaikainen säästäjä, mutta on olemassa muutamia lisävinkkejä, jotka sinun tulee pitää mielessä. Ensin tarkista aina skannerin tarkkuusasetukset. Korkeampi resoluutio johtaa selkeämpaan kuvaan, mutta luo myös suuremman tiedostokoon. Sinun on löydettävä tasapaino tarpeitasi perusteella.
Harkitse lisäksi väriasetuksia. Jos asiakirja on mustavalkoinen, harmaasävyjen skannaaminen voi vähentää tiedoston kokoa uhraamatta laatua. Jos sinulla on monisivuinen asiakirja, joidenkin skannerien avulla voit skannata kaikki sivut kerralla, luomalla yhden tiedoston, joka voidaan sitten lisätä sanaan.
Älä unohda, että kun asiakirjasi on sanalla, voit muuntaa kuvan sisäänrakennetulla optisen merkintunnistuksen (OCR) ominaisuudella muokattavaksi tekstiksi. Tämä on hyödyllistä, jos haluat tehdä enemmän kuin vain nähdä asiakirjaa - voit tosiasiallisesti olla vuorovaikutuksessa ja muokata tekstiä ikään kuin kirjoitit sen itse.
Yhteenveto
- Valmista asiakirja poistamalla mahdolliset esteet ja tasoittamalla taitoksia.
- Aseta asiakirja skannerisängyyn, kasvot alas ja kohdistettu oikein.
- Avaa Microsoft Word tietokoneellasi.
- Käytä skanneria Wordin “Lisää” -välilehdellä.
- Valitse skanneri, säädä asetuksia ja skannaa asiakirja.
- Aseta skannattu kuva Word -asiakirjaasi ja muokkaa tarpeen mukaan.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Entä jos skannerini ei näy sanassa?
Varmista, että skannerisi on kytketty oikein tietokoneeseen ja kytketty päälle. Jos se ei vieläkään näy, yritä käynnistää sana tai tietokone uudelleen.
Voinko skannata useita sivuja kerralla?
Kyllä, monilla skannereilla on kyky skannata useita sivuja kerralla, luomalla yksi tiedosto, joka voidaan lisätä sanaan.
Kuinka voin muuntaa skannatun kuvan muokattavaksi tekstiksi Wordissa?
Muunna kuvan tekstiksi Wordin OCR -ominaisuuden avulla. Napsauta vain kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehto muuntaa se tekstiin.
Mitä minun pitäisi tehdä, jos skannattu kuva on liian suuri?
Voit säätää skannerin resoluutioasetuksia ennen Skannauksen tai Wordin kuvan muokkaustyökalujen käyttämistä kuvan koon pienentämiseksi skannauksen jälkeen.
Voinko skannata asiakirjan värillisesti?
Kyllä, useimpien skannerien avulla voit valita väri-, harmaasävy- tai mustavalkoisten skannausvaihtoehtojen välillä asiakirjan tarpeista riippuen.
Johtopäätös
Asiakirjojen skannaaminen ja sanan pelastaminen on arvokas taito yhä digitaalisemmassa maailmassa. Olitpa käsitellyt sopimuksia, lomakkeita tai henkilökohtaisia asiakirjoja, tämä prosessi varmistaa, että tärkeät asiakirjat ovat turvallisia, helposti saatavilla olevia ja helposti muokattavissa olevia.
Kyse on enemmän kuin vain mukavuudesta - kyse on siitä, että tietosi toimivat sinulle, tarvitsemasi muodossa. Ota hetki perehtyäksesi skannerisi ja sanasi kanssa, ja pian skannaat asiakirjoja, kuten ammattilainen.