Sähköpostin ajoittaminen Outlookissa on kätevä ominaisuus, jonka avulla voit lähettää sähköpostia ja lähettää sen automaattisesti myöhemmin tai päivämääränä. Tämä on täydellinen silloin, kun haluat lähettää viestin työaikana lomalla ollessasi tai vain muistuttaaksesi joku tulevasta tapahtumasta. Näin teet sen: muodosta sähköpostiosoitteesi, napsauta “Asetukset” -välilehteä, valitse ”viivästystoimitus”, aseta päivämäärä ja aika ja paina “Lähetä”. Sähköpostisi on sitten tarkoitus lähteä ulos määriteltynä.
Vaiheelta askel opetusohjelma sähköpostin ajoittamisesta Outlookissa
Sähköpostin ajoittaminen Outlookissa on yksinkertainen prosessi, joka voi säästää aikaa ja varmistaa, että viestisi toimitetaan, kun haluat niiden olevan. Seuraavat vaiheet opastavat sinua prosessin läpi.
Vaihe 1: Laadi sähköpostiosoitteesi
Aloita säveltämällä ajoittamasi sähköposti.
Kun olet kirjoittanut sähköpostisi, varmista, että tarkista sisältö, lisää tarvittavat liitteet ja määritä vastaanottajat. On tärkeää, että kaikki on valmis ennen toimituksen ajoittamista.
Vaihe 2: Napsauta ”Asetukset” -välilehteä
Kun sähköpostiosoitteesi on valmis, siirry Outlook -nauhan “Asetukset” -välilehteen.
Lisää lukemista:Kuinka luoda aikataulu Excel: Vaiheittainen opas
“Asetukset” -välilehti sijaitsee sähköpostiikkunan yläosassa. Täältä löydät asetukset ajoittaaksesi sähköpostisi.
Vaihe 3: Valitse ”viivästystoimitus”
Napsauta “Asetukset” -välilehdessä “Dive Divery" -painiketta.
”Viivetoimitus” -ominaisuus on osa "enemmän vaihtoehtoja" -ryhmää. Kun napsautat sitä, uusi ikkuna ilmestyy erilaisilla asetuksilla, mukaan lukien vaihtoehto ajoittaa sähköpostiosoitteesi.
Vaihe 4: Aseta päivämäärä ja aika
Valitse ”Viive -toimitus” -ikkunassa "Älä toimi ennen" -ruutua ja valitse päivämäärä ja aika, jonka haluat sähköpostisi lähettävän.
Voit valita mitä tahansa päivämäärää ja aikaa tulevaisuudessa. Pidä aikavyöhykkeet mielessä, jos lähetät sähköpostia jollekin eri alueella.
Vaihe 5: paina “Lähetä”
Kun olet asettanut päivämäärän ja aikataulun, paina “Lähetä” ajoittaaksesi sähköpostiosoitteesi.
Sähköpostisi pysyy Osutbox -kansiossa määritettyyn toimitusaikaan saakka. Kun aika tulee, Outlook lähettää sähköpostin automaattisesti sinulle.
Näiden vaiheiden suorittamisen jälkeen sähköpostiosoitteesi ajoitetaan lähetettäväksi valitsemasi aikana. Voit jatkaa työskentelyä muissa tehtävissä ja luottaa siihen, että viestisi toimitetaan ajoissa ilman lisätoimia.
Vinkkejä sähköpostin ajoittamiseen Outlookissa
- Varmista, että Outlook on käynnissä ajoitetulla toimitusajalla. Jos tietokoneesi on pois päältä tai Outlook on suljettu, sähköpostia ei lähetetä vasta, kun sovelluksen seuraavan kerran on käynnissä.
- Jos joudut tekemään muutoksia ajoitettuun sähköpostiin, löydät sen Outbox-kansiosta, tehdä muokkauksia ja kehittää sen uudelleen.
- Ole varovainen sähköpostien ajoittamiseen liian pitkälle etukäteen, koska olosuhteet voivat muuttua, ja sähköpostisi sisältö voi vanhentua.
- Muista asettaa oikea aikavyöhyke, varsinkin jos ajoitat sähköposteja vastaanottajille eri puolilla maailmaa.
- Käytä muistutuksia, seurantaa tai kun sinun on lähetettävä sähköposteja työaikana, mutta et voi tehdä niin manuaalisesti.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voinko ajoittaa toistuvat sähköpostit Outlookissa?
Kyllä, voit ajoittaa toistuvat sähköpostit käyttämällä ”Recurrecence” -vaihtoehtoa ”tapaamisen toistumis” -valintaikkunassa, johon pääsee uuden kalenterin tapaamisen asettamisessa.
Mitä tapahtuu, jos en ole yhteydessä Internetiin suunnitellulla lähetysaikalla?
Jos et ole yhteydessä Internetiin, sähköposti pysyy lähtölaatikossa, kunnes seuraavan kerran olet verkossa, ja Outlook lähettää sitten sähköpostin.
Voinko peruuttaa ajoitetun sähköpostin?
Kyllä, voit peruuttaa ajoitetun sähköpostin siirtymällä Outbox -kansioon, avaamalla sähköpostin ja joko poistamalla sen tai poistamalla ajoitetun lähetysajan.
Toimiiko sähköpostin ajoittaminen kaikissa Outlook -versioissa?
Sähköpostien ajoittaminen on saatavana useimmissa Outlookin työpöytäversioissa, mutta joillakin vanhemmilla versioilla ei ehkä ole tätä ominaisuutta. On aina parasta tarkistaa Outlook -version yksityiskohdat.
Voinko ajoittaa sähköpostin Outlook -mobiilisovelluksesta?
Sähköpostien ajoittaminen ei ole yleensä saatavana Outlook -mobiilisovelluksessa. Kolmannen osapuolen sovellukset tai lisäosat saattavat kuitenkin tarjota tämän toiminnallisuuden.
Yhteenveto
- Laaduta sähköpostiosoitteesi.
- Napsauta “Asetukset” -välilehteä.
- Valitse ”Viivetoimitus”.
- Aseta päivämäärä ja aika.
- Hit "Lähetä".
Johtopäätös
Sähköpostin ajoittaminen Outlookissa on tehokas työkalu, joka voi parantaa tuottavuuttasi ja varmistaa oikea -aikainen viestintä. Suunnittelitpa sitten tulevalle lomalle tai järjestämällä työviikon, kyky lähettää sähköposteja myöhemmin voi olla pelinvaihtaja. Yllä olevien yksinkertaisten vaiheiden avulla kuka tahansa voi hallita tämän ominaisuuden ja tehdä siitä säännöllisen osan heidän sähköpostirutiinistaan.
Muista, että avain tehokkaaseen sähköpostin ajoittamiseen on ennakointi ja huomio yksityiskohtiin. Varmista, että tarkistat ajoitetut sähköpostit säännöllisesti varmistaaksesi, että ne pysyvät asiaankuuluvat ja tarkkoina. Ja älä unohda pitää Outlookin käynnissä tai ainakin varmista, että se on avoinna suunnitellulla lähetysaikalla taikuuden tapahtumiseksi. Hyvää aikataulua!