Osoitteiden erottaminen Excelissä voi tuntua pelottavalta tehtävältä, mutta se on melko yksinkertaista, kun olet oppinut siihen. Käytännössä käytät Excelin sisäänrakennettuja toimintoja osoitteen jakamiseen yksittäisiin osiin, kuten kadunnimeen, kaupunkiin, osavaltioon ja postinumeroon. Noudattamalla muutamaa helppoa vaihetta voit järjestää tietosi nopeasti ja tehdä niistä helpommin hallittavissa.
Vaiheittainen opetusohjelma osoitteen erottamisesta Excelissä
Ennen kuin sukeltaamme jyrkkyyteen, ymmärrämme, mitä tavoittelemme. Näiden vaiheiden lopussa jokainen osoitteen osa on omassa sarakkeessaan, mikä helpottaa tietojen lajittelua, suodattamista tai analysointia.
Vaihe 1: Avaa Excel-dokumentti
Ensinnäkin sinun on avattava Excel-dokumentti, joka sisältää erotettavat osoitteet.
Asiakirjan avaaminen on helppoa: kaksoisnapsauta tiedostoa tai valitse se Excelin Avaa-valikosta. Varmista, että työskentelet alkuperäisen tiedoston kopion parissa siltä varalta, että jokin menee pieleen.
Vaihe 2: Korosta sarake osoitteineen
Napsauta sen sarakkeen otsikkoa, joka sisältää erotettavat osoitteet.
Oikean sarakkeen korostaminen on ratkaisevan tärkeää, koska käsittelet näitä tietoja. Käytä hetki varmistaaksesi, että olet valinnut vain osoitesarakkeen etkä mitään muuta.
Vaihe 3: Siirry "Data" -välilehteen ja napsauta "Teksti sarakkeisiin"
Etsi Excelin nauhasta Data-välilehti ja napsauta sitten Teksti sarakkeisiin -toimintoa, joka auttaa sinua jakamaan tietosi.
"Text to Columns" on tehokas työkalu, jonka avulla voit jakaa sarakkeen tiedot useisiin sarakkeisiin tiettyjen kriteerien, kuten välilyöntien tai pilkkujen, perusteella.
Vaihe 4: Valitse Rajoitettu ja napsauta Seuraava
Valitse näkyviin tulevassa ohjatussa toiminnossa Erotettu erotellaksesi tietosi merkkien, kuten välilyöntien tai pilkujen, perusteella.
Jos valitset Erotettu-vaihtoehdon, Excel kertoo, että haluat erottaa osoitteesi merkkien perusteella, jotka erottavat osoitteen eri osat, kuten pilkun kaupungin ja osavaltion välillä.
Vaihe 5: Valitse tiedoissasi olevat erottimet ja napsauta Seuraava
Valitse osoitteissasi näkyvien erottimien, kuten pilkkujen tai välilyöntien, valintaruudut ja napsauta sitten Seuraava.
Tässä vaiheessa määrität tarkalleen, kuinka haluat Excelin jakavan tietosi. Jos osoitteesi käyttävät välilyöntejä erottamaan sanat ja pilkkuja erottamaan kaupungin osavaltiosta, varmista, että molemmat on valittu.
AIHEUTTAA:Tietojen erottaminen Excelissä: Vaiheittainen opas
Vaihe 6: Valitse uusien sarakkeiden tietomuoto ja napsauta Valmis.
Päätä, miten haluat muotoilla uudet sarakkeet (yleensä "Teksti" on hyvä) ja napsauta sitten Valmis.
Muotoilemalla uudet sarakkeet tekstiksi varmistat, että numerot, kuten postinumerot, eivät menetä etunollia, jos ne tulkitaan numeroiksi.
Kun olet suorittanut nämä vaiheet, osoitteesi jaetaan siististi erillisiin sarakkeisiin. Voit sitten nimetä sarakkeet uudelleen vastaamaan niiden sisältämiä tietoja, kuten "Katu", "Kaupunki", "Osavaltio" ja "Postinumero". Nyt tietosi ovat puhtaita, järjestettyjä ja valmiita kaikkiin käsilläsi oleviin tehtäviin.
Vinkkejä osoitteen erottamiseen Excelissä
- Tee aina kopio alkuperäisistä tiedoistasi ennen kuin yrität erottaa osoitteet. Tällä tavalla sinulla on varmuuskopio siltä varalta, että jokin menee pieleen.
- Jos osoitteillasi on eri muotoja, sinun on ehkä säädettävä erottimen asetuksia tai siivottava tiedot manuaalisesti erottelun jälkeen.
- Käytä "Teksti sarakkeisiin" -esikatseluikkunaa tarkistaaksesi, miltä tietosi näyttävät erottelun jälkeen.
- Jos haluat yhdistää tiedot takaisin yhdeksi sarakkeeksi erottamisen jälkeen, voit käyttää CONCATENATE-toimintoa tai '&'-symbolia.
- Harkitse Excelin lisätoimintojen käyttöä, kuten LEFT, MID tai RIGHT, jos osoitteesi ovat erityisen monimutkaisia tai vaativat tarkempaa erottelua.
Usein kysytyt kysymykset
Entä jos osoitteeni ovat eri muodoissa?
Jos osoitteesi ovat eri muodoissa, sinun on ehkä erotettava ne erissä tai siivottava tiedot Tekstistä sarakkeisiin -toiminnon käytön jälkeen.
Voinko peruuttaa eron, jos teen virheen?
Kyllä, voit käyttää Excelin Kumoa-ominaisuutta (Ctrl + Z) palauttaaksesi muutokset, jos teet virheen.
Entä jos haluan erottaa vain osan osoitteesta?
Voit silti käyttää "Teksti sarakkeisiin" -toimintoa ja valita erityiset erottimet, jotka koskevat sitä osoitteen osaa, jonka haluat erottaa.
Vaikuttaako osoitteen erottaminen muihin tietoihini?
Ei, niin kauan kuin työskentelet oikean sarakkeen parissa ja sinulla on varmuuskopiotiedot, osoitteen erottamisen ei pitäisi vaikuttaa muihin tietoihisi.
Voinko automatisoida tämän prosessin useille laskentataulukoille?
Kyllä, voit tallentaa prosessin makron tai kirjoittaa komentosarjan VBA:ssa automatisoidaksesi osoitteiden erottamisen useissa laskentataulukoissa.
Yhteenveto
- Avaa Excel-dokumenttisi.
- Korosta sarake osoitteineen.
- Siirry "Data" -välilehteen ja napsauta "Teksti sarakkeisiin".
- Valitse Rajoitettu ja napsauta Seuraava.
- Valitse tiedoissasi olevat erottimet ja napsauta Seuraava.
- Valitse uusien sarakkeiden tietomuoto ja napsauta Valmis.
Johtopäätös
Siinä on selkeä opas osoitteen erottamiseen Excelissä. Näiden vaiheiden avulla voit muuttaa sekaisin osoitesarakkeen hyvin järjestetyksi laskentataulukoksi. Muista tarkistaa erottimet ja esikatsella tiedot ennen viimeistelyä. Älä myöskään unohda tietojen kanssa työskentelyn kultaista sääntöä: pidä aina varmuuskopio.
Hallitsemalla tämän yksinkertaisen mutta välttämättömän taidon voit säästää tuntikausia manuaalista tiedonsyöttöä ja tehdä elämästäsi paljon helpompaa. Olitpa asiakastietoja hallinnoiva yrityksen omistaja, demografisia tietoja analysoiva markkinoija tai vain joku, joka yrittää järjestää postituslistan yhteisötapahtumaa varten, osoitteen erottaminen Excelissä on ratkaiseva tekijä.
Kääri siis hihat ja sukella sisään. Harjoittelemalla voit jakaa osoitteet kuin ammattilainen hetkessä. Ja jos huomaat olevasi jumissa, tutustu tähän oppaaseen tai ota yhteyttä laajaan Excel-käyttäjien joukkoon verkossa. Onnea järjestämiseen!