Nimien erottaminen Excelissä voi tuntua pelottavalta tehtävältä, mutta se on oikeastaan melko yksinkertaista, kun saat sen ripustavan. Työskentelet sitten luettelon täydellisistä nimistä ja sinun on jaettava ne ensimmäisiin ja sukunimiin tai yrität järjestää tietoja projektille, Excelillä on sisäänrakennetut työkalut, joiden avulla voit saavuttaa tämän helposti. Vain muutamassa vaiheessa voit muuttaa tietosi ja saada sen toimimaan sinulle.
Askel askeleelta opetusohjelma siitä, kuinka erottaa nimet Excelissä
Ennen kuin sukellamme vaiheisiin, ymmärretään, mitä yritämme saavuttaa. Haluamme ottaa koko sarakkeen ja jakaa sen kahteen erilliseen sarakkeeseen: yksi etunimille ja toinen sukunimille. Tämä on hyödyllistä tietojen lajittelussa, suodattamisessa tai analysoinnissa tehokkaammin.
Vaihe 1: Valitse sarake nimillä
Napsauta ensin ensin saraketta, joka sisältää erottua nimet. Varmista, että valitset koko sarake napsauttamalla yläreunaa.
Oikean sarakkeen valitseminen on ratkaisevan tärkeää. Jos sinulla on useita sarakkeita, joissa on erityyppisiä tietoja, muista valita vain yksi, jolla on jaettava nimet. Tämä varmistaa, että muut tiedot pysyvät ennallaan.
Vaihe 2: Siirry Data -välilehteen ja napsauta 'Teksti sarakkeisiin'
Kun olet valinnut sarakkeen, siirry Excel -nauhan Data -välilehteen ja etsi 'Teksti -sarakkeisiin' -painike. Napsauta sitä avataksesi ohjattu toiminto, joka opastaa sinut prosessin läpi.
'Teksti pylväisiin' -ominaisuus on Excelissä tehokas työkalu, jonka avulla voit jakaa tekstin erottimen perusteella, joka on hieno sana hahmolle, joka erottaa tietosi, kuten tilaa tai pilkkua.
Vaihe 3: Valitse 'rajattu' ja napsauta 'Seuraava'
Ohjattu toiminnassa sinulta kysytään, onko tietosi 'rajattu' vai 'kiinteä leveys'. Valitse 'rajattu', koska erotamme nimet niiden välisen tilan perusteella. Napsauta sitten 'Seuraava'.
'Rajoitettu' tarkoittaa, että tietosi erotetaan tietyllä hahmolla, kuten tila, pilkku tai välilehti. Meidän tapauksessamme etunimien ja sukunimien välinen tila.
Vaihe 4: Valitse 'Space' -ruutu ja napsauta 'Seuraava'
Nyt näet erilaisia vaihtoehtoja rajoittajille. Valitse "tila" -ruutu, koska se erottaa sarakkeemme nimet. Jos on ylimääräisiä välilyöntejä, tarkista 'Käsittele peräkkäisiä rajoittajia yhtenä "-vaihtoehtona. Napsauta sitten 'Seuraava'.
Varmista, että tarkistat vain tietosi koskevan erottimen. Jos valitset väärän ruudun, voit lopulta jakaa tietosi väärin.
Vaihe 5: Valitse erotettujen nimien kohde ja napsauta 'Valmis'
Lopuksi valitse, missä haluat, että uudet erotettujen nimien sarakkeet ilmestyvät. Voit korvata olemassa olevat tiedot tai sijoittaa erotetut nimet toiseen sarakkeeseen. Kun olet tehnyt valintasi, napsauta 'Valmis'.
Kohteen valitseminen on tärkeää. Jos et halua menettää alkuperäisiä koko nimiä, muista valita eri sijainti jaetuille tietoille.
Näiden vaiheiden suorittamisen jälkeen sinulla on kaksi uutta sarakketta: toisessa etunimellä ja toisessa sukunimillä. Tietosi on nyt helpompi ja helpompi työskennellä missä tahansa käsillä olevassa tehtävässä.
Vinkkejä nimien erottamiseen Excelissä
- Varmista, että tietosi ovat yhdenmukaisia ennen jakamista. Epäjohdonmukainen etäisyys tai pilkujen käyttö voi johtaa virheisiin.
- Jos nimissä on keskimmäiset nimikirjaimet tai useita sukunimiä, harkitse ylimääräisten rajausten käyttöä.
- Käytä 'Käsittele peräkkäisiä rajoittajia yhtenä vaihtoehtona, jos tietoissasi on ylimääräisiä välilyöntejä.
- Valitse 'Teksti -sarake' -toiminnon esikatselu -ikkuna varmistaaksesi, että tietosi jakautuvat oikein.
- Muista tallentaa työkirja nimien jakamisen jälkeen, joten et menetä muutoksiasi.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Entä jos minulla on keskimmäisiä nimiä tai nimikirjaimia?
Jos nimet sisältävät keskimmäiset nimet tai nimikirjaimet, sinun on lisättävä ylimääräinen vaihe. Ensimmäisen ja sukunimen jakamisen jälkeen voit toistaa prosessin erottaaksesi keskimmäiset nimet tai nimikirjaimet toiseen sarakkeeseen.
Voinko jakaa nimiä useilla sukunimillä?
Kyllä, voit jakaa nimet useilla sukunimillä käyttämällä muita rajoittajia. Esimerkiksi, jos sukunimet erotetaan tavuviivalla, tarkistat 'Hiviä' -ruudun Eroters -osiossa.
Mitä minun pitäisi tehdä, jos tietoissani on pilkuja tilojen sijasta?
Jos tietosi käyttävät pilkkuja nimien erottamiseen, valitse vain 'pilkku' erottimeksi "tilan" sijasta vaiheessa 4.
Kuinka voin yhdistää nimet niiden erottamisen jälkeen?
Nimien yhdistämiseksi voit käyttää ketjututehtävää tai '&' -operaattoria. Esimerkiksi = A1 & ”” ja B1 yhdistävät etunimen A1: ssä sukunimen kanssa B1: ssä lisäämällä välilyönti.
Voinko erottaa nimet useammasta kuin kahdesta sarakkeesta?
Täysin! Voit erottaa nimet niin moniin sarakkeisiin kuin tarvitset toistamalla 'tekstin sarakkeisiin' -prosessiin ja valitsemalla erilaiset rajaukset jokaiselle vaiheelle.
Lisätietoja:Kuinka erottaa sarakkeet Excel: Vaiheittainen opas
Yhteenveto
- Valitse sarake nimillä.
- Siirry Data -välilehteen ja napsauta 'Teksti sarakkeisiin'.
- Valitse 'rajattu' ja napsauta 'Seuraava'.
- Tarkista 'tila' erimielisyytenä ja napsauta 'Seuraava'.
- Valitse kohde ja napsauta 'Valmis'.
Johtopäätös
Excel on monipuolinen työkalu, joka voi tehdä tietojen hallinnasta ja järjestämisestä helppoa, ja tietäminen, kuinka erottaa nimet Excelissä, on kätevä taito, joka voi säästää aikaa ja vaivaa. Olitpa kokenut Excel -käyttäjä tai vain aloittaminen, nämä suoraviivaiset vaiheet auttavat sinua jakamaan nimet helposti. Muista, että avain menestykseen Excelin kanssa on kokeilu ja käytäntö, joten älä pelkää kokeilla erilaisia lähestymistapoja ja löytää mikä sopii sinulle parhaiten. Jatka tutkimusta, jatka oppimista, ja ennen kuin tiedät sen, olet Excel Pro!