Tietojen jakaminen Excelissä on suoraviivainen tehtävä, joka voidaan suorittaa muutamassa yksinkertaisessa vaiheessa. Järjestätkö suuren tietojoukon tai valmistat tietoja analysoitavaksi, tietojen jakaminen voi säästää aikaa ja tehdä työstäsi tehokkaampaa. Tässä artikkelissa opimme sinut läpi prosessin askel askeleelta.
Askel askeleelta opetusohjelma: Tietojen jakaminen Exceliin
Ennen kuin sukellamme vaiheisiin, selvennetään, mitä tarkoitamme jakamalla tietoja. Kun jaat tiedot Exceliin, jaat yhden solun sisällön useisiin soluihin, jotka perustuvat yleensä tiettyyn erottimeen, kuten pilkuun, tilaan tai muuhun hahmoon. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä käsitellessäsi toisesta lähteestä tuotuja tietoja eikä sitä ole muotoiltu tavalla, jolla tarvitset sitä.
Vaihe 1: Valitse jaetut solut
Ensinnäkin sinun on valittava solut, jotka sisältävät jakamasi tiedot. Napsauta solua tai vedä hiiren avulla ja valitse useita soluja.
Oikeiden solujen valitseminen on ratkaisevan tärkeää, koska Excel jakaa tiedot vain korostetuissa soluissa. Varmista, että olet valinnut kaikki solut, jotka sisältävät jaettavat tiedot ennen siirtymistä seuraavaan vaiheeseen.
Vaihe 2: Siirry Data -välilehteen ja napsauta 'Teksti sarakkeisiin'
Kun olet valinnut solut, siirry Excel -nauhan Data -välilehteen. Etsi 'Teksti -sarakkeisiin' -vaihtoehto ja napsauta sitä.
'Teksti sarakkeisiin' -ominaisuus on työkalu, jota käytät tietojen jakamiseen. Se on suunniteltu muuttamaan yksi tekstisarakke useita sarakkeita määrittämiesi kriteerien perusteella.
Vaihe 3: Valitse 'rajattu' tai 'kiinteä leveys'
Muunna teksti ohjattuna sarakeiksi 'sinut pyydetään valitsemaan' rajattu 'ja' kiinteä leveys 'välillä. Valitse se, joka koskee tietoihisi.
Jos tietosi erotetaan merkeillä, kuten pilkuilla tai välilehdillä, 'rajattu' on oikea valinta. Jos tiedot kohdistetaan sarakkeissa välilyönteihin, 'kiinteä leveys' toimii paremmin sinulle.
Vaihe 4: Aseta rajoittajat tai saraketaukot
Rajoitettujen tietojen varalta tarkista tietojen käyttämät rajoitusruukut. Jos haluat kiinteän leveyden, napsauttamalla datan esikatselua asettaaksesi sarakkeen katkaisut.
Oikeiden rajoitusten asettaminen on avain. Jos valitset väärän erottimen, tietosi eivät jaa haluamallasi tavalla. Kiinnitä erityistä huomiota valintaikkunan alareunan tietojen esikatseluun varmistaaksesi, että saat odottamasi tulokset.
Vaihe 5: Viimeistele ja tarkista jaetut tiedot
Napsauta 'Valmis' jakaaksesi tietosi. Excel jakaa sitten valitut solut useisiin sarakkeisiin.
Kun olet napsauttanut 'viimeistelyä', sinun pitäisi nähdä tietosi jaetut siististi erillisiin sarakkeisiin. Tarkista hetki jaetut tiedot varmistaaksesi, että kaikki näyttää oikealta.
Kun nämä vaiheet on suoritettu, tietosi jaetaan määrittämiin sarakkeisiin, mikä helpottaa työskentelyä ja analysointia. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, jos käsittelet suuria tietojoukkoja tai valmistat tietoja raportille.
Vinkkejä tietojen jakamiseen Excelissä
- Varmuuskopioi aina alkuperäiset tietosi ennen kuin jaat, jos sinun on palautettava alkuperäiseen muotoon.
- Käytä 'Kumoa' -toimintoa (Ctrl + Z), jos teet virheen tai et ole tyytyväinen tulokseen.
- Harkitse 'tekstin käyttöä sarakkeisiin' tietojen puhdistustehtävissä, kuten ylimääräisten välilyöntien poistaminen tai tekstin muuntaminen numeroiksi.
- Tutustu erilaisiin rajoittajiin ja milloin niitä käytetään erilaisiin tietotyyppeihin.
- Harjoittele tietojen jakamista näytteen tietojoukkojen kanssa luottamuksen saamiseksi ennen tärkeän tiedon työskentelyä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mikä on erotin?
Erotteri on hahmo, joka erottaa tietokappaleet solussa. Yleisiä rajauksia ovat pilkut, puolipiste, välilehdet ja tilat.
Suositeltu lukeminen:Kuinka jakaa solu puoliksi Excelissä: Vaiheittainen opas
Rajaat toimivat merkinnöinä, jotka kertovat Excelille, mihin tiedot jaetaan. Oikean erimielimen valitseminen on välttämätöntä tarkan tiedon jakamisen kannalta.
Voinko jakaa tiedot useampaan kuin kahteen sarakkeeseen?
Kyllä, voit jakaa tiedot niin moniin sarakkeisiin kuin tarvitset, tietojen läsnäoloiden lukumäärästä riippuen.
'Teksti sarakkeisiin' -ominaisuus pystyy käsittelemään useita rajoittajia ja jakaa tietosi vastaavasti sopivaan joukkoon sarakkeita.
Entä jos tietoissani ei ole selkeää erotinta?
Jos tietoissasi ei ole selkeää erotinta, saatat joutua käyttämään 'kiinteää leveyttä' -vaihtoehtoa, jonka avulla voit asettaa sarakkeen katkaisut manuaalisesti datan kohdistuksen perusteella.
'Kiinteän leveyden' käyttäminen vaatii sinua tarkistamaan visuaalisesti, mihin tiedot on jaettava, ja asetettava sarake rikkoutuu vastaavasti.
Voinko kumota jaon, jos teen virheen?
Kyllä, voit käyttää 'kumota' -toimintoa (ctrl + z) palauttaaksesi muutokset, jos teet virheen tai et ole tyytyväinen tietojen jakautumiseen.
On tärkeää tarkistaa jaetut tiedot heti viimeistelyn jälkeen, jotta voit nopeasti kumota toiminnan tarvittaessa.
Onko olemassa tapaa automatisoida tiedon jakautuminen tulevaa käyttöä varten?
Jos jaat tiedot säännöllisesti samassa muodossa, voit tallentaa makroa suoritettaessa jakoa. Tätä makroa voidaan sitten käyttää prosessin automatisointiin tulevaisuudessa.
Makro -tallentaminen sisältää toimintojen suorittamisen kerran, kun Excel tallentaa ne. Voit sitten määrittää makro -painikkeeseen tai pikakuvakkeeseen helpon pääsyn saavuttamiseksi.
Yhteenveto
- Valitse jaettavat tiedot sisältävät solut.
- Siirry Data -välilehteen ja napsauta 'Teksti sarakkeisiin'.
- Valitse 'rajattu' tai 'kiinteä leveys' tietosi perusteella.
- Aseta rajoittajat tai saraketaukot.
- Napsauta 'Valmis' ja tarkista jaetut tiedot.
Johtopäätös
Tietojen jakaminen Exceliin on yleinen tehtävä, joka voi parantaa huomattavasti tuottavuutta ja tietojen analysointiasi. Seuraamalla tässä artikkelissa hahmoteltuja vaiheita voit jakaa tietosi nopeasti ja tehokkaasti hallittavissa oleviin sarakkeisiin. Muista valita oikeat rajoittajat, tarkistaa tietosi jakamisen jälkeen ja harjoittaa näytetietojen kanssa taitavampaa. Olitpa aloittelija tai kokenut Excel-käyttäjä, datan jakaminen on välttämätön taito, joka palvelee sinua hyvin erilaisissa tietoihin liittyvissä tehtävissä. Joten mene eteenpäin, kokeile sitä ja tarkkaile tietosi muuttuvan silmiesi edessä!