Sähköpostin järjestäminen Outlookissa on helppoa, kun opit luomaan kansioita. Muutamassa napsautuksissa voit olla siisti postilaatikko, jossa kaikki sähköpostit on lajiteltu luokkiin, jotka ovat sinulle järkeviä. Se on yksinkertainen prosessi, joka säästää aikaa ja stressiä pitkällä tähtäimellä.
Askel askeleelta opetusohjelma: Kansioiden luominen Outlookissa
Kansioiden luominen Outlookiin auttaa sinua hallitsemaan sähköpostiviestejäsi tehokkaasti, jolloin voit luokitella ne ja löytää tarvitsemasi nopeammin. Näin se tehdään:
Vaihe 1: Avaa Outlook
Avaa Outlook -sovelluksesi aloittaaksesi.
Kun avaat Outlookin, olet pääviestinäytölläsi. Tässä kaikki postilaatikkosi ja lähetetyt viestit sijaitsevat.
Vaihe 2: Napsauta hiiren kakkospainikkeella postilaatikkoa
Napsauta hiiren kakkospainikkeella postilaatikkoasi tuodaksesi Asetukset-valikon.
Kun olet napsauttanut hiiren kakkospainikkeella postilaatikkoa, näet luettelon vaihtoehdoista. Yksi heistä sanoo ”uusi kansio”.
Vaihe 3: Valitse uusi kansio
Napsauta ”Uusi kansio” -vaihtoehtoa.
Pieni ikkuna ilmestyy, jolloin voit nimetä uuden kansiosi.
Vaihe 4: Nimeä kansio
Kirjoita haluamasi nimi kansioonne tarjottuun tilaan.
Muista valita sinulle järkevä nimi ja auttaa sinua muistamaan, mitkä sähköpostit olet lajiteltu kyseiseen kansioon.
Lue lisää:Sähköpostien ajoittaminen Outlookissa: Opas ajoitettuun toimitukseen
Vaihe 5: Paina ENTER
Luo uusi kansio painamalla ENTER.
Uusi kansiosi ilmestyy nyt Outlook -ikkunan vasemmalla puolella olevien kansioiden luetteloon.
Kun olet suorittanut nämä vaiheet, uusi kansio on käyttövalmis. Voit vetää ja pudottaa sähköposteja siihen tai käyttää sääntöjä lajitellaksesi sähköpostit automaattisesti oikeaan kansioon.
Vinkkejä sähköpostien järjestämiseen Outlookissa
- Käytä kansioidesi selkeitä ja kuvaavia nimiä helpottaaksesi sisäpuolella olevaa.
- Luo alikansioita pääkansioihisi vielä enemmän organisaatiota varten.
- Hyödynnä Outlookin sääntöjen ominaisuuksia lajitellaksesi saapuvat sähköpostit automaattisesti oikeaan kansioon.
- Puhdista säännöllisesti vanhat sähköpostit kansioistasi pitääksesi ne hallittavissa.
- Hyödynnä hakutoiminto löytääksesi sähköpostit nopeasti kansioissasi.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voinko luoda kansioita Outlook -mobiilisovellukseen?
Kyllä, voit luoda kansiot Outlook -mobiilisovellukseen napauttamalla valikkopainiketta ja valitsemalla ”kansiot”, sitten “uusi kansio”.
Kuinka monta kansiota voin luoda Outlookissa?
Kansioiden lukumäärään ei ole mitään rajoitusta, jonka voit luoda Outlookissa.
Voinko siirtää useita sähköposteja kansioon kerralla?
Kyllä, voit valita useita sähköposteja pitämällä Ctrl -näppäintä painettuna ja napsauttamalla jokaista sähköpostia ja vetämällä ne kaikki haluttuun kansioon.
Voinko nimetä kansion uudelleen Outlookiin?
Kyllä, voit nimetä kansio uudelleen napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla ”nimeä kansio uudelleen”.
Voinko poistaa kansion Outlookista?
Kyllä, voit poistaa kansion napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla ”Poista kansio”. Huomaa, että tämä poistaa myös kaikki kansiossa olevat sähköpostit.
Yhteenveto
- Avoimet näkymät
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella postilaatikossa
- Valitse ”Uusi kansio”
- Nimeä kansio
- Paina Enter
Johtopäätös
Kansioiden luominen Outlookissa on yksinkertainen mutta tehokas työkalu postilaatikon järjestämiseen. Seuraamalla tässä artikkelissa hahmoteltuja vaiheita voit helposti hallita sähköpostisi ja lisätä tuottavuuttasi. Muista valita kansioiden nimet viisaasti, käyttää alikansioita ja määritä säännöt lajitteluprosessin automatisoimiseksi. Älä pelkää muokata järjestelmääsi tarpeidesi muuttuessa - Outlookin joustava kansiojärjestelmä voi sopeutua mihin tahansa organisaatiotyyliin. Hyvää lajittelua, ja olkoon postilaatikkosi ikuisesti sotkea!