Sähköpostien ajoittaminen Outlook for Timed -toimitus on kätevä ominaisuus, jonka avulla voit kirjoittaa sähköpostia ja lähettää sen automaattisesti myöhemmin tai päivämääränä. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos haluat lähettää sähköpostia kerrallaan, jolloin et ole käytettävissä, tai jos haluat toimittaa toimituksen, kun vastaanottaja todennäköisemmin lukee sen. Tarvitset vain Outlook Desktop -sovelluksen ja muutaman napsautuksen, ja olet kaikki asetettu!
Askel askeleelta opetusohjelma: Sähköpostien ajoittaminen Outlook for Ajoitetun toimituksen
Tämä vaiheittainen opas näyttää sinulle, kuinka ajoitetaan sähköposti Outlookissa, jotta se lähetetään valitsemasi tarkkaan aikaan ja päivämäärään.
Vaihe 1: Kirjoita sähköpostiosoitteesi
Säveltä sähköpostiosoitteesi aivan kuten normaalisti. Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite, aiheen rivi ja sähköpostiosoitteesi.
Sähköpostit voidaan säveltää etukäteen, ja myöhempää toimitusta varten ne varmistavat, että et unohda lähettää niitä sopivana ajankohtana. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen kokousmuistutusten, syntymäpäivän toiveiden tai työhön liittyvien sähköpostien lähettämisessä tuntien jälkeen.
Vaihe 2: Napsauta ”Asetukset” -välilehteä
Napsauta uudessa sähköposti -ikkunassa näytön yläosassa olevaa ”Asetukset” -välilehteä.
“Asetukset” -välilehti antaa sinulle pääsyn sähköpostiisi erilaisiin asetuksiin, mukaan lukien kyky viivästyttää toimitusta.
Vaihe 3: Valitse ”viivästystoimitus”
Napsauta ”Viivetoimitus”, joka avaa Ominaisuudet -valintaikkunan.
”Viivetoimitus” -ominaisuus on missä voit määrittää päivämäärän ja ajan, jolloin haluat sähköpostin lähettävän.
Vaihe 4: Aseta toimituspäivä ja aika
Rinta ”Toimitusvaihtoehdot” -osiossa "Älä toimitus ennen" -laatikkoon ja aseta haluamasi päivämäärä ja aika.
Aseta päivämäärä ja aika oikein, kun otetaan huomioon aikavyöhykkeen erot, jos lähetät sähköpostia jollekin maailmalle.
Vaihe 5: Napsauta “Sulje” ja sitten “Lähetä”
Kun olet asettanut päivämäärän ja ajan, napsauta “Sulje” poistuaksesi Ominaisuudet -valintaikkunasta ja napsauta sitten “Lähetä” ajoittaaksesi sähköpostisi.
Kun napsautat “Lähetä”, sähköposti tallennetaan lähtölaatikossa määritettyyn toimitusaikaan saakka. Sitten se lähetetään automaattisesti, vaikka et olisi verkossa.
Kun nämä vaiheet ovat suorittaneet, sähköpostiosoitteesi istuu hiljaa lähtölaatikossa, kunnes se on aika matkustaa vastaanottajan postilaatikkoon. Se on kuin henkilökohtainen avustaja, joka odottaa täydellistä hetkeä toimittaaksesi viestisi!
Vinkkejä ajoitettujen sähköpostien ajoittamiseen ajoitetun toimituksen Outlookissa
- Tarkista toimitusaika ja päivämäärä ennen lähettämistä, varsinkin jos se on tärkeätä tapahtumaa tai kokousta varten.
- Muista, että ajoitetut sähköpostit lähetetään vain, jos Outlook on käynnissä ja kytketty Internetiin toimitusajassa.
- Jos muutat mieltäsi ajoituksesta, voit aina palata ulos lähtölaatikossa, avata sähköpostia ja säätää ”älä toimita ennen” -asetuksia.
- Käytä tätä ominaisuutta välttääksesi sähköpostivastauksesi, joten et pommita ketään, jolla on liian monta sähköpostia kerralla.
- Muista, että vaikka sähköposti on ajoitettu, sitä voidaan silti muokata tai poistaa, jos suunnitelmasi muuttuvat.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä tapahtuu, jos tietokoneeni on kytketty pois päältä suunniteltuun toimitusaikaan?
Jos tietokoneesi on pois päältä tai Outlook ei ole käynnissä, sähköpostia ei lähetetä ennen kuin seuraavan kerran Outlook on aktiivinen.
Voinko ajoittaa sähköpostit Mobile Outlook -sovelluksessa?
Ei, tämä ominaisuus on tällä hetkellä saatavana vain Desktop Outlook -sovelluksessa.
Onko mahdollista ajoittaa toistuvia sähköposteja?
Outlook ei tue natiivisesti toistuvien sähköpostien ajoittamista. On kuitenkin kolmansien osapuolten lisäosia, jotka voivat lisätä tämän toiminnallisuuden.
Voinko nähdä luettelon kaikista suunnitelluista sähköposteista?
Kyllä, kaikki ajoitetut sähköpostit löytyvät Outbox -kansiosta niiden toimitusaikaan saakka.
Toimivatko sähköpostien ajoittaminen kaikkien Sähköpostitilien kanssa Outlookissa?
Sähköpostien ajoittamisen tulisi toimia useimpien Outlookiin perustettujen sähköpostitilien kanssa, mutta on aina hyvä idea testata se ensin.
Yhteenveto
- Laaduta sähköpostiosoitteesi.
- Napsauta “Asetukset” -välilehteä.
- Valitse ”Viivetoimitus”.
- Aseta toimituspäivä ja aika.
- Napsauta ”Sulje” ja sitten “Lähetä”.
Johtopäätös
Sähköpostien ajoittamisen taiteen hallitseminen ajoitetun toimituksen Outlook -ohjelmassa voi parantaa merkittävästi sähköpostinhallintataitojasi varmistamalla oikea -aikaista viestintää ilman tarvetta kytketty jatkuvasti postilaatikkoosi. Tämä ominaisuus on käsitellyt aikaherkkiä tietoa, kansainvälisen kirjeenvaihdon hallinnasta aikavyöhykkeiden välillä tai yksinkertaisesti järjestämällä työmäärän, tämä ominaisuus tarjoaa strategisen edun päivittäisessä digitaalisessa vuorovaikutuksessa. Tässä artikkelissa esitetyillä suoraviivaisilla vaiheilla olet nyt varustettu ajoittamaan sähköpostit, kuten ammattilainen, virtaviivaistavat työnkulkua ja ylläpitämään täsmällisyyttä virtuaalivaihtoissasi. Joten miksi et kokeile sitä, kuinka tämä hieno Outlook -ominaisuus voi lisätä tuottavuuttasi?
Lisää lukemista:Sähköpostien järjestäminen: Vaiheittainen opas kansioiden luomiseen Outlookissa