10 piilotettua Google Sheets -ominaisuutta, jota et tiennyt olevan olemassa

Jos käytät Google -arkkeja säännöllisesti, tunnet todennäköisesti käyttämäsi työkalut usein. Tämän laskentataulukon sovelluksessa on kuitenkin monia ominaisuuksia, jotka jäävät huomaamatta ja vajaakäyttöä.

Täällä kävelemme useiden viileiden Google -arkkien ominaisuuksien läpi, joista saattaa tulla vain nopeat suosikkisi. Päästä jhkGoogle -arkit, Kirjaudu sisään Google -tililläsi ja kokeile joitain näistä piilotetuista helmistä.

Sisällysluettelo

1. Pura tiedot älykkäältä sirusta

Jos olet hyödyntänyt Googlen sovellusten älykkäitä siruja, tiedät mielelläni, että voit tehdä vielä enemmän heidän kanssaan. Kun olet asettanut Smart -sirun, voit purkaa tietoa siitä ja sijoittaa sen arkkiin, mikä tekee siruista vielä hyödyllisemmän.

Voit tällä hetkellä purkaa tietoja ihmisistä, tiedosto- ja kalenteritapahtuman älykkäistä siruista. Tähän sisältyy nimi ja sähköposti, omistaja ja tiedostonimi sekä yhteenveto ja sijainti.

1. Kun olet asettanut älykkään sirun, vedä kohdistinta sen päälle, valitse se tai napsauta hiiren kakkospainikkeella. Valitse sittenTiedonsiirto.

2. Kun sivupalkki aukeaa, käytäOteTAB merkitsee valintaruutuja kohteille, jotka haluat poimia.

3. KäyttääPoimita jhkSyöttääksesi tai valitaksesi arkin sijainnin, johon haluat tietoja.

4. ValitaOteJa näet tietosi näytön valitussa paikassa.

Jos joudut päivittämään poistettuja tietoja, voit käyttääPäivitä ja hallitseTAB sivupalkissa.

2. Luo QR -koodi

QR -koodit ovat suosittuja tapoja jakaa tietoja, ohjata ihmisiä verkkosivustollesi ja jopa tarjota alennuksia. Luomalla oman QR-koodisi Google-arkeissa ilman lisäosia tai kolmansien osapuolien työkaluja, sinä tai yhteistyökumppanisi voit toimia nopeasti.

Jos haluat tehdä QR -koodin, käytät Google Sheets -kuvatoimintoa ja linkkiä Googlen juuri -URL -osoitteeseen:https://chart.googleapis.com/chart?.

Täällä linkitämme Cell A1: n verkkosivustolle alla olevan kaavan avulla. Aseta kaava soluun, johon haluat QR -koodin.

= Image (“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500 7ke500&cht=qr&chl=” & encodeurl (a1))

Käytä seuraavia argumentteja rakentaaksesi kaavan:

• CHS -argumentti: Määritä QR -koodin mitat pikselinä (CHS = 500 × 500).
• CHT -argumentti: Määritä QR -koodi (cht = qr).
• CHL -argumentti: Valitse URL -tiedot (chl = ”& encodeurl (a1)).

Sitten yhdistää argumentit Ampersand -operaattorilla (&).

Kun näet koodin, saatat joutua muuttamaan rivin ja/tai sarakkeen kokoa nähdäksesi sen täysikokoisen. Skannaa sitten QR -koodi varmistaaksesi, että se toimii kuten odotat.

Voit myös käyttää valinnaisia ​​argumentteja datan koodaamiseen tietyllä tavalla tai korjaustason määrittämiseen. Lisätietoja näistä väitteistä onGoogle -kaaviot Infographics Reference -sivuQR -koodeille.

3. Aseta avattava luettelo

Avattava luettelot ovat loistavia työkaluja tietojen syöttämiseen. Valitsemalla kohde luettelosta, voit varmistaa, että syötät haluamasi tiedot ja vähentää virheitä samanaikaisesti.

Levyjen avattavien luetteloiden käyttöönoton jälkeen ominaisuutta on parannettu, jotta saat yksinkertaisemman tavan luoda ja hallita näitä hyödyllisiä luetteloita.

1. Aseta avattava luettelo tekemällä yksi seuraavista:
2. ValitaLisätä-Avattavavalikosta.
3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitseAvattava.
4. Kirjoittaa@ @(At) symboli ja valitseAvattajatKomponenttien osassa.

5. Näet sitten datan validointisäännöt sivupalkin auki. Kirjoita luettelon sijaintiSoveltaa alueellelaatikko ja vahvista seAvattavaon valittu avattavassa kriteerissä.

6. Lisää sitten luettelomerkinnätVaihtoehtolaatikot ja valinnaisesti valitse ne vasemmalle.

7. Jos haluat näyttää apua tekstiä, valitse virheellisten tietojen toiminto tai valitse näyttötyyli, laajenna Advanced Asetukset -osiota.

8. Kun olet valmis, valitseTehty. Käytä sitten uutta avattavasta luettelostasi tiedot arkkiin.

4. Vahvista sähköpostiosoite

Kun sinulla on laskentataulukko, joka sisältää sähköpostiosoitteet, olipa kyse sitten Gmailista, Outlookista tai jotain muuta, kannattaa ehkä varmistaa, että ne ovat voimassa. Vaikka arkit eivät näytä sinulle, onko osoite laillinen, se näyttää sinulle, onko se muotoiltu oikein @ (at) symbolilla ja verkkotunnuksella.

1. Valitse solut (solut), joihin haluat tarkistaa ja siirtyäTiedot-Tietojen validointivalikossa.

2. Kun tietojen validointisäännöt sivupalkki avautuu, valitseLisää sääntö, vahvista tai säädä solujaSoveltaa alueelleja valitseTeksti on kelvollinen sähköpostiavattavassa kriteerissä.

3. Valitse valinnaisesti lisäasetukset, kuten ohjetekstien näyttäminen, varoituksen näyttäminen tai syötteen hylkääminen. ValitaTehtyvalidointisäännön tallentaminen ja soveltaminen.

Voit sitten testata validoinnin ja vaihtoehdot kirjoittamalla virheellisen sähköpostiosoitteen.

5. Tee mukautettu toiminto

Oletko fani toimintojen ja kaavojen käytöstä Google -arkeissa? Jos on, miksi et luo omaa? Mukautetun toimintoominaisuuden avulla voit määrittää oman toiminnon ja käyttää sitä uudelleen milloin haluat.

1. ValitaTiedot-Nimettyjä toimintojavalikosta.

2. Käytä nimetyissä funktioissa sivupalkissa, joka avautuuLisää uusi toimintoAlareunassa luodaan mukautettu toiminto. Voit myös katsoa esimerkkiä, katsella esittelyä tai saada lisätietoja ominaisuudesta.

3. Kirjoita toiminnon nimi, kuvaus ja valinnaisesti argumentti paikkamerkit. Kirjoita kaava, jota haluat käyttää määrittelemään toiminto ja valitseSeuraava.

4. Katso toiminnon esikatselu ja joko valitseTakaisintehdä muutoksia taiLuodauuden toiminnon tallentaminen. Huomaa, että voit myös lisätä valinnaisia ​​argumentteja tarvittaessa.

5. Näet sitten toiminnon sivupalkkiluettelossa. Kirjoita se arkin soluun testataksesi sen.

Jos sinun on tehtävä muokkauksia, avata nimetyt toimintojen sivupalkki, valitsekolme pistettäfunktion oikealla puolella ja valitseMuokata.

6. Suodauta kaaviota viipaloija

Kaaviot antavat sinulle käteviä ja tehokkaita tapoja näyttää tietosi. Viipaloijan avulla voit suodattaa kaaviossa näkyvät tiedot. Tämä on kätevää tarkistaa kaaviotietojen tiettyjä osia tarvittaessa.

Lisätä viipaloijan

Kun olet asettanut kaaviosi, valitse se ja siirry kohtaanTiedot-Lisää viipaloijavalikossa.

Kun sivupalkki aukeaa, avaaTiedotVahvista yläreunassa oleva tietoalue ja valitse sitten sarake käytettäväksi suodattimeen.

Näet, että viipaloija näkyy mustana pyöristettynä suorakulmana, jota voit liikuttaa tai muuttaa kokoa haluamallasi tavalla.

Käyttää viipaloijaa

Kun sinulla on viipaloija, valitseSuodattaaPainike vasemmalla tai avattavassanuolioikealla. Valitse sitten taulukossa olevat tiedot, jotka haluat nähdä valintamerkkejä näiden kohteiden viereen.

ValitaHyväJa näet kaavion päivityksen heti.

Palauttaa kaavio alkuperäiseen näkymään, joka näyttää kaikki tiedot, avaa suodatin ja valitseValitse kaikki-Hyvä.

7. Laske nopeasti tiedot

Joskus haluat nähdä nopean laskelman lisäämättä kaavaa arkkiin. Google -arkeissa voit yksinkertaisesti valita arvot ja sitten valita laskelman tarkasteltavaksi ilman ylimääräistä työtä.

1. Valitse laskeaksesi tiedot, jotka haluat laskea, ja etsi sitten välilehden rivin oikeassa alakulmassa. Näet Green -laskentavalikon, joka sisältää tietojen summan.

2. Avaa valikko ja valitse laskelma, jonka haluat suorittaa. Näet uuden tuloksen kyseisessä valikossa.

3. Voit myös avata valikon nähdäksesi kaikki käytettävissä olevat laskelmat reaaliajassa.

Jos päätät sisällyttää laskelman arkkiin, pidä solu valituksi ja valitseTutkiaLevy -välilehden oikealla puolella.

Kun sivupalkki aukeaa, vedä laskelmaa, jota haluat käyttää arkin soluun.

8. Tutustu tapoja esitellä tietosi

Ehkä sinulla on tietoja laskentataulukossa, mutta et ole varma parhaasta tavasta näyttää tai analysoida sitä. Explore -ominaisuuden avulla voit nähdä erilaisia ​​nopeita tapoja esitellä tietosi, tarkistaa yksityiskohdat siitä ja kysyä kysymyksiä.

Valitse tietosi ja valitseTutkiaoikeassa alareunassa.

Kun tutkittava sivupalkki aukeaa, näet tietosi vaihtoehdot. Kirjoita kysymys vastausten osioon, käytä väriä muotoiluosan avulla tai aseta kaavio analyysiosasta.

Lue lisää:Kuinka käyttää chatgpt Google -arkeissa GPT: n kanssa arkkeja ja asiakirjoja

Kun olet valmis, käytä vainXSivupalkin oikeassa yläkulmassa sen sulkemiseksi.

9. Pyydä arkkien hyväksynnät

Jos käytät Google Workspace -tiliä yrityksiä tai koulutusta varten, tutustu hyväksymisominaisuuteen. Sen avulla voit pyytää hyväksyntää muilta ja seurata sitä, mikä on hyväksytty ja mikä ei.

Mennä jhkTiedostoja valitseHyväksynnät.

Kun hyväksynnät sivupalkki avautuu, valitseTehdä pyyntö.

Lisää ponnahdusikkunaan ne, jotka haluat hyväksyä pyyntösi, ja valinnaisesti viesti. Voit myös sisällyttää eräpäivämäärän, antaa hyväksynnän muokata tai lukita tiedoston ennen hyväksymispyyntösi lähettämistä. ValitaLähettää pyyntöKun lopetat.

Jos et ole jo jakanut asiakirjaa hyväksyjien kanssa, sinua pyydetään tekemään niin ja määrittämään käyttöoikeudet.

Voit sitten tarkastella tilaa palauttamalla hyväksyntöjen sivupalkkiin.

10. Aseta mukautettu päivämäärä- ja aikomuoto

Vaikka Google Sheets tarjoaa monia erilaisia ​​tapoja muotoilla päivämääriä ja aikoja, ehkä haluat jotain erityisesti. Voit luoda oman päivämäärän ja aikamuotosi haluamasi rakenteen, värien ja tyylin kanssa.

1. Valitse päivämäärä tai aika- tai aika- tai aika- tai aika- tai aika -solut ja siirryMuoto-Määrä-Mukautettu päivämäärä ja aika. Vaihtoehtoisesti voit valita enemmän Formaties -vaihtoehtoa työkalurivistä ja valitaMukautettu päivämäärä ja aika.

2. Kun ikkuna avautuu, näet päivämäärän ja/tai aikataulun nykyisen muodon. Valitse ylhäältä olemassa oleva elementti muuttaaksesi muotoa tai poista se.

3. Lisää toisen elementin valitsemalla nuoli oikealta puolelta ja valitse yksi luettelosta. Voit sitten muotoilla kyseisen elementin nuolellaan.

4. Kun olet valmis, valitseSoveltaaJos haluat käyttää mukautettua päivämäärää ja aikataulua, ja sinun pitäisi nähdä arkin päivitys.

Näiden Google Sheets -ominaisuuksien avulla voit tehdä vielä enemmän tietojasi. Kokeile yhtä tai useampaa ja katso, mikä on hyödyllinen sinulle.

Katso liittyviä opetusohjelmia, kuinka löytää kopioita Google Sheetsistä ehdollisten muotoiluvaihtoehtojen avulla.