Office -viestin ulkopuolisen viestin luominen on yksinkertainen tehtävä, joka varmistaa, että yhteystietosi ovat tietoisia puuttumisesta. Perustamalla automaattisen vastauksen, ilmoitat ihmisille, kun tulet takaisin ja kenen kanssa ottaa yhteyttä poissaolosi. Muutamassa vaiheessa voit määrittää viestisi ja nauttia ajastasi huolehtimatta tärkeistä sähköpostien puuttumisesta.
Askel askeleelta opetusohjelma: Outlookin luominen toimistoviestistä
Ennen kuin sukellamme vaiheisiin, on tärkeää huomata, että toimiston ulkopuolisen viestin asettaminen voi estää sekaannusta ja ylläpitää viestintää poissa ollessasi. Olitpa lomalla, osallistut konferenssiin tai henkilökohtaisista syistä, tämä ominaisuus on välttämätöntä ammatilliselle sähköpostinhallinnalle.
Vaihe 1: Avaa Outlook ja valitse tiedosto
Avaa Outlook-sovelluksesi ja napsauta tiedosto-välilehteä, joka sijaitsee ikkunan vasemmassa yläkulmassa.
Tämä vaihe vie sinut 'tilitiedot' -osioon, josta löydät erilaisia vaihtoehtoja, mukaan lukien automaattiset vastaukset.
Vaihe 2: Napsauta 'Automaattiset vastaukset (toimistosta)' '
Napsauta 'Tilitiedot' -osiossa painiketta, joka on merkitty 'automaattiset vastaukset (toimistosta).'
Uusi ikkuna aukeaa, mikä antaa sinulle mahdollisuuden kytkeä automaattiset vastaukset päälle ja asettaa tiettyjä aikatauluja poissaolollesi.
Vaihe 3: Aseta automaattisten vastausten aikataulu
'Automaattiset vastaukset' -ikkunassa voit määrittää toimikauden ulkopuolelta tarkan aloitus- ja lopetusajan.
On tärkeää asettaa selkeä aikataulu, jotta kontaktit tietävät milloin paluuta. Tämä auttaa hallitsemaan heidän odotuksiaan ja vähentää väärinkäsityksen riskiä.
Vaihe 4: Kirjoita Office -viesti
Kirjoita tiivis ja informatiivinen toimistoviestistä toimitetussa tekstikenttään. Sisällytä päivämäärät, jotka olet poissa ja vaihtoehtoiset yhteystiedot tarvittaessa.
Lisää lukemista:Kuinka sammuttaa toimistoviestistä Outlookissa: Vaiheittainen opas
Hyvin muotoiltu viesti jättää ammatillisen vaikutelman ja tarjoaa kaikki tarvittavat yksityiskohdat olematta liian pitkä.
Vaihe 5: Valitse kuka vastaanottaa Office -viestin
Voit valita, saavatko kaikki ulkoiset lähettäjät Office -viestisi vai vain yhteystietoluettelossasi olevat.
Harkitse yksityisyyttäsi ja työn luonnetta valittaessa, kenen pitäisi saada automatisoidut vastaukset.
Vaihe 6: Tallenna asetukset
Kun olet kirjoittanut viestin ja asettamalla asetukset, napsauta OK tallentaaksesi Office -viesti -asetukset.
Muista tarkistaa viestisi virheistä tai kirjoitusvirheistä ennen tallentamista ammatillisen kuvan ylläpitämiseksi.
Näiden vaiheiden suorittamisen jälkeen toimistoviestisi on aktiivinen määrittelemäsi ajan. Yhteystietosi saavat automatisoidun vastauksen, joka ilmoittaa heille puuttumisestasi, ja voit rentoutua tietäen, että sähköpostiviestinnäsi huolehditaan.
Vinkkejä tehokkaan Outlookin luomiseen toimistoviestistä
- Pidä viestisi lyhyt ja asia; Kukaan ei tarvitse elämäntarinasi.
- Ilmoita selvästi poissaolosi päivämäärät, joten sekaannusta ei ole.
- Anna vaihtoehtoiset yhteystiedot kiireellisistä asioista.
- Ole ammattimainen, vaikka olisit poissa rannalta viikon ajan.
- Tarkista viestisi ja asetukset ennen aktivointia.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Onko tarpeen asettaa aikataulu toimisto vastauksista?
Kyllä, aika -alueen asettaminen ilmoittaa yhteystietoihisi, kun palaat takaisin ja estää toimistoviestin lähettämisen loputtomiin.
Voinko asettaa erilaisia viestejä sisäisille ja ulkoisille kontakteille?
Täysin! Outlookin avulla voit mukauttaa viestejä organisaatiosi ja sen ulkopuolella oleville ihmisille.
Pitäisikö minun sisällyttää henkilökohtaiset yhteystiedot Office -viestiin?
Yleensä ei ole suositeltavaa sisällyttää henkilökohtaisia yhteystietoja. Sen sijaan tarjoa vaihtoehtoinen työyhteys tai osasto.
Mitä tapahtuu sähköposteilleni, kun olen poissa toimistosta?
Sähköpostisi tallennetaan postilaatikkoosi tavalliseen tapaan. Toimiston ulkopuolinen vastaus on yksinkertaisesti lähettäjälle lähetetty ilmoitus.
Voinko peruuttaa tai muokata Office -viestini ennen päättymispäivää?
Kyllä, voit muokata tai peruuttaa automaattisia vastauksiasi milloin tahansa tarkistamalla 'automaattiset vastaukset' -asetukset.
Yhteenveto
- Avaa Outlook ja valitse 'tiedosto'
- Napsauta 'Automaattiset vastaukset (toimistosta)' '
- Aseta vastausten aikaväli
- Kirjoita Office -viesti
- Valitse viestisi vastaanottajat
- Tallenna asetukset
Johtopäätös
Outlookissa sijaitsevan toimistoviestin asettaminen on suoraviivainen prosessi, joka voi säästää paljon päänsärkyä. On ammattimainen kohteliaisuus ilmoittaa yhteystietoihisi puuttumisestasi ja tarjota heille vaihtoehtoisia tapoja saada apua. Seuraamalla yllä kuvattuja vaiheita voit varmistaa, että toimistoviesti on selkeä, informatiivinen ja tehokas. Muista, että hyvin muotoiltu viesti voi tehdä loistavan vaikutelman, vaikka et ole siellä vastaamassa henkilökohtaisesti. Pidä vinkit mielessä, jotta saat täydellisen viestin ja älä epäröi käydä uudelleen asetuksiasi, jos suunnitelmasi muuttuvat. Mene nyt nauttimaan vapaa -ajastasi ja lepää helposti tietäen, että Office -viestisi on saanut selkänsä!