Excel -laskentataulukon lähettäminen sähköpostitse on suoraviivainen prosessi, joka sisältää muutaman yksinkertaisen vaiheen. Sinulla on oltava sähköpostitili ja Excel -tiedosto, jonka haluat lähettää valmiiksi. Tämän lukemisen jälkeen sinun pitäisi tietää, kuinka liittää Excel -tiedosto sähköpostiin ja lähettää se valitsemallesi vastaanottajalle.
Askel askeleelta opetusohjelma Excel -laskentataulukon lähettämisestä
Ennen kuin sukellamme vaiheittaiseen prosessiin, saadaan selkeä kuva siitä, mitä aiomme tehdä. Excel -laskentataulukon lähettäminen sähköpostitse sisältää tiedoston valmistelun, sen liittäminen sähköpostiin ja sitten sen lähettäminen suunnitellulle vastaanottajalle. Se on kätevä taito, etenkin ammatillisessa ympäristössä, jossa tietojen jakaminen on yleinen tehtävä.
Vaihe 1: Avaa sähköpostitilisi
Kirjaudu sähköpostitilillesi käyttäjänimen ja salasanan avulla.
Lisätietoja:Kuinka salasana suojata Microsoft Excel -taulukkoa?
Kun kirjaudutaan sisään, siirry “Comproy” tai “New Email” -painikkeeseen aloittaaksesi uuden sähköpostin laatimisen. Tämä painike sijaitsee yleensä näkyvässä paikassa sähköpostiviestilläsi.
Vaihe 2: Laadi uusi sähköposti
Napsauta “Compose” avataksesi uuden tyhjän sähköpostin.
Uudessa sähköposti -ikkunassa sinun on annettava vastaanottajan sähköpostiosoite, sähköpostiisi aihe ja kaikki viestit, jotka haluat sisällyttää Excel -tiedostoosi.
Vaihe 3: Liitä Excel -laskentataulukko
Etsi “Liitä” -painike, joka voi näyttää paperilip -kuvakkeelta ja napsauta sitä.
Kun olet napsauttanut “LIITE” -painiketta, ikkuna ponnahtaa ylöspäin, jolloin voit selata tietokonetiedostoja. Siirry Excel -laskentataulukon sijaintiin, valitse se ja napsauta “Avaa” liittääksesi sen sähköpostiisi.
Vaihe 4: Lähetä sähköposti
Kun Excel -tiedosto on liitetty, tarkista sähköpostiosoitteesi varmistaaksesi, että kaikki on oikein, ja napsauta sitten “Lähetä” -painiketta.
Kun osut “Lähetä”, sähköpostiosoitteesi ja liitteenä olevan Excel -laskentataulukon kanssa toimitetaan vastaanottajan postilaatikkoon. Sitten he voivat ladata ja avata Excel -tiedoston päähänsä.
Yllä olevat vaiheet suoritettuaan Excel -laskentataulukko on matkalla vastaanottajan sähköpostilaatikkoon. He saavat ilmoituksen, että heillä on postia, ja avaamalla sähköpostin, he näkevät liitteenä olevan Excel -tiedostosi valmiina ladattavaksi.
Vinkkejä Excel -laskentataulukon lähettämiseen
- Tarkista Excel -laskentataulukon tiedostokoko ennen lähettämistä; Joillakin sähköpostipalveluntarjoajilla on rajoitus liitteiden koon suhteen.
- Varmista, että tallenna Excel -tiedosto ennen sen liittämistä sähköpostiin varmistaaksesi, että kaikki tietosi ovat ajan tasalla.
- Harkitse Excel -tiedoston muuntamista PDF: ksi, jos et halua, että vastaanottaja tekee siihen muutoksia.
- Jos lähetät arkaluontoisia tietoja, suojaa excel-tiedostosi ennen sen lähettämistä.
- Tarkista aina vastaanottajan sähköpostiosoite varmistaaksesi, että Excel-laskentataulukko lähetetään oikealle henkilölle.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Entä jos Excel -tiedostoni on liian suuri lähettääksesi sähköpostitse?
Jos Excel -tiedostosi on liian suuri, voit pienentää sen koon pienentääksesi tiedostojen pakkaustyökalua tai voit lähettää sen pilvitallennuspalveluun ja lähettää linkin tiedostoon sähköpostitse.
Voinko lähettää Excel -laskentataulukon puhelimestani?
Kyllä, voit lähettää Excel -laskentataulukon puhelimesta käyttämällä mobiili -sähköpostisovellustasi ja seuraamalla samoja vaiheita kuin tietokoneessa.
Kuinka voin varmistaa, että vastaanottaja voi avata Excel -tiedoston?
Varmistaaksesi, että vastaanottaja voi avata Excel -tiedoston, tarkista, että heillä on yhteensopiva ohjelma, kuten Microsoft Excel tai ilmainen vaihtoehto, joka voi avata .xlSX -tiedostoja.
Voinko lähettää sähköpostitse Excel -laskentataulukon, jolla on useita välilehtiä?
Kyllä, voit lähettää sähköpostitse Excel -laskentataulukon, jossa on useita välilehtiä, kuten mikä tahansa muu Excel -tiedosto. Kaikki välilehdet sisällytetään, kun vastaanottaja avaa tiedoston.
Kuinka voin kertoa, saiko vastaanottaja Excel -tiedostoni?
Useimmat sähköpostipalvelut tarjoavat ”lähetetyn” kansion, jossa voit varmistaa, että sähköpostiosoitteesi lähetetään. Jotkut palvelut tarjoavat myös luetut kuitit tai seurantavaihtoehdot vahvistaakseen, että sähköposti on vastaanotettu ja avautunut.
Yhteenveto
- Avaa sähköpostitilisi.
- Laadi uusi sähköposti.
- Kiinnitä Excel -laskentataulukko.
- Lähetä sähköposti.
Johtopäätös
Excel -laskentataulukon lähettämisen taiteen hallitseminen on arvokas taito, joka voi säästää aikaa ja lisätä tuottavuutta. Avain on jaat sitten tietoja kollegoiden kanssa, lähettämällä raportteja pomollesi tai lähettämällä rahoituslaitteita kirjanpitäjällesi, se on avainta tietäen, kuinka Excel -tiedostot lähetetään turvallisesti ja tehokkaasti. Muista tarkistaa tiedostokoko, tallenna ennen lähettämistä ja tarkista vastaanottajan osoite. Kun nämä vinkit ja vaiheet mielessä, voit lähettää varmasti Excel -laskentataulukoita sähköpostitse kuten ammattilainen. Älä anna tekniikan pelon pidättää sinua; Hyödynnä se ja anna sen parantaa työnkulkua. Kuka tietää, ehkä uuden löytämäsi sähköpostiosamesi on toimiston puhe! Jos sinulla on lisäkysymyksiä tai tarvitset yksityiskohtaisempia ohjeita, ota rohkeasti yhteyttä tai ota yhteyttä lisäresursseihin apua varten. Hyvää sähköpostia!