Outlook -sähköpostien vienti Excel -laskentataulukoihin saattaa kuulostaa monimutkaiselta, mutta se on oikeastaan melko yksinkertainen. Tarvitset vain vähän tietotaito ja muutama vaihe seurata. Ensinnäkin sinun on vietävä sähköpostisi Outlookista .csv -tiedostona. Seuraavaksi avaat Excel ja tuo .csv -tiedoston. Sen jälkeen voit manipuloida tietoja laskentataulukossa. Se on suoraviivainen prosessi, jonka kuka tahansa voi tehdä.
Toiminnan suorittamisen jälkeen kaikki Outlook -sähköpostit järjestetään Excel -laskentataulukossa. Tämä helpottaa sähköpostitietojen analysointia ja hallintaa, joko henkilökohtaiseen tai yrityksen käyttöön.
Esittely
Sähköpostit ovat olennainen osa jokapäiväistä elämäämme, olipa kyse sitten henkilökohtaisesta viestinnästä, työhön liittyvistä asioista tai pysymisestä päivitettynä uutiskirjeillä ja tilauksilla. Joskus näiden sähköpostien hallinta suoraan sähköpostiohjelmastasi, kuten Microsoft Outlook, voi olla ylivoimainen, varsinkin kun käsitellään massiivista sähköpostia. Täällä Excel on hyödyllinen. Excel -laskentataulukot tarjoavat jäsennellyn tavan organisoida ja analysoida tietojasi.
Viettämällä Outlook -sähköposteja Exceliin, sinulla on enemmän hallintaa tietoihin, voit suorittaa erilaisia tietojen analysointia ja raportointehtäviä ja lopulta parantaa tuottavuutta. Tämä artikkeli on täydellinen niille, jotka käsittelevät suuria määriä sähköpostitietoja, kuten markkinoijia, tutkijoita tai kaikkia, jotka haluavat pitää postilaatikonsa organisoiduna ja siistinä. Sukellaamme sisään ja opitaan yksinkertaistamaan sähköpostisi hallintaa viemällä sähköpostiviestejä Exceliin.
Askel askeleelta opetusohjelma Outlook -sähköpostien viemiseen Exceliin
Ennen kuin pääsemme ilkeaseen, ymmärretään, mitä seuraavat vaiheet auttavat sinua saavuttamaan. Näitä vaiheita noudattamalla voit purkaa Outlook -sähköpostisi ja muuntaa ne muotoon, jonka Excel voi lukea ja järjestää.
Vaihe 1: Avaa Outlook ja valitse kansio, joka sisältää vientiä haluamasi sähköpostit.
Tämä vaihe sisältää tietyn kansion valitsemisen Outlookissa, jossa vientiä haluamasi sähköpostit sijaitsevat.
Katso myös:Outlook Kuinka viedä yhteystiedot: Ultimate 2024 -opas
On välttämätöntä valita oikea kansio varmistaaksesi, että viet oikean sähköpostin. Voit valita postilaatikkosi, lähetetyt kohteet tai muun kansiosi, johon sähköpostisi tallennetaan.
Vaihe 2: Siirry tiedostoon> Avaa ja vienti> Tuo/vienti.
Tämä vaihe tarkoittaa liikkumista Outlook -valikoiden läpi päästäksesi tuonti-/vientitoimintoon.
Ohjattu tuonti/vienti on Outlook -työkalu, jonka avulla voit viedä sähköpostisi erilaisiin tiedostomuotoihin, mukaan lukien .csv -tiedostomuoto, jota Excel käyttää.
Vaihe 3: Valitse 'Vie tiedostoon' ja napsauta 'Seuraava'.
Tämän vaihtoehdon valitseminen kehottaa Outlookia luomaan tiedoston, joka sisältää sähköpostisi.
Valitsemalla 'vienti tiedostoon', aloitat sähköpostien muuntamisen muotoon, joka voidaan tuoda Exceliin.
Vaihe 4: Valitse 'pilkku erotetut arvot' ja napsauta 'Seuraava'.
'Pilkujen erotetut arvot' tai .csv -muoto on tiedostotyyppi, jonka Excel voi avata ja järjestää riveiksi ja sarakkeiksi.
.Csv -tiedosto on selkeä tekstitiedosto, joka erottaa tiedot pilkuilla, mikä tekee Excelille helpon tulkita tietoja ja sijoittaa ne sopiviin soluihin.
Vaihe 5: Valitse kansio viedäksesi ja napsauta 'Seuraava'.
Tässä vaiheessa vahvistat vaiheessa 1 valitsemasi kansio.
On elintärkeää tarkistaa, että sinulla on oikea kansio, joka on valittu, jotta vältetään väärän sähköpostin vienti.
Vaihe 6: Nimeä tiedosto ja valitse sijainti tallentaaksesi sen, napsauta sitten 'Valmis'.
Tämä vaihe sisältää .csv -tiedostosi nimen valitsemisen ja tietokoneen päättämisen sen tallentamiseksi.
Muista valita sijainti, joka on helposti saatavissa, joten löydät tiedoston, kun on aika tuoda se Exceliin.
Ammattilaiset
| Hyöty | Selitys |
|---|---|
| Järjestäytyneet tiedot | Viettämällä Outlook -sähköpostiviestejäsi Exceliin, voit järjestää tietosi jäsenneltymmällä ja visuaalisesti houkuttelevammalla tavalla. Tämä helpottaa sähköpostien liikkumista ja tiettyjä tietoja. |
| Tietojen analysointi | Excel mahdollistaa yksityiskohtaisen tietoanalyysin. Voit lajitella, suodattaa ja suorittaa erilaisia laskelmia sähköpostitiedoista, mikä ei ole mahdollista suoraan Outlookin sisällä. |
| Arkistointi | Sähköpostien vienti Exceliin on hieno tapa arkistoida ne. Sen sijaan, että pitäisit tuhansia sähköposteja Outlook -postilaatikossa, voit tallentaa ne Exceliin ja vapauttaa tilaa sähköpostiohjelmasi. |
Haitat
| Haitta | Selitys |
|---|---|
| Manuaalinen prosessi | Sähköpostien vienti Exceliin vaatii manuaalista interventiota ja voivat olla aikaa vieviä, varsinkin jos sinulla on suuri määrä sähköposteja vientiin. |
| Tietojen muotoiluongelmat | Joskus tietojen vientiä, muotoilu ei välttämättä siirry täydellisesti, ja saatat joutua tekemään säädöksiä Excelissä. |
| Tiedon menetyksen potentiaali | Jos et ole varovainen vientiprosessin aikana, on olemassa riski menettää tärkeät sähköpostitiedot tai viedä puutteellisia tietoja. |
Lisätiedot
Kun viedään Outlook -sähköposteja Exceliin, on tärkeää huomata, että vain tiettyjä sähköpostikenttiä voidaan viedä. Yleensä tämä sisältää lähettäjän nimen, vastaanottajan nimi, aiheen, päivämäärän ja sähköpostin ruumiin. Kiinnitteitä ei kuitenkaan voida viedä suoraan Exceliin. Jos joudut säilyttämään sähköpostin liitteet, sinun on tallennettava ne erikseen sähköpostien rungosta.
Toinen vinkki on puhdistaa Outlook -postilaatikkosi säännöllisesti ennen vientiä välttääksesi sotkua Excel -laskentataulukossa. Tarpeettomien sähköpostien poistaminen tai eri kansioiden siirtäminen voi auttaa vientiprosessin sujuvampaa ja laskentataulukon puhdistusainetta.
Muista, että Excel on tehokas työkalu tietojen järjestämiseen ja analysointiin. Kun sähköpostit ovat Excelissä, voit luoda kuvaajia, luoda raportteja ja jopa käyttää kääntötaulukoita saadaksesi käsityksen sähköpostitottumuksistasi, vastausaikoista ja muusta. Se on arvokas taito, joka voi lisätä tuottavuuttasi ja auttaa sinua tekemään tietopohjaisia päätöksiä.
Yhteenveto
- Avaa Outlook ja valitse kansio viedäksesi sähköpostiviestit.
- Siirry tiedostoon> Avaa ja vienti> Tuo/vienti.
- Valitse 'Vie tiedostoon' ja napsauta 'Seuraava'.
- Valitse 'pilkku erotetut arvot' ja napsauta 'Seuraava'.
- Vahvista kansio viedäksesi ja napsauta 'Seuraava'.
- Nimeä .csv -tiedosto, valitse Tallenna sijainti ja napsauta 'Valmis'.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voinko viedä Outlook -kalenterini Exceliin?
Kyllä, voit viedä Outlook -kalenterisi Exceliin käyttämällä samanlaista prosessia kuin sähköposteille. Sähköpostien valitsemisen sijasta valitset kalenterisi Outlookissa ja noudattaa samoja vaiheita viedäksesi sen .csv -tiedostona.
Sisältääkö vietetty Excel -tiedosto sähköpostiliitteet?
Ei, .csv -tiedostomuoto ei tue sähköpostin liitettä. Jos joudut tallentamaan liitteet, sinun on tehtävä se erikseen sähköpostiviestiprosessista.
Voinko viedä Exceliin Outlook Web App (OWA) -viestejä?
Ei, tällä hetkellä Outlook Web -sovellus ei tue sähköpostien vientiä suoraan Exceliin. Sinun on käytettävä Outlookin työpöytäversiota sähköpostien viemiseen.
Säilytetäänkö sähköpostini muotoilu Excelissä?
Tekstin perusmuodostus voidaan säilyttää, mutta monimutkaisempi muotoilu, kuten sulautettuja kuvia tai edistyneitä tekstityylejä, ei siirry Exceliin.
Onko vientiprosessi automatisoida?
Vaikka tässä esitetty prosessi on käsikirja, on saatavana kolmansien osapuolien työkaluja ja lisäosia, jotka voivat automatisoida vientiä sähköpostien Outlookista Exceliin.
Johtopäätös
Outlook-sähköpostien vienti Exceliin voi olla pelinvaihtaja kaikille, jotka tarvitsevat hallita suuria määriä sähköpostitietoja tai jotka haluavat analysoida sähköpostin tapojaan. Se on yksinkertainen mutta tehokas tapa järjestää postilaatikkosi ja ymmärtää sotkua, joka voi niin helposti kerätä.
Seuraamalla annettuja vaiheita voit hallita sähköpostiviestejäsi, muuttamalla ne jäsenneltyksi aineistoksi, joka on valmis analysoitavaksi Excelissä. Olitpa kiireinen ammattilainen, omistautunut tutkija vai haluatko vain siivota digitaalista elämääsi, Exceliin sähköpostien viemisen taitojen hallitseminen on korvaamaton omaisuus. Kokeile sitä ja katso, kuinka paljon helpompaa on hallita postilaatikkoa!