Työnkulkukaavion luominen Excelistä saattaa kuulostaa pelottavalta, mutta se on itse asiassa melko mahdollista! Tarvitset vain perustiedot Excelistä ja selkeän käsityksen prosessista, jonka haluat kartoittaa. Tässä nopeassa yleiskatsauksessa keskustelemme siitä, miten Excelin avulla luodaan visuaalinen esitys työnkulusta, mikä voi auttaa sinua ymmärtämään ja viestimään paremmin tietyn prosessin vaiheet.
Kun olet tehnyt työnkulkukaavion, sinulla on selkeä, visuaalinen esitys prosessin vaiheista. Tämä voi olla erittäin hyödyllistä tehottomuuden tunnistamisessa, vastuiden jakamisessa ja sen varmistamisessa, että kaikki osapuolet ymmärtävät roolinsa työnkulussa.
Vaiheittainen opetusohjelma: Työnkulkukaavion tekeminen Excelissä
Ennen kuin sukeltaamme vaiheisiin, keskustelemme siitä, mitä pyrimme saavuttamaan. Työnkulkukaavio, joka tunnetaan myös prosessin vuokaaviona, on eräänlainen kaavio, joka näyttää toimintojen tai vaiheiden sarjan. Se on hyödyllinen työkalu prosessien parantamiseen ja dokumentointiin. Seuraamalla näitä vaiheita voit luoda perustyönkulkukaavion, jota voit mukauttaa tarpeidesi mukaan.
Vaihe 1: Avaa Excel ja luo uusi työkirja
Aloita avaamalla Excel ja luomalla uusi työkirja.
Kun avaat Excelin, sinua tervehditään monien mallien kanssa. Voit aloittaa tyhjästä työkirjasta tai valita vuokaaviomallin, jos sellainen on käytettävissä, jotta pääset alkuun.
Vaihe 2: Lisää muotoja edustamaan vaiheita
Lisää muotoja prosessisi jokaiselle vaiheelle.
Excelissä on useita muotoja, joita voit käyttää työnkulun eri vaiheiden esittämiseen. Pääset näihin muotoihin napsauttamalla "Lisää" -välilehteä ja valitsemalla sitten "Muodot". Voit käyttää suorakulmioita tehtäviin, timantteja päätöksiin ja nuolia virtaussuuntaan.
Lue myös:Kiinnitys iPadista: Vaiheittainen opas työnkulkusi yksinkertaistamiseen
Vaihe 3: Lisää teksti jokaiseen muotoon
Määritä jokainen vaihe lisäämällä kuvaava teksti jokaiseen muotoon.
Kun olet sijoittanut muodot työkirjaan, voit lisätä tekstiä kaksoisnapsauttamalla muotoa ja kirjoittamalla. Tässä tekstissä tulee kuvata lyhyesti muodon edustama tehtävä tai päätös.
Vaihe 4: Yhdistä muodot nuolilla
Yhdistä muodot nuolilla näyttääksesi prosessin kulkua.
Jos haluat näyttää työnkulun suunnan, sinun on lisättävä muotojen väliin nuolia. Siirry jälleen kohtaan "Lisää" > "Muodot" ja valitse nuoli. Yhdistä ne napsauttamalla ja vetämällä muodosta toiseen.
Vaihe 5: Muotoile työnkulkukaavio
Muotoile kaavio parantaaksesi luettavuutta ja estetiikkaa.
Voit muuttaa muotojen ja nuolien väriä, kokoa ja reunaa napsauttamalla niitä ja käyttämällä "Muotoile" -välilehteä. Tämä tekee työnkulkukaaviosta helpommin luettavan ja visuaalisesti houkuttelevamman.
Vinkkejä työnkulkukaavion tekemiseen Excelissä
- Pidä se yksinkertaisena. Aloita perusvaiheista ja rakenna monimutkaisuutta tarpeen mukaan.
- Käytä johdonmukaisia muotoja samankaltaisissa vaiheissa auttaaksesi lukijoita tunnistamaan nopeasti prosessin osat.
- Kohdista muotosi puhtaamman ja ammattimaisemman ilmeen saamiseksi.
- Käytä värikoodeja erottaaksesi erityyppiset tehtävät tai prioriteetit.
- Tallenna työnkulkukaavio malliksi tulevaa käyttöä varten.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on työnkulkukaavion tarkoitus?
Työnkulkukaavio auttaa visualisoimaan prosessin vaiheet, mikä helpottaa sen ymmärtämistä ja analysointia.
Voinko luoda työnkulkukaavion Excelissä mille tahansa prosessille?
Täysin! Niin kauan kuin voit jakaa prosessin vaiheisiin, voit luoda sille työnkulkukaavion.
Kuinka yksityiskohtainen työnkulkukaavioni tulisi olla?
Se riippuu prosessin monimutkaisuudesta ja yleisöstä. Pidä se mahdollisimman yksinkertaisena ja anna silti tarvittavat tiedot.
Voinko tehdä yhteistyötä muiden kanssa Excelin työnkulkukaaviossani?
Kyllä, jos sinulla on Office 365, voit käyttää Excelin yhteistyöominaisuuksia työstämään kaaviota muiden kanssa reaaliajassa.
Entä jos prosessissani on useita haarautuvia päätöksiä?
Käytä päätösmuotoja (timantteja) ja erilaisia nuolia näyttääksesi prosessin eri polut.
Yhteenveto
- Avaa Excel ja luo uusi työkirja
- Lisää muotoja edustamaan vaiheita
- Lisää teksti jokaiseen muotoon
- Yhdistä muodot nuolilla
- Muotoile työnkulkukaavio
Johtopäätös
Työnkulkukaavion luomisen Excelistä ei tarvitse olla ylivoimainen tehtävä. Yllä kuvattujen yksinkertaisten vaiheiden avulla voit kartoittaa tehokkaasti minkä tahansa prosessin, olipa kyseessä henkilökohtaisia projektejasi tai työtehtävien virtaviivaistaminen. Muista, että työnkulkukaavion kauneus piilee sen kyvyssä jakaa monimutkaiset prosessit hallittaviin visuaalisiin vaiheisiin. Kun olet oppinut perusasiat, voit tutustua Excelin edistyneempiin ominaisuuksiin tehdäksesi työnkulkukaavioistasi entistä dynaamisempia ja informatiivisempia.
Kuten kaikki taidot, harjoitus tekee mestarin. Älä lannistu, jos ensimmäiset kaaviosi eivät ole täydellisiä. Jatka eri muotojen, värien ja järjestelyjen kokeilua, kunnes löydät tyylin, joka sopii sinulle ja tiimillesi parhaiten. Varmista lisäksi, että hyödynnät Excelin yhteistyöominaisuuksia, jos työskentelet muiden kanssa. Työnkulkukaavio on elävä asiakirja, jota voidaan ja pitää päivittää prosessien muuttuessa ja kehittyessä.
Muista lopuksi, että työnkulkukaavio on työkalu, joka auttaa ymmärtämään ja kommunikoimaan. Kyse ei ole vain hyvän ulkonäön tekemisestä – sen tulee palvella käytännön tarkoitusta ja tehostaa prosessejasi. Joten mene eteenpäin, kokeile ja katso, kuinka työnkulkukaavion tekeminen Excelistä voi hyödyttää työnkulun hallintaasi.