Kansioiden luominen Google Docsissa on suoraviivainen prosessi, joka auttaa sinua järjestämään asiakirjojasi helpon pääsyn ja hallinnan saavuttamiseksi. Kun tiedät miten, pystyt pitämään asiakirjasi siististi lajiteltuina ja löytämään tarvitsemasi tarvitsemasi. Sukellamme sisään ja opitaan tekemään kansioita Google -dokumenteissa.
Askel askeleelta opetusohjelma: Kuinka tehdä kansioita Google Docsissa
Ennen kuin aloitamme, ymmärretään, miksi teemme tämän. Google -asiakirjojen kansioiden luominen antaa sinun luokitella asiakirjat. Tämä helpottaa tiettyjen tiedostojen löytämistä, varsinkin jos sinulla on paljon niitä. Se on kuin tietokoneessasi olisi hyvin organisoitu arkistokaappi.
Vaihe 1: Avaa Google Drive
Avaa Google Drive verkkoselaimessa. Voit päästä sinne kirjoittamalla “drive.google.com” osoitepalkkiisi tai käyttämällä sitä Google -tilisi kautta.
Google Drive on kaikkien tiedostojen ja kansioidesi, mukaan lukien Google -dokumenttien, koti. Ajattele sitä kansiomme tekevän matkan lähtökohtana.
Vaihe 2: Napsauta ”+ uusi” -painiketta
Etsi ja napsauta näytön vasemmalla puolella olevaa ”+ uusi” -painiketta. Se on yleensä lähellä yläosaa.
Kun napsautat tätä painiketta, avattava valikko tulee esiin useita vaihtoehtoja uusien kohteiden luomiseksi Google -asemaasi.
Vaihe 3: Valitse ”Kansio”
Valitse avattavasta valikosta ”kansio” -vaihtoehto.
Valitsemalla ”kansio”, kerrot Google Drivelle, että haluat luoda uuden säiliön asiakirjojen pitämiseksi.
Lisätietoja:Sähköpostien järjestäminen: Vaiheittainen opas kansioiden luomiseen Outlookissa
Vaihe 4: Nimeä kansio
Uusi ikkuna ponnahtaa ylöspäin, joka kehottaa sinua nimeämään kansiosi. Kirjoita haluttu nimi ja napsauta “Luo”.
Nimen valitseminen, joka selvästi osoittaa, mikä kansiossa on helpompaa löytää asiakirjoja myöhemmin.
Kun olet suorittanut nämä vaiheet, uusi kansio tulee Google -asemaasi. Nyt voit napsauttaa ja vetää asiakirjoja siihen tai luoda uusia asiakirjoja suoraan kansioon.
Vinkkejä Google -asiakirjojen kansioiden hallintaan
- Käytä kansioidesi selkeitä ja kuvaavia nimiä, jotta tiedostojen löytäminen on helpompaa.
- Pesäkansiot toistensa sisällä hierarkian luomiseksi ja asiakirjojen järjestämiseksi edelleen.
- Värilevy kansiosi napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella niitä ja valitsemalla väri. Tämä visuaalinen vihje voi auttaa sinua löytämään kansiot nopeammin.
- Jaa kokonaiset kansiot muiden kanssa antaaksesi heille pääsyn kaikkiin asiakirjoihin sen sijaan, että jaat yhden asiakirjan kerrallaan.
- Tarkista ja tyhjennä kansiot säännöllisesti poistamalla tai arkistoimalla vanhoja asiakirjoja, joita ei enää tarvita.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voinko luoda alikansioita kansioihin?
Kyllä, voit luoda niin monta alikansiotasoa kuin tarvitset, mikä on hienoa yksityiskohtaiselle organisaatiolle.
Kuinka voin siirtää asiakirjan kansioon?
Napsauta ja vedä asiakirja haluttuun kansioon tai napsauta hiiren kakkospainikkeella asiakirjaa, valitse ”Siirry kohtaan” ja valitse kansio, johon haluat siirtää sitä.
Voinko jakaa kansiota jonkun kanssa, jolla ei ole Google -tiliä?
Ei, jakamasi henkilöllä on oltava Google -tili käyttää Google Drive -kansioita ja asiakirjoja.
Onko kansioiden lukumäärän rajalla, jonka voin luoda?
Ei, rajoitusta ei ole. Voit luoda niin monta kansiota ja alikansioita kuin tarvitset.
Kuinka voin poistaa kansiota?
Napsauta hiiren kakkospainikkeella kansiota ja valitse ”Poista” tai vedä se Google Driven “Rosh” -osaan. Muista, että tämä myös poistaa kaikki kansiossa olevat asiakirjat.
Yhteenveto
- Avaa Google Drive.
- Napsauta ”+ uusi” -painiketta.
- Valitse ”Kansio”.
- Nimeä kansio ja napsauta “Luo”.
Johtopäätös
Ja siellä sinulla on se, ihmiset - yksinkertainen ja tehokas tapa tehdä kansioita Google -dokumentteihin. Olitpa opiskelija, ammattilainen tai vain joku, joka rakastaa järjestämistä, tämän taiton hallitseminen säästää aikaa ja päänsärkyä. Muista, että siisti Google -asema heijastaa siistiä mieltä, ja kuka ei halua sitä? Joten mene eteenpäin, kokeile sitä ja katso tuottavuuden nousevan. Lisäksi vinkkien ja usein kysytyt kysymykset ovat hyvin varusteltuja käsittelemään kaikkia kansioon liittyviä haasteita, jotka tulevat tietäsi. Pidä tämä opas kätevä ja onnellinen järjestäminen! Mene nyt tekemään nämä kansiot ja muunta Google -dokumentikokemuksesi.