Poissaoloviestin asettaminen Outlook 2019:ssä on helppoa. Se on loistava tapa kertoa ihmisille, että et voi heti vastata sähköposteihin. Olitpa lomalla tai vain ulkona, automaattinen vastaus pitää kaikki ajan tasalla. Muutamalla napsautuksella saat poissaoloviestisi valmiiksi.
Ennen kuin sukeltaa vaiheisiin, on tärkeää tietää, että poissaoloviestin määrittäminen ilmoittaa kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia, että et ole tavoitettavissa. Näin he eivät jää ihmettelemään, miksi et ole vastannut.
Vaihe 1: Avaa Outlook ja napsauta Tiedosto
Avaa Outlook 2019 ja etsi Tiedosto-välilehti näytön vasemmasta yläkulmasta.
Tämä vie sinut Tilin tiedot -sivulle, jossa on useita vaihtoehtoja, mukaan lukien automaattisen vastauksen määrittäminen.
Vaihe 2: Napsauta Automaattiset vastaukset
Näet Tilin tiedot -sivulla vaihtoehdon Automaattiset vastaukset (poissa toimistosta). Napsauta sitä.
Tämän vaihtoehdon valitseminen johtaa uuteen ikkunaan, jossa voit määrittää poissaoloviestisi.
Vaihe 3: Aseta automaattiset vastausasetukset
Automaattiset vastaukset -ikkunassa voit määrittää poissaoloviestisi ajanjakson ja kirjoittaa itse viestin.
Täällä voit myös lähettää erilaisia viestejä organisaatiosi sisällä oleville kollegoille ja sen ulkopuolisille ihmisille.
Kun olet suorittanut nämä vaiheet, poissaoloviestisi on valmis lähetettäväksi. Kun joku lähettää sinulle sähköpostia, hän saa automaattisesti vastauksesi poissaoloon.
Vinkkejä: Poissa toimiston asettaminen Outlook 2019:ssä
- Varmista, että viestistäsi on selvää, milloin tulet takaisin ja keneen voit ottaa yhteyttä poissa ollessasi.
- Voit määrittää erilaisia viestejä organisaatiosi sisällä ja ulkopuolella oleville ihmisille.
- Muista määrittää poissaoloaikasi päivämäärät.
- Tarkista viestisi kirjoitusvirheiden tai virheiden varalta, ennen kuin aktivoit sen.
- Muista sammuttaa poissaoloviesti, kun palaat.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko määrittää poissaoloviestin jaettuun postilaatikkoon?
Kyllä, voit määrittää jaettuun postilaatikkoon poissaoloviestin aivan kuten henkilökohtaiselle postilaatikolle.
Lisätietoja:Outlook Out of Office -viestin luominen: Vaiheittainen opas
Vastaako poissaoloviesti jokaiseen sähköpostiin?
Poissaoloviestisi vastaa yleensä kullekin lähettäjälle vain kerran, jotta estetään roskapostin lähettäminen heidän postilaatikkoonsa.
Voinko ajoittaa poissaoloviestini etukäteen?
Täysin! Voit ajoittaa poissaoloviestisi alkamis- ja päättymispäivät etukäteen.
Entä jos unohdan sammuttaa poissaoloviestini?
Voit etäkäyttää postilaatikkoasi sammuttaaksesi sen tai se pysähtyy automaattisesti määrittämäsi lopetuspäivän jälkeen.
Voinko asettaa poissaoloviestin puhelimestani?
Kyllä, jos puhelimessasi on Outlook-sovellus, voit määrittää poissaoloviestin sieltä.
Yhteenveto
- Avaa Outlook ja napsauta Tiedosto.
- Napsauta Automaattiset vastaukset.
- Aseta automaattiset vastausvaihtoehdot.
Johtopäätös
Poissaolosi määrittäminen Outlook 2019:ssä on yksinkertainen ja nopea tehtävä, mutta se on olennainen osa sähköpostietikettiä, kun olet poissa. Se pitää yhteystietosi ajan tasalla, ylläpitää ammattimaisuutta ja voi ohjata kiireelliset asiat oikealle henkilölle, kun olet poissa. Muista, että hyvin muotoiltu poissaoloviesti voi jättää positiivisen vaikutelman, vaikka et olisikaan aktiivinen. Joten seuraavan kerran, kun aiot astua hetkeksi pois työpöytäsi äärestä, älä unohda lähteä pois toimistosta Outlook 2019:ssä. Se on vain hyvää liiketaloudellista järkeä. Ja jos joskus jäät jumiin, palaa vain näihin ohjeisiin, niin olet matkalla stressittömään aikaan poissa postilaatikostasi.