Useiden rivien ja sarakkeiden lajittelu Excelissä antaa sinun järjestää tietosi tavalla, joka helpottaa analysoinnin ja ymmärtämisen. Kun olet lajiteltu tietosi, näet sen olevan asetettu asettamiesi kriteerien mukaisesti, jotka voivat olla aakkosellinen, numeerinen tai mukautettujen sääntöjen perusteella.
Esittely
Oletko koskaan kohdannut haastetta seuloa massiivisen tietotaulukon läpi yrittäen löytää jonkin verran järjestystä? Olitpa opiskelija, joka analysoi tutkimustietoja, yrittäjien seurantavarastoja tai raporttia laativaa toimistotyöntekijää, Excel -tietojen lajittelu on ratkaiseva taito, joka voi säästää aikaa ja päänsärkyä. Useiden rivien ja sarakkeiden lajittelu voi aluksi tuntua pelottavalta, mutta kun olet saanut sen, ihmettelet, kuinka olet koskaan onnistunut ilman sitä.
Tietojen ymmärtäminen voi tehdä työstäsi tehokkaamman ja analyysisi tarkemman. Tietojen manipulointi ja järjestäminen on välttämätöntä tietopohjaisessa maailmassamme, ja Excel on yksi tähän tarkoitukseen yleisimmin käytetyistä työkaluista. Joten sukeltakaamme sisään ja tulee taitavaksi lajittelemaan useita rivejä ja sarakkeita Excelissä!
Askel askeleelta opetusohjelma siitä, kuinka lajitellaan useita rivejä ja sarakkeita Excelissä
Ennen aloittamista on tärkeää ymmärtää, että näiden vaiheiden seuraaminen auttaa sinua virtaviivaistamaan tietojasi, mikä tekee siitä helpommin ja helpompaa työskennellä.
Vaihe 1: Valitse tietosi
Napsauta ja vedä ensin valitaksesi solut, jotka haluat lajitella.
Oikean tietoalueen valitseminen on ratkaisevan tärkeää lajittelussa Excelissä. Jos valitset liian vähän tai liian paljon, et ehkä saa etsimäsi tuloksia. Muista sisällyttää kaikki rivit ja sarakkeet, jotka ovat merkityksellisiä lajittelullesi.
Vaihe 2: Avaa lajitteluvalintaikkuna
Siirry seuraavaksi Data -välilehteen ja napsauta lajittelupainiketta.
Lajitteluvalintaikkuna on siellä, missä taikuus tapahtuu. Täällä voit määritellä tietojen lajittelun kriteerit, kuten mikä sarakkeet lajitellaan ja lajitellaan nousevassa tai laskevassa järjestyksessä.
Vaihe 3: Valitse lajittelukriteerit
Aseta ensimmäinen lajitteluvalintaikkunassa ensimmäinen lajittelu valitsemalla sarake, lajittele ja tilaa.
Voit lajitella arvojen, solujen värin, fonttivärin tai solukuvakkeen mukaan tietosi muotoilun mukaan. Tilaus voi olla A - Z, Z - pienin ja suurimpi tai suurin tai pienimpi muun muassa räätälöityjä vaihtoehtoja.
Lisätietoja:Kuinka tehdä tyhjiä rivejä asuttujen rivien välillä Excelissä: Vaiheittainen opas
Vaihe 4: Lisää tasot
Lajitellaksesi useat sarakkeet napsauttamalla Lisää taso ja toista vaihe 3 jokaiselle lisäsarakkeelle.
Tasojen lisääminen antaa sinun lajitella tietoja useiden kriteerien perusteella. Voit esimerkiksi lajitella ensin sukunimen mukaan ja sitten etunimellä organisoidaksesi luettelon nimistä aakkosjärjestyksessä.
Vaihe 5: Suorita lajittelu
Kun kriteerisi on asetettu, napsauta OK ja Excel lajittelee tietosi vastaavasti.
Kun lajittelu on valmis, näet tietosi järjestettynä juuri haluamallasi tavalla. Tarkista lajiteltu tieto varmistaaksesi, että kaikki on lajiteltu oikein.
Ammattilaiset
| Hyöty | Selitys |
|---|---|
| Parannettu tietoanalyysi | Tietojen lajittelu antaa sinun tunnistaa nopeasti suuntaukset ja kuviot, mikä tekee analyysistä nopeamman ja tarkemman. |
| Aikaa säästävä | Tietoja manuaalisesti sen sijaan, että hyvin lajiteltu tietojoukko voi säästää työtuntia. |
| Parannettu luettavuus | Lajiteltu tieto on helpompi lukea ja ymmärtää, mikä voi olla erityisen hyödyllistä jakaessasi työtä muiden kanssa. |
Haitat
| Haitta | Selitys |
|---|---|
| Virheiden potentiaali | Jos sitä ei tehdä huolellisesti, lajittelu voi johtaa siihen, että tiedot ovat väärin sijoitettuja tai kadonneita, varsinkin jos tietorivejä ei lajitella yhteen. |
| Korvaustiedot | Jos et ole varovainen, saatat vahingossa korvata tiedot lajittelussa, mikä voi olla ongelma, jos sinulla ei ole varmuuskopiota. |
| Monimutkaisuus suurten tietojoukkojen kanssa | Suurten tietojoukkojen lajittelu voi olla monimutkaista ja saattaa vaatia edistyneempää tietoa Excelin lajitteluominaisuuksista. |
Lisätiedot
Kun lajittelet tietoja Excelissä, on välttämätöntä pohtia, onko tietosi otsikoita. Jos näin on, tarkista, että 'My Data Gate Headers' -ruutu on lajittelulaivaikkunassa, jotta otsikkirivisi on lajiteltu tietoihisi. Muista lisäksi, että lajittelu voidaan peruuttaa kumoamisen ominaisuuden (Ctrl + Z) avulla, mutta on aina hyvä idea tallentaa työsi ennen lajittelua, joka tapauksessa.
Toinen vinkki: Jos työskentelet poikkeuksellisen suurten tietojoukkojen kanssa, Excelin sisäänrakennetut lajitteluominaisuudet eivät ehkä riitä. Tällaisissa tapauksissa saatat joutua käyttämään edistyneempiä tekniikoita, kuten luomalla mukautettuja lajittelutilauksia tai makrojen käyttämistä lajitteluprosessin automatisoimiseksi. Useimpien arjen tehtävien kohdalla tavalliset lajittelutyökalut ovat kuitenkin enemmän kuin riittäviä.
Yhteenveto
- Valitse lajitettavat tiedot.
- Avaa lajitteluvalintaikkuna.
- Aseta ensisijaiset lajittelukriteerit.
- Lisää tasot lisäkriteereihin.
- Suorita lajittelu.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Entä jos tietoni eivät lajittele oikein?
Varmista, että kaikilla valitun alueen soluilla on sama muoto ja että olet valinnut oikean lajittelujärjestyksen lajitteluvalintaikkunassa.
Voinko lajitella tietoja useilla kriteereillä kerralla?
Kyllä, voit lajitella useiden kriteerien mukaan lisäämällä tason lajittelulaitteeseen.
Kuinka lajittelen tietoja, joissa on otsikoita?
Valitse 'My Data Ots Headers' -ruutu Sort -valintaikkunassa varmistaaksesi, että otsikot eivät sisälly lajitteluun.
Voinko kumota eräänlainen Excel?
Kyllä, voit palauttaa tietosi kumoamisen ominaisuuden (CTRL + Z) käyttämiseen edelliseen tilaukseen.
Mitä teen, jos lajittelu muuttaa tietojen asettelua?
Varmista aina, että kokonaiset rivit tai sarakkeet valitaan ennen lajittelua tietojen asettelun ylläpitämiseksi. On myös hyvä käytäntö tallentaa työsi ennen lajittelun aloittamista.
Johtopäätös
Useiden rivien ja sarakkeiden lajittelu Excelissä on perusta taito, joka voi parantaa merkittävästi tiedonhallintakykyäsi. Olipa kyse akateemisesta tutkimuksesta, liiketoiminnan varastoista tai henkilökohtaisesta käytöstä, tehokas lajittelu voi johtaa selkeämpiin oivalluksiin ja parempaan päätöksentekoon.
Muista aina varmuuskopioida tietosi ennen lajittelua, valita huolellisesti lajittelukriteerit ja perehtyäksesi lisäominaisuuksiin suurempien tietojoukkojen kanssa. Näillä vinkillä ja vaiheilla olet hyvin matkalla tullaksesi Excel -lajitteluprofiiliksi!