Kahden Excel -arkin vertaaminen kaksoiskappaleisiin voi olla päänsärky, mutta sen ei tarvitse olla. Oikeilla työkaluilla ja tietotaitolla löydät nopeasti kaksoiskappaleet ja puhdistaa laskentataulukot. Vain muutamassa vaiheessa voit verrata kahta Excel -arkkia, tunnistaa kopioita ja päättää, mitä heidän kanssaan tehdä. Sukellaamme typerän rakeiseen siitä, kuinka tämä saadaan aikaan.
Askel askeleelta opetusohjelma kahden Excel -arkin vertaamiseksi kaksoiskappaleisiin
Ennen kuin pääsemme vaiheisiin, tietäen, mitä nämä vaiheet toteutuvat, on tärkeää. Noudattamalla näitä ohjeita opit käyttämään Excelin sisäänrakennettuja ominaisuuksia vertaamaan kahta arkkia ja korostamaan tai poistamaan päällekkäiset merkinnät.
Vaihe 1: Avaa molemmat Excel -arkit, joita haluat verrata
Tämä vaihe sisältää kaksi Excel -työkirjaa, joita haluat verrata kaksoiskappaleisiin.
Kun molemmat Excel -arkit ovat auki, varmista, että pystyt helposti vaihtamaan näiden kahden välillä. Haluat ehkä järjestää ikkunat vierekkäin vertailun helpottamiseksi.
Vaihe 2: Käytä 'ehdollista muotoilua' -ominaisuutta
Tässä vaiheessa käytät Excelin 'ehdollista muotoilua' -ominaisuutta korostaaksesi kaksoiskappaletta.
Valitse solualue, jonka haluat tarkistaa kaksoiskappaleet ensimmäisellä arkilla. Siirry sitten Home -välilehteen, napsauta 'ehdollinen muotoilu', sitten 'korosta solusääntöjä' ja valitse 'kaksoisarvot'. Excel korostaa kaikki päällekkäiset solualueet.
Vaihe 3: Toista toisella arkilla 'ehdollinen muotoilu'
Tee nyt sama asia toisella Excel -arkilla.
Valitse jälleen soluvalikoima, ja sitten "ehdollinen muotoilu" -ominaisuus korostaa kopioita. Muista käyttää samoja kriteerejä korostamiseen, jotta sinulla voi olla johdonmukainen vertailu.
Vaihe 4: Vertaa korostettuja kaksoiskappaleita molemmissa arkeissa
Kun kaksoiskappaleet korostetaan, voit nyt alkaa vertailla näitä kahta arkkia.
Katso kunkin arkin korostettujen solujen läpi ja vertaa niitä toiseen arkkiin. Voit tarkistaa kopioita manuaalisesti tai käyttää Excel -ominaisuutta "Etsi ja valitse" -ominaisuutta hypätäksesi suoraan korostettuihin soluihin.
Vaihe 5: Päätä, mitä tehdä kaksoiskappaleiden kanssa
Kun olet tunnistanut jäljennökset, päätä kuinka käsitellä niitä.
Haluat ehkä poistaa kopioita, yhdistää tiedot tai ryhtyä muihin toimiin. Muista, että varmista aina, että et poista mitään kriittisiä tietoja ennen kuin poistat mitään.
Näiden vaiheiden suorittamisen jälkeen sinulla tulisi olla selkeä kuva siitä, missä kaksoiskappaleet ovat Excel -arkkeihisi. Voit päättää parhaasta toimintatapasta tietojen puhdistamiseksi.
Suositeltu lukeminen:Kuinka verrata kahta Excel-tiedostoa: Vaiheittainen opas
Vinkkejä kahden Excel -arkin vertaamiseen kaksoiskappaleisiin
- Varmuuskopioi excel -tiedostot aina ennen muutoksia. Et halua vahingossa menettää tärkeitä tietoja.
- Käytä taulukoita alueiden sijasta, jotta excel -arkit helpottavat hallintaa ja vertaamista.
- Harkitse Excelin 'Poista kaksoiskappale' -ominaisuuden käyttöä, jos haluat nopeasti poistaa päällekkäiset merkinnät.
- Jos työskentelet suurten tietojoukkojen kanssa, harkitse Excelin ”edistyneen suodattimen” käyttöä tietojen hallitsemiseksi ja analysoimiseksi tehokkaammin.
- Jos joudut vertaamaan enemmän kuin kahta Excel -arkkia, harkitse niiden yhdistämistä yhdeksi pääarkkiin ensin helpomman vertailun saavuttamiseksi.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voinko verrata yli kahta Excel -arkkia kerralla kaksoiskappaleisiin?
Kyllä, voit verrata yli kahta Excel -arkkia kaksoiskappaleisiin, mutta se on monimutkaisempi ja vaatii arkkien yhdistämistä tai erikoistunutta työkalua.
Tarvitsenko erityisiä ohjelmistoja vertaamaan Excel -arkkeja kaksoiskappaleisiin?
Ei, Excelin sisäänrakennetut ominaisuudet ovat yleensä riittäviä vertaamaan arkkeja kaksoiskappaleisiin. Monimutkaisemmille tehtäville erikoistuneille ohjelmistoille saattaa kuitenkin olla apua.
Muuttaako "ehdollinen muotoilu" tietoni millään tavalla?
Ei, 'ehdollinen muotoilu' ei muuta tietojasi. Se vain korostaa soluja kriteerisi perusteella ja voidaan helposti poistaa.
Voinko poistaa kopiot automaattisesti Excelissä?
Kyllä, Excelillä on 'Poista kaksoiskappale' -ominaisuus, jonka avulla voit poistaa kopiot automaattisesti. Käytä sitä kuitenkin varovaisesti ja varmista, että et poista tärkeitä tietoja.
Kuinka voin ensisijaisesti estää kaksoiskappaleet?
Voit estää kopioita käyttämällä datan validointisääntöjä, jotka auttavat varmistamaan, että vain ainutlaatuinen tieto syötetään Excel -arkeihisi.
Yhteenveto
- Avaa molemmat Excel -arkit.
- Käytä 'ehdollista muotoilua' ensimmäisellä arkilla.
- Käytä toiseen arkkiin "ehdollinen muotoilu".
- Vertaa korostettuja kopioita.
- Päätä kopioiden toiminnasta.
Johtopäätös
Kahden Excel -arkin vertaaminen kaksoiskappaleisiin saattaa aluksi vaikuttaa pelottavalta, mutta se on melko suoraviivainen pienellä harjoituksella. Tärkeintä on käyttää Excelin voimakasta 'ehdollista muotoilua' -ominaisuutta ja lähestyä tehtävää metodisesti. Muista varmuuskopioida tietosi aina ennen muutoksia, äläkä pelkää käyttää lisäominaisuuksia, kuten 'poista kopiot' tai 'edistyneen suodatin' suuremmille tietojoukoille. Kun nämä vinkit ja vaiheet mielessä, olet Excel -vertailu, joka on hetkessä. Kokeile erilaisia Excel -ominaisuuksia löytääksesi parhaan työnkulun tarpeisiisi, älä koskaan anna kaksoiskappaleiden parantaa laskentataulukkojasi uudelleen!