Postimerkkien muuntaminen Excel -sarakkeiksi on suoraviivainen prosessi. Tarvitset vain luettelon etiketeistä yhdessä sarakkeessa, ja muutamalla napsautuksella voit järjestää ne siististi erillisiin sarakkeisiin. Tämä voi olla uskomattoman hyödyllistä postituslistojen hallinnassa, yhteystietojen järjestämisessä tai tietojen valmistelussa Mail -yhdistämistä varten. Sukellakaamme vaiheisiin saadaksesi tämän tapahtumaan.
Askel askeleelta opetusohjelma: Postimerkkien muuntaminen Excel -sarakkeiksi
Ennen aloittamista on tärkeää ymmärtää, mihin tavoittelemme. Haluamme ottaa luettelon etiketeistä, jotka ovat kaikki yhdessä sarakkeessa, ja levittää ne useisiin sarakkeisiin. Tämä helpottaa lajittelua, suodattamista ja työskentelyä tietojesi kanssa.
Vaihe 1: Valitse tiedot
Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on valita sarake, joka sisältää tarrat.
Kun tietosi on valittu, olet valmis seuraavaan vaiheeseen. Muista sisällyttää kaikki tiedot, jotka haluat muuntaa.
Vaihe 2: Siirry Data -välilehteen
Seuraavaksi siirry Excel -nauhan Data -välilehteen.
Tämä välilehti sisältää kaikki työkalut, joita tarvitset tietojen manipulointiin, mukaan lukien 'Teksti sarakkeisiin' -ominaisuus.
Vaihe 3: Napsauta 'Teksti sarakkeisiin'
Etsi Data -välilehdessä ja napsauta 'Teksti sarakkeisiin' -painiketta.
Tämä avaa velhojen, joka opastaa sinua jakamaan etikettisi erillisiin sarakkeisiin.
Vaihe 4: Valitse 'rajattu'
Valitse ohjattu toiminnasta 'Dieliyted' -vaihtoehto ja napsauta sitten 'Seuraava'.
Lue myös:Kuinka tulostaa etikettejä Google Sheetsiltä: Vaiheittainen opas
Rajattu tarkoittaa, että tietosi erotetaan tietyllä hahmolla, kuten pilkulla tai tilalla. Näin on yleensä postitusmerkinnöissä.
Vaihe 5: Aseta rajoittajat
Nyt sinun on kerrottava Excel, mikä hahmo erottaa etikettisi. Yleisiä rajauksia ovat pilkut, puolipiste tai tilat.
Varmista, että lopetat kaikki rajaukset, jotka eivät koske tietoihisi, ja tarkista ne, jotka tekevät. Voit nähdä ohjeen alareunassa olevan esikatselun varmistaaksesi, että se näyttää oikealta.
Vaihe 6: Viimeistele velho
Kun olet asettanut rajoittajat, napsauta 'Seuraava', 'sitten' Viimeistele. '
Tarrat tulisi nyt levittää useisiin sarakkeisiin, jotka on järjestetty ja helppo työskennellä.
Kun olet suorittanut nämä vaiheet, tietosi on järjestetty siististi yksittäisiin sarakkeisiin, mikä helpottaa hallintaa ja niiden käyttöä eri tarkoituksiin.
Vinkkejä: Excel -postitusmerkkien muuntamisen parantaminen
- Varmuuskopioi tietosi aina ennen merkittäviä muutoksia.
- Tarkista raja-autosi varmistamaan muuntamisen tarkkuus.
- Tutustu 'Tekstille sarakkeisiin' -ominaisuus tutustuaksesi kaikkiin käytettävissä oleviin vaihtoehtoihin.
- Käytä 'Kumoa' -ominaisuutta, jos teet virheen tai et ole tyytyväinen tuloksiin.
- Harkitse Excel -toimintojen, kuten ketjuttamisen, käyttämistä, jos joudut yhdistämään sarakkeet takaisin myöhemmin.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Entä jos tarrani käyttävät useita rajauksia?
Jos etikettisi käyttävät useampaa kuin yhtä erottimen, voit tarkistaa prosessin vaiheessa 5 useita rajoittajia.
Voinko muuntaa sarakkeet takaisin yhdeksi sarakkeeksi?
Täysin. Voit käyttää Excelin ketjututehtävää tai ampersand (&) yhdistääksesi tiedot takaisin yhteen sarakkeeseen.
Mitä tapahtuu, jos en valitse oikeita rajoituksia?
Jos et valitse oikeita rajauksia, tietosi eivät ehkä erottuisi odotetusti. Voit käyttää 'kumota' -ominaisuutta ja yrittää uudelleen.
Voinko käyttää "tekstiä sarakkeisiin" muihin tietoihin kuin postitusmerkinnöihin?
Kyllä, 'Tekstille sarakkeet' on monipuolinen työkalu, jota voidaan käyttää erityyppisiin tietoihin Excelissä.
Onko rajaa niiden sarakkeiden lukumäärään, jonka voin luoda?
Excelillä on sarakkeen raja, mutta se on melko korkea (16 384 Excel 2019: ssä). On epätodennäköistä, että saavutat tämän rajan postitusmerkinnöillä.
Yhteenveto
- Valitse tarrat sisältävät tiedot.
- Siirry Data -välilehteen.
- Napsauta 'Teksti sarakkeisiin'.
- Valitse 'Rajoitettu'.
- Aseta rajoittajat.
- Viimeistele velho.
Johtopäätös
Postimerkkien muuntaminen Excel -sarakkeiksi on tehokas taito, joka voi säästää aikaa ja päänsärkyä. Valmistaudutko postituskampanjaan tai yksinkertaisesti järjestämällä yhteystietoluetteloita, tämän prosessin hallitseminen voi parantaa merkittävästi tiedonhallintaominaisuuksiasi. Se on yksinkertainen mutta tehokas työkalu, joka korostaa Excelin monipuolisuutta.
Muista, että avain sujuvaan muuntamiseen on tietojen ymmärtäminen ja oikeat rajoittajat huolellisesti. Hyödynnä Excelin esikatseluikkuna varmistaaksesi, että kaikki näyttää heti ennen muuntamisen viimeistelyä. Pienellä harjoituksella huomaat, että se, mikä kerran näytti pelottavalta tehtävältä, on todella helppoa.
Jos olet nälkäinen lisää, Excel tarjoaa runsaasti muita tutkittavaa ominaisuutta, kuten lajittelun, suodattamisen ja ehdollisen muotoilun, joka voi edelleen tarkentaa tiedonhallintataitojasi. Joten miksi et sukella ja katso mitä muuta voit saavuttaa? Loppujen lopuksi taitavaksi Excelin kanssa on varma tapa parantaa tuottavuuttasi ja tehokkuuttasi missä tahansa ammatillisessa tai henkilökohtaisessa projektissa. Hyvää kääntymistä!