Löydätkö itsesi hukkuvan sähköpostien mereen joka kerta, kun avaat Outlook -postilaatikkosi? No, älä pelkää, koska sähköpostisuodattimen luominen saattaa olla vain tarvitsemasi LifeBuoy. Alle minuutissa voit asettaa suodattimen, joka lajittelee saapuvat sähköpostit automaattisesti määritettyihin kansioihin, mikä tekee postilaatikon hallinnasta helppoa.
Askel askeleelta opetusohjelma Outlook -sähköpostin suodattimen luomisesta
Ennen kuin sukeltamme typerään, ymmärretään, mitä aiomme tehdä. Asentamalla Sähköpostisuodattimen Outlookiin, käskemme ohjelmaa järjestämään sähköpostimme automaattisesti valitsemamme kriteerien perusteella. Se on kuin henkilökohtainen avustaja, joka tietää tarkalleen, mihin jokaisen postin pitäisi mennä!
Vaihe 1: Avaa Outlook ja siirry koti -välilehteen
Avaa Outlook -ohjelmasi ja varmista, että olet koti -välilehdessä, joka on oletusvälilehti, kun avaat Outlookin.
Koti -välilehti löydät suurimman osan sähköpostin hallinnasta tarvittavista työkaluista, mukaan lukien mahdollisuus luoda sääntöjä, mikä on vain yksi nimi suodattimille.
Vaihe 2: Napsauta 'Säännöt' -painiketta ja valitse 'Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä'
Etsi 'Säännöt' -painike Home -välilehden siirtoryhmästä ja napsauta sitä. Valitse sitten pudotusvalikosta 'Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä'.
'Säännöt' -painike on yhdyskäytävä kaikenlaisia automatisoituja toimintoja sähköpostillesi, ei vain suodattimille.
Vaihe 3: Napsauta säännöt ja hälytysvalintaikkunassa 'uusi sääntö'
Kun säännöt ja hälytykset -valintaikkuna aukeaa, näet luettelon kaikista olemassa olevista säännöistä. Napsauta 'Uusi sääntö' aloittaaksesi uuden suodattimen luomisen.
Täällä alat määritellä uuden sähköpostiosasteesi kriteerit.
Vaihe 4: Valitse malli tai aloita tyhjästä säännöstä
Outlook tarjoaa erilaisia malleja yleisille sääntöille tai voit aloittaa tyhjästä säännöstä, jos tarpeesi ovat tarkempia.
Mallin valitseminen voi säästää aikaa, mutta älä pelkää aloittaa tyhjästä, jos yksikään malleista ei sovi tarpeisiisi täydellisesti.
Vaihe 5: Aseta suodattimen ehdot
Päätä, mitkä ehdot on täytettävä suodattimen soveltamiseksi. Tämä voi olla lähettäjän osoite, erityiset sanat aiheryhmällä tai sähköpostin tärkeystasolla muun muassa.
Ole mahdollisimman tarkka varmistaaksesi, että suodatin toimii haluamallasi tavalla.
Vaihe 6: Valitse mitä tapahtuu sähköpostiviesteille, jotka täyttävät olosuhteet
Kun olet asettanut ehdot, valitset mitä tapahtuu sähköpostiviesteille, jotka täyttävät nämä olosuhteet. Vaihtoehtoihin sisältyy sähköpostin siirtäminen tiettyyn kansioon, sen poistaminen tai jopa lähettäminen toiseen sähköpostiosoitteeseen.
Ajattele huolellisesti, mitä haluat tapahtua näille sähköposteille, koska tämä vaikuttaa siihen, miten olet vuorovaikutuksessa postilaatikon kanssa.
Vaihe 7: Viimeistele säännön asetukset ja nimeä suodatin
Voit tarkistaa säännön asetukset ja tehdä tarvittavat säädöt. Anna uudelle suodattimellesi nimi, joka auttaa sinua muistamaan, mitä se tekee.
Selkeä, kuvaava nimi auttaa sinua muistamaan kunkin suodattimen tarkoituksen, kun sinulla on useita suodattimia.
Kun olet suorittanut nämä vaiheet, uusi sähköpostisuodatin on käynnissä. Se järjestää automaattisesti saapuvat sähköpostit asettamiesi ehtojen mukaisesti, vapauttaen sinut keskittymään tärkeään.
Vinkkejä Outlook -sähköpostisuodattimen luomiseen
- Pidä suodattimet yksinkertaisena välttääksesi sekaannusta ja päällekkäisiä sääntöjä.
- Tarkista säännöllisesti ja päivitä suodattimet varmistaaksesi, että ne ovat edelleen merkityksellisiä.
- Käytä olosuhteissa tiettyjä avainsanoja suodattimen tarkkuuden lisäämiseksi.
- Yhdistä suodattimet muihin Outlook -ominaisuuksiin, kuten kategorioihin ja lippuihin, suurimman organisaation saavuttamiseksi.
- Testaa uusi suodatin muutamalla sähköpostiviestillä varmistaaksesi, että se toimii suunnitellulla tavalla ennen kuin luottaa siihen kokonaan.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Entä jos haluan vaihtaa suodattimen sen jälkeen, kun olen luonut sen?
Ei hätää! Palaa vain 'Hallitse sääntöjen ja hälytysten' -vaihtoehtoa ja voit muokata mitä tahansa olemassa olevista suodattimista.
Voinko hakea suodatinta jo vastaanotettuihin sähköposteihin?
Kyllä, voit suorittaa suodattimen olemassa oleviin sähköposteihin. Valitse vain Run Säännöt nyt -vaihtoehto säännöistä ja hälytysvalintaikkunasta.
Kuinka monta suodatinta voin luoda Outlookissa?
Suodattimien lukumäärään ei ole asetettu rajaa, jonka voit luoda, mutta muista, että liian monien avulla voi hidastaa sähköpostinkäsittelyä.
Voinko käyttää suodattimia sähköpostien lajitteluun kansioihin, jotka olen jo luonut?
Täysin! Kun asetat suodattimen toimintoa, valitse vain kansio, johon haluat sähköpostien siirtyvän.
Lue lisää:Sähköpostin ajoittaminen Outlookissa: Vaiheittainen opas
Mitä minun pitäisi tehdä, jos suodattimeni ei toimi?
Tarkista suodattimen olosuhteet ja toiminnot varmistaaksesi, että kaikki on asetettu oikein. Jos se ei vieläkään toimi, saatat joutua poistamaan suodattimen ja aloittamaan uudelleen.
Yhteenveto
- Avaa Outlook ja siirry koti -välilehteen.
- Napsauta 'Säännöt' ja valitse 'Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä'.
- Napsauta 'Uusi sääntö' valintaikkunassa.
- Valitse sääntömalli tai aloita tyhjästä säännöstä.
- Aseta suodattimen ehdot.
- Valitse mitä tapahtuu sähköpostiviesteille, jotka täyttävät ehdot.
- Viimeistele asetukset ja nimeä suodatin.
Johtopäätös
Siellä sinulla on se, ihmiset! Outlook -sähköpostisuodattimen luominen on suoraviivainen tapa pitää virtuaalinen postihuoneesi siistinä ja tehokkaana. Seuraamalla askel askeleelta yllä olevaa opetusohjelmaa voit asettaa sinulle sopivan järjestelmän varmistaen, että vietät vähemmän aikaa seulomalla sähköposteja ja enemmän aikaa siihen, mikä todella on merkitystä.
Muista, että organisoitu postilaatikko johtaa tuottavampaan päivään. Joten vie muutama minuutti suodattimien asettamiseen ja katsomiseen, kun sotku katoaa. Jos joudut koskaan vaikeuksiin, katso vain tarjottua vinkkejä ja usein kysyttyjä kysymyksiä - he ovat täällä auttamassa sinua navigoimaan kaikissa tien kuoppissa.
Ja lopuksi, älä unohda tarkistaa suodattimia säännöllisesti. Työnkulun kehittyessä niin pitäisi myös sähköpostinhallintastrategiasi. Onnellinen suodatus, ja tässä on puhtaampi, järjestäytyneempi postilaatikko uuden Outlook -sähköpostisuodattimen avulla!