Yhdistetyn asiakirjan jakaminen Wordissa on yhtä helppoa kuin valita erotettava osa ja tallentaa se uutena tiedostona. Tämä nopea toimenpide voi olla erityisen kätevä käsiteltäessä suuria asiakirjoja, jotka on jaettava hallinnan tai jakamisen helpottamiseksi.
Toiminnon suorittamisen jälkeen sinulla on useita asiakirjoja, joista jokainen sisältää osan alkuperäisestä yhdistetystä tiedostosta. Tämä voi helpottaa asiakirjan pienempien osien käsittelyä, tiettyjen osien jakamista muiden kanssa tai työsi järjestämistä tehokkaammin.
Johdanto
Oletko koskaan huomannut olevasi eksyksissä Word-asiakirjan sivumeressä toivoen, että voisit jotenkin jakaa ja valloittaa? Olipa kyseessä pitkä raportti, yhteistyöprojekti tai käsikirjoitus, olemme kaikki olleet mukana. Yhdistetyn asiakirjan jakaminen voi tehdä elämästäsi paljon helpompaa, jolloin voit hallita ja jakaa työtäsi tehokkaammin.
Jos ajattelee sitä, se on kuin jättipizzan leikkaamista viipaleiksi – se on paljon paremmin hallittavissa ja, myönnetään se, nautinnollisempi kuluttaa pienempinä paloina. Tämä taito on erityisen hyödyllinen ammattilaisille, jotka käsittelevät laajoja sopimuksia, opiskelijoille, jotka työskentelevät ryhmäprojekteissa, tai kaikille, jotka haluavat eristää asiakirjan tiettyjä osia.
Suositeltu luettava:Sivun jakaminen kahtia Word 2016:ssa: Vaiheittainen opas
Yhdistetyn asiakirjan jakamisen oppiminen Wordissa on kätevä temppu, joka voi säästää aikaa ja turhautumista. Joten jos olet valmis hallitsemaan digitaalista paperityötäsi, jatka lukemista!
Vaiheittainen opetusohjelma yhdistetyn asiakirjan jakamisesta Wordissa
Ennen kuin sukeltaa vaiheisiin, selvitetään, mitä saavutamme tässä. Seuraamalla tätä opetusohjelmaa opit hajottamaan suuren, yhdistetyn asiakirjan pienempiin, helpommin hallittaviin tiedostoihin.
Vaihe 1: Avaa asiakirja
Avaa Word-asiakirja, jonka haluat jakaa.
Asiakirjan avaaminen on ensimmäinen askel kohti erottamista. Varmista, että tiedosto on helposti saatavilla, ja avaa se Microsoft Wordilla kaksoisnapsauttamalla sitä.
Vaihe 2: Korosta teksti
Korosta teksti, jonka haluat jakaa asiakirjan muusta osasta.
Napsauta ja vedä hiiri tekstin päälle tai pidä Vaihto-näppäintä painettuna samalla, kun käytät nuolinäppäimiä valitaksesi sisällön, jonka haluat uuteen asiakirjaan.
Vaihe 3: Kopioi teksti
Kopioi korostettu teksti napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Kopioi tai painamalla näppäimistöltäsi Ctrl+C.
Tämä vaihe on tärkeä, koska se varmistaa, että olet tallentanut kaiken erotettavan tekstin. Kopioinnin jälkeen olet valmis luomaan uuden asiakirjan.
Vaihe 4: Luo uusi asiakirja
Avaa uusi Word-asiakirja napsauttamalla "Tiedosto" ja sitten "Uusi" ja valitse tyhjä asiakirja.
Tässä tapahtuu taika – kuin tyhjä kangas, joka odottaa mestariteostasi, uusi asiakirja on valmis vastaanottamaan kopioimasi tekstin.
Vaihe 5: Liitä teksti
Liitä kopioitu teksti uuteen asiakirjaan napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Liitä tai painamalla näppäimistöltäsi Ctrl+V.
Kun teksti on liitetty, olet onnistuneesti jakanut osan yhdistetystä asiakirjasta. Uusi tiedosto sisältää nyt eristetyn sisällön.
Vaihe 6: Tallenna uusi asiakirja
Tallenna uusi asiakirja napsauttamalla 'Tiedosto', sitten 'Tallenna nimellä' ja valitse haluamasi sijainti ja tiedostonimi.
Onnittelut! Olet nyt jakanut suuren asiakirjasi pienemmäksi, helpommin hallittavaksi tiedostoksi. Toista prosessi kaikille muille osille, jotka haluat erottaa.
Plussat
| Hyöty | Selitys |
|---|---|
| Helpompi hallinta | Yhdistetyn asiakirjan jakaminen mahdollistaa paremman organisoinnin ja helpon navigoinnin sisällössä. |
| Tehostettu yhteistyö | Erottelemalla asiakirjan asiaankuuluviin osiin, tiimin jäsenet voivat keskittyä omiin tehtäviinsä ilman häiriöitä. |
| Paranneltu tarkennus | Pienten asiakirjojen käsitteleminen voi vähentää häiriötekijöitä ja auttaa keskittymään käsillä olevaan tehtävään. |
Miinukset
| Haittapuoli | Selitys |
|---|---|
| Aikaa vievää | Erittäin pitkiä asiakirjoja käsiteltäessä jakaminen voi olla aikaa vievää. |
| Virheen mahdollisuus | Huolimaton tekstin valinta voi johtaa sisällön puuttumiseen tai päällekkäisyyteen jaon aikana. |
| Useita tiedostoja hallita | Useiden tiedostojen omistamisesta yhden sijasta voi tulla ylivoimaista, jos sitä ei ole järjestetty oikein. |
Lisätietoja
Vaikka yllä olevat vaiheet auttavat sinua jakamaan yhdistetyn asiakirjan, on lisävinkkejä ja oivalluksia, jotka voivat tehostaa prosessia entisestään. Esimerkiksi Etsi ja korvaa -ominaisuuden käyttäminen voi auttaa sinua löytämään nopeasti osia tai otsikoita, jotka merkitsevät uuden jaetun segmentin alkua.
Pikanäppäimet voivat myös nopeuttaa prosessia – niihin tutustuminen voi säästää arvokasta aikaa. Harkitse lisäksi Wordin tyylien käyttöä muotoillaksesi otsikot johdonmukaisesti. Tämä käytäntö voi helpottaa asiakirjan jakamispaikan tunnistamista, koska jokainen osa merkitään selvästi.
Toinen asia, joka on pidettävä mielessä, on työsi usein tallentaminen. Kun olet jakanut yhdistetyn asiakirjan, varmista, että sekä alkuperäinen tiedosto että uudet asiakirjat tallennetaan tietojen menettämisen välttämiseksi. On myös viisasta varmuuskopioida tiedostot useisiin paikkoihin, kuten pilvipalveluun tai ulkoiselle asemalle.
Yhteenveto
- Avaa alkuperäinen yhdistetty asiakirja.
- Korosta uuden asiakirjan teksti.
- Kopioi korostettu teksti.
- Luo uusi Word-asiakirja.
- Liitä kopioitu teksti uuteen asiakirjaan.
- Tallenna uusi asiakirja erillisellä nimellä.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko jakaa yhdistetyn asiakirjan useammaksi kuin kahdeksi asiakirjaksi?
Kyllä, voit jakaa yhdistetyn asiakirjan niin moneksi erilliseksi tiedostoksi kuin tarvitaan toistamalla vaiheet kullekin halutulle osalle.
Vaikuttaako asiakirjan jakaminen muotoiluun?
Kun kopioit ja liität tekstiä uuteen asiakirjaan, muotoilun pitäisi jatkua. Tarkista kuitenkin, että kaikki näyttää oikein.
Onko asiakirjan kokoa rajoitettu, jonka voin jakaa?
Jaettavan asiakirjan kokoa ei ole rajoitettu, mutta suurempien tiedostojen hallinta voi viedä enemmän aikaa ja vaivaa.
Voinko jakaa asiakirjan, jos se on jaettu minulle?
Kyllä, niin kauan kuin sinulla on asiakirjan muokkausoikeudet, voit jakaa sen samojen vaiheiden mukaisesti.
Kuinka voin varmistaa, etten menetä sisältöä jakamisen aikana?
Korosta ja kopioi jaettava teksti huolellisesti ja tallenna uusi asiakirja aina heti liittämisen jälkeen tietojen menettämisen välttämiseksi.
Johtopäätös
Yhdistetyn asiakirjan jakaminen Wordissa on korvaamaton taito, joka voi parantaa tuottavuuttasi ja organisaatiotasi. Se on kuin antaisit asiakirjoillesi raitista ilmaa, jolloin voit keskittyä jokaiseen osaan ilman, että sinun tarvitsee selata sivuja ja tekstisivuja.
Muista, harjoitus tekee mestarin. Mitä enemmän jaat asiakirjoja, sitä nopeampi ja tehokkaampi sinusta tulee. Joten miksi et kokeilisi? Ota tiedoston hirviö ja muuta se hallittaviksi osiksi, jotka ovat järkeviä sinulle ja työnkulullesi. Pidä tämä opas käden ulottuvilla, niin pian alat jakaa asiakirjoja kuin ammattilainen!